简论水利管理单位档案信息资源存在的问题及解决对策

文/新疆伊犁州喀什河流域管理处 史开英

水利工程档案是水利工程建设真实的历史记录，是水利建设和工程管理的重要信息资源，它来源于工程建设全过程，不仅真实反映了整个水利工程建设的全部过程，对于水利建设工程的质量评定、事故分析、管理维护以及投入使用后发挥更大的经济效益和社会效益都具有重要作用。随着信息技术的大力发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求，实现水利管理单位档案信息化管理是当前水利工作的迫切要求。

一、水利档案信息化建设中存在的主要问题

我们应该清醒的看到，档案信息化建设毕竟是新生事物；在档案信息化建设的进程中，难免会出现许多困难与难于解决或未解决的问题，给传统档案管理带来了不少的冲击与挑战，这就需要我们认真分析这些问题。

（一）档案信息化建设程度不高

当前，全国各地档案信息化建设程度不同，作为祖国西部边陲的伊犁也只是处于起步阶段，还没有建立档案信息资源共享的平台，档案信息化建设程度不高，主要问题有以下几个方面:一是资金问题；加快档案数字化建设，制约的瓶颈是资金和人才，要搞信息化，就需要配备大量的设备，开通内部局域网，连接外部互联网，进行信息安全防护等等，都需要较大的资金投入；二是网络技术问题；三是网络安全性问题；四是档案信息平台建设能否实现资源共享的问题；五是档案开放与保密性的问题。

（二）信息档案管理的规范程度不高

当前，水利管理单位多数存在档案管理规范程度不高的问题，这些不规范之处通常体现在档案收集不齐全、档案分类不科学、卷宗组卷不合理、文件档号和卷宗案卷名称不规范、备考信息不完整等等，严重影响了档案信息日后的开发利用。

同时，档案检索效率不高也是普遍存在的主要问题。目前，水利管理单位档案管理大多采用人工检索的方法，电子检索使用率不高；虽然部分档案管理人员经过多年的工作实践研制出不少的检索工具，但在实际操作中并不真正使用，难以发挥检索工具的作用，造成了不必要的浪费。

（三）档案人员业务素质不高

当今，水利管理单位中，档案管理人员多数还存在学历偏低、知识面窄、进修机会少、缺乏系统档案知识培训。尽管有个别水利管理单位企业引进现代化设备，也仍然难以发挥最大作用，档案管理信息化就更谈不上了。

二、加快水利管理单位档案信息化建设的对策

档案信息化是档案工作顺应时代和社会发展要求，谋求档案事业自身发展的本质需要，其根本目的就是“实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平”。这与档案工作中落实科学发展观、为发展经济、构建和谐社会服务的要求是一致的。

笔者认为，加快水利管理单位档案信息化建设需要从以下几点入手。

（一）注重水利档案的信息化、规范化、标准化管理

水利档案信息化的发展及应用离不开相关标准规范的支持，必须注重对档案信息化的标准化管理。针对档案所有信息资源，在实施整理、鉴定、复制、调阅等相关操作时，必须严格遵循相关的管理制度，对档案资源进行有效的管理。

水利档案管理工作中，如何有效利用计算机来实现档案信息化管理是核心与重点环节，要将水利档案管理业务标准化作为计算机高效率的基本依据；同时，制定并实施具体的水利档案信息化标准规范，是符合档案信息化管理工作的需求。在实际操作过程中，要根据本单位的实际情况，制定出相应的档案信息资源管理办法，将数据格式标准、信息输出标准、数据交换标准等作为管理依据，加强对电子文档的归档管理。

（二）注重对水利档案信息化安全管理

确保档案资源的安全性是档案信息化管理中的一个重要环节。为了保障相关管理系统以及档案资料的安全性及稳定性，一定要在制度层面加以完善。一方面，要制定出切实有效的管理制度，实施档案信息安全责任制度，增强档案人员的责任意识，使其能认真遵守岗位职责，按制度办事；另一方面，结合本单位实际，制定出详细的应急预案。

同时，还应该注重系统安全管理，从机房管理、软件管理、规范操作、监督监管等多方面抓起，采用先进的技术方式来确保水利档案信息的安全性。通过构建水利档案部门网络安全保障系统，利用分层权限控制的措施，并实施一定的安全防范对策，进一步加强对电脑、网络硬件设备及软件系统的管理。

（三）分步推进信息档案网络化管理

在《全国档案事业发展“十五”计划》推出总体规划的前提下，坚持从实际出发，制定符合要求的水利管理单位分期方案，构建完善的系统平台，并规范管理模式，逐步实现水利管理单位内部自动化办公。同时，要长期坚持这个过程，进一步积累信息档案数据。

只有从实际出发，根据水利管理单位现有的资源并加以充分利用，明确阶段性的目标，并通过现在水利管理单位档案信息化的现状，做到分步推进，最终才能实现水利档案信息化管理。

（四）加强技能培训，提升水利管理单位管理人员的综合素质

人才是档案信息化建设的关键，档案数字化需要既懂档案专业知识面、又懂信息技术的复合型人才。应该立足档案工作发展的需要进行档案人才结构的合理配置，把具有现代科技知识的人才吸纳进来，同时要强化对现有人员的业务培训。

水利管理单位在选配相关管理人员时，要立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念，把热爱档案工作、理解档案工作重要性、有较强的工作责任心、能在实践中与时俱进，不断提高档案管理水平的专业人员充实到档案管理岗位上，这样才能切实把档案管好，使之更好地服务于水利档案信息化建设工作。

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