加强水利科技档案管理的思考

文/义县水利局 李艳君

一、对水利档案的基本认识

和很多专业的档案一样，水利档案也有着服务性、完整性和科学性这一些特征，并且，和这些档案比较而言，水利档案有着下面的专业特点。

（一）内容丰富，综合性强

水利工作包含有很多的内容，覆盖到广泛的知识面，在这一些建设工作的时候，经常会涉及到生态环境、市政、通信、电力、交通、工业和农业这一些方面，另外，其还和气象、水文、建筑、机械和电力这一些专业紧紧相连，这样一来，综合性和多元性就成了水利档案的特点，这不只是反映了某个学科，还综合了多个专业和学科的知识。

（二）受时空限制.形成的时机性强

这种活动属于人类对自然进行改造的一种行为，所以自然规律对必然地对其制约和影响，其工作内容覆盖了整年，包括秋冬岁修，夏季防汛和春季抗旱等等。数量巨大的档案会在整个工作过程中形成，尤其是在汛期的时候，每天都会有变化不同的气象数据和水文数据，还有一些对洪涝灾害进行防治从而采取的紧急工程的数据，这些都显著地表现为季节性强，形成时间短。

（三）受工程规模大小影响，形成周期差异大

水利建设工程是由很多不同的因素所确定的，包括有不同的险情，河床的演变，水文地质和不同的工程效益，确定的因素不同，从而就有了差异较大的周期长短。有一些工程的完成只用几个月，这些包括大面积的农田水利工程，还有江河护坡工程。另外有一些工程要用上几年以上完成，包括闸坝建设、水库和河道等大型工程。这样一来，就会让对应的工程档案有着较大不同的形成周期。

（四）文书与科技档案相互渗透

对于水利工作而言，这一种运行机制集管理、施工、设计、规划和科研一体化，这样一来，可以形成联系紧密的科技档案和文书，更有甚者，有着渗透的作用。这不只是记录着前期活动，其趋向明显地表现为科技档案和文书一体化。

二、水利档案的价值和意义

在水利工作中，有至关重要的一环，那就是开发水利档案，其可以直接表现到服务社会实践，并且对社会发展意义重大。

（一）充分认识水利单位建档工作的意义

在孝义市，在建国时期开始到现在，已经建起了很多的水利工程，这一工程体系包括供水、灌溉、排涝和防洪等，在很多方面都起着至关重要的作用，包括保护沙土，促进社会和生产科学化发展，对经济社会直到保障作用，以及对水旱灾害进行抗御。并且孝义市在这几年以来，也大规模地进行了安全达标建设，面向当前所有的水利工程，进行了大规模的检查，加固，以及进行达标建设。在水利工程的工作中，管理工作尤其做好，这一项工作，不仅仅关系到水利单位本身对自己的约束，另外一个关键的因素是整理好水利资料。第一，我们可以遵循自然的规律来利用好档案，针对档案的特点，做好准确的把握，自觉地做好遵循，有效且科学地把服务提供。在日常的很多应用中，都是利用档案来进行资料的查找，从而达到对单位的利益进行维护的目的，这一举措，会有着很长的时间跨度和比较大的数量；第二，在工程建设中，有一个组成部分特别重要，就是档案工作，这一项工作对工程完整性有着重要影响，另外还对廉政监督、质量评定和科技人员借鉴等方面起到不容忽视的作用。

