档案管理工作中的保密与利用

文/淄博市卫生人才交流服务中心 李晓琳

一、档案的管理和保密

（一）从硬件保管条件上确保档案的安全

应建有专门的档案库房，档案库房管理是档案保密的重点。做好“防盗、防火、防光、防蛀、防潮、防高温、防虫、防鼠、防有害气体”九防工作，并配备九防等基本设施，存放档案必须配置铁质档案橱，定期做好技术管理，对运行失灵、过期失效的设备应及时报告、及时维修、及时更换。制定严格的档案管理制度，档案库由专人负责管理,做到档案库房、办公室、阅档室“三室分开”，出入档案库房必须两人以上，无关人员一律不得进入档案库房。档案库房专房专用，不得在室内办公和堆放杂物。档案库房内档案的存放位置要科学、条理，便于查找。严格、科学的管理档案库房是维护档案安全、做好档案保密工作的基础条件。

（二）高素质的档案管理人员

档案管理人员必须遵守党和国家各项保密制度，树立高度的保密观念。档案管理人员应具有高度的责任心、事业心强，保密意识强,工作作风必须特别严谨。加强档案管理人员素质建设。一是具备良好的思想道德素质。要有高度的责任心、强烈的事业心,热爱档案和档案事业。二是重视本职业务，不断提高业务素质。熟悉档案业务知识，熟悉所保管的档案,熟悉档案法规。档案管理人员不仅需要掌握档案学理论知识,还要熟悉与掌握同档案工作相关的理论、文化知识。要保持高度警惕性，及时检查并堵塞保密工作中的漏洞，严防失、泄密事件发生。三是加强文化修养、提高文化素质。不仅具有较高的文化知识，能总结和分析工作中的经验与问题。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力。同时,还要培养档案管理人员的服务意识,提高服务质量。

（三）加强档案日常管理

严格按相应的规定办理档案的查阅、借用、转入、转出等手续。认真履行签字登记手续,必须经分管负责领导审批,任何人无权擅自查借阅、转出人事档案。查阅档案应在阅档室。查阅时禁止吸烟，要爱护档案，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角，严禁涂改和拆撕档案。档案利用完毕后应及时核对、检查,发现问题,应及时查清原因,及时补救。

二、档案的保密与利用

（一）安全监督档案是档案利用过程中的一项必要措施

做好档案利用中的监督工作，安全监督能及时发现并有效地纠正、制止档案利用过程中不利于档案安全的各种不良行为。从而做到既能有效地利用档案,又能充分保证档案的完整与安全。严格执行制度，加强制度建设是做好档案管理工作的重要环节。档案利用规章制度包括档案查阅制度、档案借用制度、档案复制制度等。各项档案利用规章制度的内容应简明、严密、易于执行 ,并不断在实践中认真总结充实和完善。

（二）采取有效的档案安全监督措施

档案安全管理工作遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。在档案的利用过程中,要根据不同利用对象的不同目的,加强重点监护,做好利用监督。要防止利用者随意抽取、偷盗、涂改、消毁、伪造档案内容。在利用者用完档案离开之前,认真细致的检查翻阅被利用过的档案,发现问题及时解决。

三、正确处理好人事档案的保密与利用

档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。档案利用是档案整个过程中最终环节。档案工作人员，为档案所做的一切努力，包括档案安全保密最终目标就是能服务于现代化建设，服务于国家、服务于人民群众。档案利用近几年来为社会发展、人民群众的根本利益做出了重要的贡献。档案利用已经从冷门行业，逐渐成为现代化建设不可或缺的力量。

保密是档案工作者必须遵守的职责。不对外泄露档案信息，严格做好档案保密工作,才能保证档案的安全。档案管理人员十分重视档案的保密。受传统的保密观念影响,在日常的工作中,档案工作普遍存在着重保密轻利用，利用不足的现象。档案需要开放利用,充分发挥其服务功能。利用必须是在保密基础上的利用。这就要求档案工作既要认识到保密的重要性，又要使档案在一定范围限制内合理地发挥自身价值,使档案资源得到充分利用。所以,保密与利用两者都十分重要,正确处理好两者关系，决不可偏颇。