对加强密级档案管理的几点思考

文/福建社会科学院 杨登超

随着社会的进步和社会民主化程度的提高，档案尤其是密级档案解密后逐步向社会开放，这是社会所需、人民所求。笔者认为，当前各级档案馆（室）管理和开放档案难度最大的，就是对密级档案的管理。这也是新时期、新阶段档案部门和档案管理人员需要重点把握的重要问题。因此，各级档案部门应针对社会现实需要，采取有力措施加强对密级档案的管理，认真做好解密档案向社会开放工作。

一、密级档案的管理

密级档案关系到党和国家的安全。加强密级档案的管理，是档案保密工作的重点。因此，档案管理人员一定要从政治高度和维护国家安全角度，下大力加强密级档案的管理。

一是密级档案要单独保管。密级档案要单独存放在铁皮柜或保险柜内，实行专人专柜保管；档案库房要加装监控、报警装置，确实从保管设施设备上到达规定要求，确保密级档案的安全。二是加强密级档案的日常管理。密级档案的调阅、移出、销毁等环节，应严格按规定的程序办理，并进行登记，借阅者要履行签字手续。密级档案借阅完毕应及时清对、检查，发现问题及时查明原因，采取措施补救。三是做好网络环境下密级档案和非开放性档案的保密管理。要对网络环境下普通密级档案和非开放性档案设置安全密码，并根据其性质界定和不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限。普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，机密级的档案在未解密前，一般不在网上发布或只在单位内部的局域网上采取加密措施，并按查询权限实施访问。四是提高档案管理人员的政治素质。档案管理人员知密早、知密多、知密深，他们对保守党和国家机密负有重要责任。档案管理人员经常接触党和国家秘密，如果保密之弦稍有松懈就会发生泄密问题。因此，档案管理人员必须政治可靠，思想品德优良，有较强的责任心和保密意识。无论在什么场合，档案管理人员都要做到守口如瓶，严格遵守保密规定。

二、密级档案保管期限与保密期限的区分

确定档案的保管期限，要正确分析和鉴别档案的现实和历史作用。从本单位工作需要以及积累国家历史文化财富需要考虑，应全面判定档案的保存价值和保管期限。

保密期限是指某个秘密事项在其确定的期限内，受国家保密法律法规保护的时限。其确定要根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露，将对国家安全和利益造成危害的程度来确定。《国家秘密保密期限规定》中规定:除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年以上的以年计，一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”，是指确定保密期限的机关、单位，可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关做出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密。

三、档案密级情况的变化

档案在保管过程中，其密级是随着时间的推移和文件贯彻落实情况的变化而变化的，其基本变化是升密、降密、解密。在这些变化中升密是极少数的，也是暂时的，而大多数密级档案趋势是降密，直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化。如原来定密为县团级可阅的文件，一段时间解密后普通百姓也可阅看，保密范围发生变化；二是密级文件作用的变化。如原来密级文件的指导作用与当前工作已不相适应，立档单位已经废除了此文件，其密级自然消除；三是保密时限的变化。密级文件分别超过30、20、10年，且不会对国家政治、经济、军事、文化等方面造成影响，这样的文件时限届满就应向社会开放。综上所述，掌握密级档案解密、向社会开放的问题比较复杂，把握上有一定难度。因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防定密偏高或偏低，密期偏长或偏短的现象，以利于档案开放等工作的实施。

四、做好档案密级的调整工作

档案密级调整，是加强密级档案管理、实施档案向社会开放的重要步骤。档案管理人员应及时、准确地做好这项工作。

1.要贯彻落实《保密法》和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题:一是严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠；二是主动接受保密部门对档案解密工作的监督指导，共同做好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些应限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，从而为进一步做好密级档案的规范化、标准化建设奠定基础。

2.做好档案的审查工作。档案审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。这项工作应分三步进行:一是初审。档案馆（室）工作人员根据相关标准，对开放期限内的档案逐件进行重点审查，初步判定开放与控制使用的范围；二是中审。由具有较高政策水平的档案管理人员，对初审中未能判定开放与控制使用的部分档案，再次进行筛选、取舍；三是终审。由有关领导和档案鉴定人员根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终确定档案的开放与否。

3.做好档案的解密工作。确定档案的密级，就是为了让档案管理人员根据不同的密级，采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。如前所述，档案的密级是动态而变化的，因此密级档案一般不能按原有的密级文件进行管理，而应根据其解密划控的现状、要求进行管理。向社会开放的档案，必须是达到或超过保密时限的档案。要开放档案必须先进行划控解密，把未解密的档案列入控制使用范围。过去许多档案馆对其所保管的密级档案没有定期解密，从而影响了档案的开放利用。对密级档案进行解密，应当遵循保密法的有关规定进行。《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条规定:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”也就是说，解密一般由原确定密级的机关、单位或其上级机关及时进行解密。

4.做好档案开放前的准备工作。一是提高开放档案案卷的内在质量。对开放档案进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的标准；二是建立健全档案号，使档案号适应开放后检索与管理的要求；三是编制检索工具。包括:基础性检索工具（如《开放档案目录》）、骨干性检索工具（如《开放档案卡片目录》）、文字叙述性检索工具（如《开放档案全宗介绍》）等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主、基础性检索工具和叙述性检索工具为辅的检索工具体系，实现检索途径的多元化，以方便受众检索和查询。