（二）水利档案的价值

水利资料的原始性很重要，水利单位又是这资料的第一手记载单位，所以其所掌握的是最原始的资料。在水利单位的管理活动和相关管理建设过程中，也会有很多种形式的材料产生，并且可以给后人提供参考以及取证，水利单位掌握着这些优秀的资料，其他单位都很难对这些进行通彻的了解。所以，水利单位负责整理保存这些水利资料，以第一手资料的优势进行保存，这些水利资料都会是最宝贵和最刘备的。所以，我们要抓紧档案工作这一个点，从基础方面做好资料的收集工作，要对这一方面特点重视，对资料进行加工和鉴定，对收藏结构进行调整，对归档质量进行提高，从而创造出开发利用的条件。另外，这一些档案有着其他方面的应用。第一，起到考查作用，在其日常工作中，可以用到这一些档案，在设计水利工作，行政执法，进行工作总结和计划的拟订的时候，作为凭据进行考查；第二，在防汛抢险中，档案也会直到很大的帮助，领导的决策可以借助档案，通过档案对水情的历史状态还有工程的状态进行详细的了解；第三，在相关学术研究方面，可以在通过水利档案这一途径，查找到大量的历史资料，通过参考这一些资料，可以较快地对研究成果进行获得；第四，档案查找的方法经济实用，在节约方面有着不容忽视的作用，能够让不必要支出减少。

三、新时期如何做好水利档案管理工作

（一）强化水利档案收集工作

在收集和整理水利档案的工作中，有着长期性的特点，而且非常乏味，把比较多的部门牵涉其中，有着很广的覆盖范围，所以，这需要全体员工的共同协作才能把这一项工作做好。在工作中，我们应该树立新的工作观念，应该改变封闭的工作局面，要把旧观念“不重要的档案工作”摒弃，努力把视野开拓，进行创新，全方位进行档案信息的搜集工作。各个科室都应该明确各自的职责，对数据文件要有责任心，领导的部署要周密，详细可以，每个工作人员的工作应该落实到位，指定负责部门的各项数据，文件，在收集声像资料方面和归档工作方面，不得马虎，出不能漏过水利工程项目和临时机构方面，要把在施工和工作中做好的会议记录、协调活动、账册、招投标书、合同、图纸、请求批复和报告等做好详细的收集并且归档，应该有责任感地保证好这一些资料的完整性。“档案意识”是每一们职工都应该增强的一项素质，可以用大力宣传作为传导的媒介，让全体职工的热情都点燃，把档案管理工作落到实处，做到“人人负责”，营造出浓厚的工作氛围，在组织上为档案工作做出强有力的保证。在收集档案资料的过程中，有两个“结合”要做到：第一，办公室工作人员把关收发文件时的收集和专项收集结合，第二，年底查漏补缺整理归档和日常收集结合。共同努力要靠全体工作人员，要尽量齐全地收集好水利档案资料，向使用者传递最具价值和最系统的档案信息，为现代化建设更好地服务。

（二）抓实档案工作的软、硬件建设

把水利档案这一项工作做好，就一定要以人为本，把档案设施建设工作加快，做到“硬件”和“软件”两手抓，在这里，队伍的建设是软件，办公设施建设是硬件。首先，我们要把队伍建设加强，对管理人员加强培训，把高素质的人才打造出来，通过培训，把工作人员的现代化意识，保密意识，经济意识和信息意识，把业务技能提高并且把他们的职业操守培养好。让档案工作人员到其他地方的单位学习，把先进的经验进行吸收，通过学习，改进自己单位和自己工作中的不足。其实，要把硬件的投入加大。一方面要把档案室设施加快建设，把必要的设备都配置好，把保管条件改善，要做好“四防”工作。另外一个方面要完善好软件设备，通过购置相关软件和电脑等设备，多元化存储介质，网络化信息交流途径，与时代接轨，把管理环境做好改善工作。第三方面，在完善了软硬件设施的基础上，要往现代化和信息化的方向发展，不能“重藏轻管”，要把工作人员的积极性充分地调动起来，在工作中要有进取心，大胆创新，把先进的技术手段和信息资源管理知识利用起来，实现档案资源的最优化利用，为各部门服务。在当今的档案工作中，要把创新和发展体现出来，把先进科学技术运用好，更优质地管理档案，把利用效率提高，例如用先进的存储介质，把档案存储的地方减少；图纸保管问题可以用微缩技术做得更好；数据共享方面可以通过数据库更好地实现。通过电子档案和网上查询档案这些服务和工作方法，更好地利用好和保管好水利档案。

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[3]张辉,吕廓.浅谈如何做好新时期水利档案工作[J].黑河学刊,2007(01).