专门档案管理的基本方法措施

文/深圳市精档科技有限公司 宋润海

机关单位的专门档案管理工作是对机关单位所有活动的记录与整理,做好机关单位的档案管理有十分重要的意义,对机关单位的稳步健康发展起到促进的作用。为加强机关单位专门档案规范化、标准化管理，更好地为经济社会发展服务，应健全完善档案装订、归档、保管、借阅等管理制度，制定专门档案工作的目标管理责任制，促进专门档案工作的规范化管理。档案员要对收集的机关单位登记管理档案进行认真整理，标注页码，标明日期，按照内容的更新目录，及时更换单位名称，做到内外一致，名副其实。对材料不齐全的和填写不规范的、公章加盖不全的机关单位材料，一律不得入档，及时对材料进行查缺补漏，严格把好机关单位专门档案管理的“入口关”。个别单位对专门档案管理工作重视程度不够，档案意识薄弱。没有对档案管理工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，档案室保管条件还比较差，达不到专门档案管理的要求，创新管理的体制不到位。所以，必须对机关单位专门档案实施科学化管理，以促进机关单位专门档案管理的高效化。下面就谈谈自己对机关专门档案管理措施的肤浅看法。

一、专门档案的内涵

档案是机关单位全部活动的真实记录，它体现了本单位成长与发展的历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。档案源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。专门档案是人们通过创造性劳动有目的的选取并保存下来，以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门档案是为了实现机关单位的相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用价值并按照专门的管理办法进行整理归档的各种载体形态的历史记录，各单位和公民个人都有保护专门档案的义务。它主要包括机关单位专门档案的接收和征集、整理与价值鉴定、保管和编目检索、编辑和研究、利用服务、档案统计等内容。专门档案的种类可划分为文书档案范畴专门档案、科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类。①

（一）内容单一，载体多样

专门档案具有内容的单一性、载体的多样性。专门档案反映的内容只是机关单位活动的某个方面内容，而载体有纸质档案，录音、录像、拍摄形成的声像档案，还有计算机形成的光盘档案等。为机关单位查考工作、研究问题、处理问题、总结经验、吸取教训提供了参考，为各项工作提供了准确的信息资源。②

（二）形式特殊，方法固定

专门档案外观没有固定格式，以册表、图像为主，服务对象具有单一性。主要为机关某一项专业人员服务，如教学档案主要为学校教师进行服务。由从事专业工作的档案员归档，归档方法固定，记述和反映了机关各方面的工作情况，内容比较丰富，门类众多，为丰富馆藏奠定了物质基础。

二、机关专门档案管理工作存在的弊端

（一）档案意识不强，不便查阅

个别机关单位领导对档案工作重视不够，档案意识不强，监督力度不够。档案管理工作长期以来只重“收藏”轻“利用”，缺乏对专门档案利用产生的社会效益和经济效益的广泛宣传。专门档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。机关专门档案资源以纸质档案为主，附之与为数不多的声像档案等特殊载体的档案，门类不多，结构单一，珍贵实物档案较少。纸质专门档案在查阅过程中必须要翻阅，特别是涉及到内容检索的时候就存在极大的不便性。

（二）管理制度欠缺，利用率低

个别机关单位专门档案缺乏科学管理，导致部分归档文件材料不规范。在专门档案文件编制过程中缺乏规范的档案管理意识，没有对专门档案进行妥善保管，档案资料堆放在档案室的某个角落，使档案资料严重毁坏和遗失。很多专门档案收集、保管、借阅和保密等制度不健全，有的虽建立了管理制度，但却流于形式，没有认真执行。专门档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，不及时整理文件资料，档案借出不履行借阅手续，常常发生丢失现象，有私自涂改数据或文字成为自己有利的证据，严重损害了专门档案的真实性和利用价值。对档案资料进行收藏、整理、归档之后，就等待查阅者上门查阅，没有最大限度的开发和利用专门档案。因为材料存储量大，档案管理部门不能及时对已经归档的专门档案材料，进行信息的提炼和加工处理，导致专门档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。

