海洋科技档案归档工作分析与研究

文/国家海洋局东海信息中心 张春艳 蔡梦凡

一、引言

正确理解和认识海洋科技档案材料是归档工作实施的重要前提，海洋科技档案材料是国家机构、社会组织及个人在海洋科学技术研究活动过程中形成的信息记录，记录内容在很大程度上影响着海洋科技档案馆归档工作的有效与顺利发展。

二、海洋科技档案馆归档工作存在的问题分析

第一，档案载体的寿命问题。海洋科技档案馆档案载体主要包括纸质版档案与电子档案两种形式，其中纸质档案会在很大程度上受到纸张脆弱性的影响，很多档案不能长时间的保存。电子档案的寿命具有一定的不确定性，现阶段电子文件的载体有磁带、光盘等，通常磁带的有效寿命为十几年，光盘的寿命从25年到600年不等①，磁盘的稳定性相对较差，因此不能长久的保存，给档案归档工作带来了一定的问题。

第二，档案保存形式与技术的升级。纸质版档案只能存储在档案馆中，通过避风、避光、避潮等形式来尽可能长时间的保存，但这种稳妥的保存方式并不能从根本上延长纸质档案的寿命，随着时间的发展，纸质档案会最终消失。电子档案以磁带为例进行分析，受磁带密度更新的影响，很多低密度的磁带不能被高密度的机器识别，另外软硬件的生计还会导致电子文献的读出遭遇尴尬，影响电子档案的可读性。这两方面的影响均在很大程度上限制了归档工作的顺利开展。

第三，人为因素的影响。日常的纸质档案都是保存在档案馆中，在需要的时候拿出来查阅相关的资料，而电子文件形式的档案其管理基本是在信息系统中完成的，而在完成的过程中也不可避免的会有人工行为的参与。受操作人员素质、业务技能等方面的影响，可能有意无意的会对档案进行破坏、修改或者删除等②，不利于档案资料的保存与归档工作的发展。

三、海洋科技档案馆归档制度建设

归档工作主要是指具备保存价值的文件在经过整理后交档案室进行保存的过程，归档是整个文件处理的最终端，同时也是档案管理的起点。近些年以来，归档工作在海洋科研业务中的重要性日益突出的显示出来，因此海洋科技档案归档制度是否合理，直接影响了海洋科技档案工作的发展以及海洋科技业务的发展。

第一，海洋科技档案馆归档工作要突出以人为本的基本原则。由于专职的档案员受数量与知识业务结构等的限制，海洋科技档案文件的归档工作通常由相关的科技业务人员完成，因此需要简化归档文件整理的要求，重视科技材料的积累，不断推进科技档案文件整理工作的改革，使科技人员不断远离传统繁琐的档案整理工作。

第二，海洋科技档案馆归档工作要遵循海洋科技工作的基本规律。归档科技文件材料需要首先与科技工作相联系，不能为了归档而伪造材料，要充分重视并尊重部分科技文件材料未形成的事实，对已经投入使用且不能移交实体的科研成果要用元数据归档方式进行档案材料的归档。另外，还需要充分把握好归档的实践，不能将归档的实践限定在科研项目验收之前，对一些临时的或者被种植的常规验收环节科技工作材料要给予及时归档，对那些运行周期相对较长的科技工作要进行阶段性的归档，以避免因人员的变动而导致的档案归档工作不能有效衔接等问题的出现。

第三，海洋科技档案馆归档工作要与科技业务管理工作进行沟通，保证二者的协调性发展。海洋科技档案馆归档工作一方面要将科技材料归档工作与科技业务工作进行同时的布置与检查，以强化同步管理，另一方面还需要充分划分归档整理的基本单元，明确科技材料整理归档的责任人。如果归档整理单元的划分相对较小，因此很容易导致归档文件材料的重复性，并在很大程度上影响到科技档案的系统性发展，而如果归档整理单元的划分相对较大，则会在很大程度上加大归档材料整理的强度，最终忽略过程中的材料，进而影响科技档案的完整性。通常归档整理单元要与本单位科技业务管理任务保持一致③，才能更好的推动归档工作的有效发展。

四、结论

综上所述，正确理解和分析海洋科技档案文件材料，明确海洋科技文件材料的归档范围，建立合适的海洋科技文件归档制度，是充分解决海洋科技文件归档工作的前提和基础，另外，海洋科技档案的利用能够有效的影响海洋科技文件材料的归档工作。因此应充分尊重海洋科技人员的劳动，给予海洋科技人员利用自身科研成果并定期公布档案利用状况的机会，对利用价值较高的科技档案给予肯定，以激发科技人员归档的积极性，推动海洋科技档案归档工作的充分与有效发展。

注释：

[1]薛惠芬,孙涛.影响海洋科研文件材料归档工作的几个问题[J].海洋信息,2011(1):8-10.

[2]崔爱菊.海洋科技档案归档工作中存在的问题及对策[J].山东档案,2005(6):42.

[3]王琳.海洋数字档案馆电子文件归档的主要问题[J].海洋信息,2009(3):7-8.