浅议文书档案管理的特点及趋势

文/河北省唐山市疾病预防控制中心 王丽岩

文书档案又命名为管理性档案，它是公司企业、事业单位、社会团队、政府以及其他的社会组织在管理和行政活动中保留的有价值文件的总称谓。文书档案管理看作是档案管理工作的重要组成，其水平的高低便会直接关系到档案资料的完整度以及质量。但如今，我国政府机关、企业、事业单位中文书档案管理工作都是存在各种各样问题。所以，研究好在实际工作中遇到的问题并找出与之解决方法对于现实工作是具有重要意义的。

一、文书档案管理的特征

第一，文书档案的内容形式丰富，样式多样。文书档案的内容丰富在于其记载反映的是单位中各个工作项目。但由于各种实际工作都不尽相同，所以与之有关的合同、协议、照片和影视片、电子文档都是文书档案的主要载体。第二，文书档案管理工作中的核心是收集以及保存文档。它的功能体现在记录历史，可以为后人提供文献参考。第三，文书工作是与文书档案工作直接联系的。文书是档案形成的基础，档案室文书的最终体现形式。文书在经过了部门的立卷之后转移给档案部门将其归档也便是现实了文件的转化。文书工作的好坏也体现了本单位的档案工作的好坏。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）领导对文书档案管理工作的认识不足

档案部门至今都是单位中较冷门的部门。就许多的领导看法，档案工作是一项很简便的工作，是一项投入大但是收益不显著的工作。所以，领导对于档案部门的期望值相对应来说很低。在档案部门工作仅仅只需要按时将档案收集归纳便可，这一性质打击了文书档案管理工作者的积极性。另外，领导以及档案部门负责人对于档案工作人员不全面也使得文书档案工作人员的工作效率低下。

（二）文书归档不齐全

目前，计算机、网络技术的高速发展，使得社会上的办公自动化程度都大大提升。电脑、打印机以及扫描仪等办公仪器提升了文书档案资料的整理速度。在现代办公设备给文书档案管理带来的便利时，同时也加剧了传统档案材料和现代电子版档案的矛盾，主要体现在以下两个方面：部分文书档案只可以保存在光盘以及电脑中，并没有打印以文字形式保存，所以很难能够长期保存；而某些单位仅仅只保留文字档案，忽略电子档案。这两极端对于重要文书档案的管理都是非常不利的。

（三）文书工作与档案工作脱节

文书工作和档案工作从表面上看貌似是两项独立没有联系的工作，但其本质却是紧密相连的，彼此依存和制约。文书是档案形成的基础，档案室文书的最终体现形式。与此同时，档案工作的顺利开展也可以很大程度上优化文书处理工作。目前，在我国的文书管理工作中文书工作和档案工作的脱节现象是十分突出的。这些问题是由于工作人员仅在意自己是否完成文书处理工作而不注意文件转化为档案可能会存在的问题造成的；当档案工作人员出现找不到自己所需要的档案资料时不会反思自己的工作是否出现问题，而是责怪文书部门的工作不够尽职尽责。

（四）文书档案管理人员素质有待提高

文书档案管理人员是文书档案管理的直接执行者，他们素质好坏也便决定了文书档案管理工作的质量以及效率。但目前我国从事于文书档案管理的工作人员素质并不是很好。某部分单位的档案管理人员甚至并没有经过专业学习和培训就到档案部门就职，他们对于立卷、档案分类等一系列基本知识都不了解；另一部分的档案管理人员即使具备上岗资格，但他们并不注意自己的知识体系框架和实际档案管理水平提高，对于计算机方面的知识他们更加没有意识到掌握好它的重要性。

三、改善文书档案管理工作的对策

（一）提高文书档案管理工作的地位

要想建设好档案管理工作领导的重视极为重要。档案部门要发挥自己的才能使得领导注意到档案部门，便引起他们的重视、关心以及支持，使档案工作转化成单位中重要工作的一项。与此同时，各个单位必须加大对档案管理设施的投资，其他部门也必须提升为档案部门服务的意识，主动上交档案资料。

（二）电子文件与纸质文件同时收集

随着计算机的前所未有的发展，电子文件在档案管理的重要性也逐渐上升，所以，在收集纸质文件时也要对其相关的电子文档加以收集整理。值得引起注意的是，在实际工作中档案部门要对电子文件的大小以及文本格式提出对应的要求。在接交的时候要注意检查电子文件的文本格式，合格后才可以办移交手续。

（三）抓好文书工作与档案工作的衔接

第一，要建立文书以及档案工作人员的全局意识。一旦文书部门和档案部门的工作人员都可以尽好自己的职责，并且认真负责考虑文书工作和档案工作中的衔接问题，则文书工作与档案工作就可以完成平衡衔接。第二，要树立文书工作人员的档案管理意识。文书工作人员需要牢固谨记重要文件需保存档案，自身要加强电脑方面的知识，为电子档案提供有力条件。第三，在部门对文件资料进行整理以及装订之前，需要请专业人员指导核查立卷工作，保证立卷质量。

（四）提高文书档案管理工作者的整体素质

随着科学技术的快速发展，对于档案管理工作也便提出了更高的工作要求，作为专业的文书档案管理人员来说，需主动的学习新知识，掌握新技能，坚持终身学习理念，学习现代化管理以及计算机方面知识对于工作人员是很重要的。另外，需加强对他们的培训，比如说加强他们的理论知识培训；强化对他们的业务指导培养。

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