（三）硬件设施滞后，经费不足

由于个别机关单位专门档案硬件设施滞后,档案柜五花八门不统一，原有的档案柜不能满足入库档案卷宗的存放,档案管理相对滞后。经费不足，许多机关单位没有运用计算机和网络技术管理专门档案，档案的数字化加工力度不足，还采用手工收集和检索，导致信息量小，专门档案的收集、利用和开发较缓慢。档案室建设不标准、不规范。对声像档案和实物档案(如胶片、印章、锦旗等)缺乏足够的重视。在专门档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅专门档案信息仍采用手工查找。③

（四）业务素质不高，人才匮乏

档案管理人员多数是“半路出家”，缺少专门档案专业管理人才。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握专门档案管理工作的新知识、新技术。档案管理人员专业素质、理论水平和文化程度等参差不齐，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识比较贫乏，高层次的档案专业人才较少。现有档案管理人员工作不安心，主动性和创新性不够，不适合现代化的专门档案管理的要求。缺乏档案管理理论知识，缺乏学术、史料研究和计算机管理的基本能力，掌握信息技术的“复合型”人才不多。档案人员只注重档案资料的收集、整理和保管。提高管理人员工作的主动性，从根本上确保专门档案材料准确完备、及时归档。

三、方法措施

（一）提高认识，掌握灵活性

强化领导干部的专门档案管理意识，提高对专门档案管理工作思想上的认识，明确档案工作不是可有可无的，平时不起眼，关键时候很重要，要引起足够的重视。健全完善专门档案的装订、归档、保管和借阅等管理制度，开展库藏专门档案信息的二次、三次加工，形成专门档案管理的各种专题资料，以满足利用者从不同角度查找的需要。制定专门档案工作目标管理责任制，促进档案工作的规范化管理。

（二）加强管理，重视完整性

建立健全专门档案的管理制度，努力做到专门档案收集齐全完整、内容真实可靠。积极主动做好专门档案的收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案，要加强和做好电子档案管理，对收集的专门档案材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的专门档案资料拒之门外，维护专门档案的真实性、可靠性、完整性。

（三）加大投入，强调实效性

加强电子档案管理，有利于节省人力和物力。加大对专门档案硬件设备的投入，配置和档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展。完善专门档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架，建立专门档案的信息存储和检索系统。购置专门档案柜和档案盒，电子档案存入电脑及有效介质，确保完善机关单位专门档案管理的硬件设备。制定好档案信息化建设工作的规划和实施方案，更有力地推进档案工作的新发展。计算机和网络的出现，为专门档案归档提供了快捷的管理手段，减少了立卷归档、检索查找的困难，减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了归档的质量和检索的速度。高质量、丰富充足的信息资源是专门档案数字化的基础，是网络建设的核心。④

（四）认真培训，提高使用性

机关单位必须加强专门档案管理队伍的建设,培养一批有丰富档案专业知识,有熟练的计算机应用能力的人来从事专门档案管理。加强专门档案管理人员的培训工作，加强档案管理方面的业务学习。档案管理人员必须具有多元化知识结构，掌握理论、文化和管理等有相关知识，特别是计算机和数学等知识，对专门档案管理实现现代化、信息化具有直接的作用。拓宽管理人员的知识面，努力学习档案管理新技术，具备档案学、档案管理学、目录学、文书学、档案自动化管理以及档案著录、检索、编研、复制和修裱等专业知识与基本技能。只有通过学习培训，提高专门档案管理人员的综合素质，才能充分发挥档案计算机管理的优势。利用机关单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，实现专门档案信息的网上检索，为用户提供更优质的服务。

总之，专门档案管理工作是一项艰巨的任务，需要管理人员不断探索，遵循专门档案管理的特点，及时收集、整理、保管和利用档案材料，为丰富专门档案馆藏奠定物质基础。通过专门档案管理的服务化、多样化和现代化，来满足档案管理全方位的需求，更大限度地提高社会效益和经济效益。

注释:

①韩晓梅.浅谈机关档案管理工作[J].上海档案,2010(10):19-20.

②张小玲.机关档案管理基础工作存在的问题及对策[J].山西档案,2011(S1):33-34.

③江凤金.专门档案规范化管理之我见[J].兰台世界.2004(07):35.

④姚军.关于专门档案的思考和理解[J].档案与建设,2003(04):16-18.