浅谈航道工程档案的管理

文/泰州市航道管理处 李爱荣

随着经济社会的发展，越来越多的航道工程建设有条不紊地施工，相应地产生了大批量的航道工程档案。为加强档案管理，提高档案管理水平，更好地为交通事业服务，交通部，江苏省交通厅相应地制定了《交通档案管理办法》、《航道建设管理规定》、《航道工程竣工验收办法》《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等一系列规定，如何不执不扣地按照规范整理工程资料，就这点本人想谈谈基层单位航道工程档案管理的一些看法。

一、航道工程档案的特点

航道工程建设项目投资大，周期长，参建单位多，环节多，内部协作复杂，所形成的档案有如下特点：

（一）种类多，数量大

航道工程是一个系统工程，从项目立项到设计审批，工程准备到施工，竣工验收长达半年甚至于几年。长时间产生的文件包括项目建议书，审批文件，设计，勘测，招投标文件，配套工程，施工文件，竣工图纸，技术鉴定等资料，并经文字，图表，声像，照片等记载，形成的数量大，种类多的航道工程档案。

（二）价值高

工程档案可以直观的反映出工程的质量。工程建设程中，我们的施工记录，工程建设进度，及一些建设节中的隐性内容等都是组成我们工程档案的内容。工程在竣工后，我们无法用肉眼看到工程建设的过程，也无法检测建设过程的效果。但我们可以利用已有的图纸，现场的施工记录来还原整个施工过程，找出施工过程中的质量问题。工程质量问题主要有施工组织，及施工过程中的质量控制来保证。保存好工程档案，可以更好的发挥施工组织，及施工计量控制的效率。如果涉及到质量评定，事故原因分析，隐蔽工程施工，竣工验收，档案都是日常管理中不可替代的重要依据，也是工程建成后进行工程维护，运行管理不可缺少的参考资料。

（三）专业性强

航道工程建设涉及面广，牵涉到供电、通讯、消防、、环保、建设等各方面，形成的档案专业性强、综合性强。

二、航道工程档案管理存在的问题

（一）重工程建设，轻档案管理

由于经济利益或赶工期等原因，往往重建设、轻管理，重竣工、轻保存的问题，致使工程档案管理的机构、人员、经费、库房等得不到有效落实。

（二）管理制度不健全，且管理执行不到位

工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，工程档案种类多，不易科学分类；档案内容多，有前期准备类、中期监理类、施工类、后期竣工图类、竣工验收类等，难以准确编排；档案载体形式多，有纸质文件材料、表格图纸资料、照片及光盘档案等，难以正确归档难；档案形成单位多，有建设、环境、设计、勘察、监管、施工、安装、消防、审计等，工程档案收集齐全完整难；档案整理环节多，规范整理难度大；档案数量多，页数、件数、卷数及套数等都较多，正确统计难度大。

（三）档案管理人员配备不足，工程建设档案管理体制不完善

由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立工程档案管理部门，档案管理不健全。参建单位配备的专职档案人员少，多为兼职人员，档案管理人员工作稳定性差，而且对航道工程档案的收集、整理、规档不熟悉，使得案卷质量差，无法达到档案管理要求。

（四）档案管理现代化水平不高，未能实现资源共享

档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，没有应用专业的档案管理软件。许多参建单位没有应用专业的档案管理软件，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。在实际工作中，参建单位重视纸质文件的归档，轻视电子文件的归档，纸质文件与电子文件未能同步归档，航道工程档案信息不能实现共享。

三、加强工程档案管理的措施和对策

（一）领导要高度重视工程档案工作

通过档案法律、法规普及及宣传等方式方法，让领导从档案实际应用中认识到档案工作在整个工程建设中的重要作用和地位，从而在各方面给予支持，促进档案工作健康协调发展。

（二）依法规档，树立依法管理的意识

江苏省交通厅航道局二00九年编印的，《航道建设项目档案管理文件汇编》，下发到各工程建设指挥部和各基层单位，通过工作会议、座谈交流、业务培训、档案法制知识竞赛等多种形式，大力宣传工程档案法制化、规范化管理的重要意义和作用。认真学习，贯彻落实各项文件规定，提高思想素质和理论水平，实行依法治档。

（三）增强档案意识,严格履行职责

建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时,与建设单位签订工程建设档案责任书,明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务,并监督执行。建设单位在工程开工前,应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求,以正式文件的形式印发,以便于各单位(部门)档案人员收集相关资料,使应当归档的各类文件材料“颗粒归仓”。

（四）制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩

工程建设是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。成立工程建设档案工作领导小组，建立档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。定期召开工程建设档案工作会议，及时布置相关的档案整理工作。

（五）加强专业化指导和培训，提高基层档案工作人员档案管理水平

讲解工程档案的收集标准、分类编号、整理步骤和申报资料、验收程序等，并将现场操作示范和组织参观有机结合起来，现场讲解有关注意事项，讲解案卷、案卷目录的填写，图纸折叠是否规范标准、统一，发现问题及时整改。

（六）培养一批专业化工程档案整理人员到指导工作岗位上去

对于政策理论性强，具有丰富管理知识和管理经验，善于协调沟通，并对整个工程前期直至验收竣工整个工程形成的文件、图纸、照片、视频等资料十分了解的专业人才进行重点培养，工程档案整理需要这种新型复合式专业技术人才。

（七）通过网络开展业务指导

航道工程多数在荒田野地施工，人员地点变动频繁，容易造成档案资料中存在问题和欠缺，为了提高收集质量和减少遗漏，主管单位应主动提前介入，进行业务指导。将一些常识规范性文件放在航道网站上，建立航道档案工作群，可以随时随地通过QQ联系。这样新老基层档案人员只要浏览网站就可以了解学习档案专业知识，归档原则。既可以对航道工程档案整理中的新要求及时查阅，又保证在档案整理过程中不出现原则性的错误，提高了自己的业务素质和专业技术水平。在集中的业务指导培训时，减少基础性知识的培训，增加具体问题的交流和探讨时间，提高档案人员的实战能力。缓解了业务指导人员少，而基层工程档案工作需求量大，工程建设点分散，战线长的矛盾。节省了时间和费用，让出时间来解决工作中的突出问题，获得指导信息也非常方便，提高业务指导工作效率和质量。

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