浅谈高校办公室工作中存在的问题及对策

文/郑蝶

办公室在高校中是一个必设机构，其工作的重要性毋庸置疑。但在实际工作中，未必都能获得足够的重视，常常被人误解为办公室是担负着简单而繁琐日常工作的部门。真实的情况是，办公室业务与很多部门的业务相互交叉，看似与办公室无关，却常常使得办公室工作人员疲于应付，且极易与其他部门发生矛盾，而直接受到影响的是领导机关，并对工作大局产生不利影响。因此，要改变这种影响，就要明确办公室的定位，清楚自身职责和在高校里的作用。

一、高校办公室工作中存在的问题

（一）缺乏规划和目标。很多办公室的从业人员没有各个学期办公室业务总体计划，不清楚应该做什么，做到何种程度等具体而清晰的目标，缺乏积极主动的工作态度。

（二）对服务对象认识不清。办公室的服务对象不仅仅是高校领导，更要面对全校师生。很多时候不是把领导交派的事务完成就万事大吉了。要深入了解师生需求，妥善接待群众来访，由此可见办公室业务之重。

（三）工作创新意识薄弱。高校行政部门在工作方法和流程上更多沿袭传统的管理理念和管理方法，但是在现代化教育技术日新月异的今天，在保留固有传统的同时没能在办公室业务中提出创新性举措。

二、问题产生的原因

（一）客观上领导给予的关注不够。很多高校领导认为办公室是一个 “勤杂”部门，办公室的工作人员只需要对每一项具体的工作进行落实和贯彻。久而久之就造成办公室人员于其他部门面前缺少应有的管理者地位，得不到应有的重视，工作热情也就慢慢减退了。

（二）主观上思想认识和综合素质不到位。目前，高校各部门办公室存在着管理人员素质不高，来源途径多种多样，学历参差不齐的现象。一方面，高校在引进人才方面，承诺对配偶、子女进行合理的安置，部分人员被安插到办公室等部门，而这些人员由于学历不高，专业不对口，影响了整个办公室工作团队。另一方面，没有定期举办办公室人员业务技能培训会。多重原因导致办公室的整体素质不高。

（三）缺乏奖惩机制。办公室人员工作积极性不高，一个重要原因就是在高标准完成工作后没有奖励，在工作出错时缺乏惩处。这使得办公室业务裹足。

三、提高工作水平的对策

（一）加强关注、调动工作人员积极性。聪明的领导重视办公室，同时也支持办公室，因为办公室的成功与否直接决定着该部门管理层的成败。只有重视办公室的工作，积极采取各种方法调动员工积极性，提高办公室工作人员威信，才能真正使整个部门顺利地运转起来。

（二）进一步明确办公室工作职责和作用。办公室的工作涉及方方面面，事情多而杂。一方面，要完成领导交办的任务，负责协调各部门之间的关系。办公室工作是紧密联系文字的工作，稍不留神就容易出现理解上的偏差。另一方面，要明确办公室的服务性地位。很多人认为办公室工作吃力不讨好，都不愿意干这一行。但是任何工作都是从细微之处着手的，要想把办公室工作做好，就要提倡 “三心二意”，三心：用心、细心、耐心。二意：诚意、创意。作为办公室工作人员，一定不要把自己束之高阁，要当自己一名服务员，在管理中充分体现 “以人为本”的管理理念。对能办的事情不推诿，待人热情，消除阶级意识，对任何服务对象所提出的问题都能予以用心、细心、耐心的解释，杜绝敷衍了事的工作作风，努力做好为人民服务的工作。再之，办公室人员要有强烈的职业道德，要改进办公室工作作风，一定要加强办公室工作人员的职业道德素养，只有在思想上有所改进，行动上才会进一步提高。

（三）加强制度建设，培养创新意识。没有规矩不成方圆，没有创新就缺少发展。在高度重视法治的现代社会里，建立健全有效的管理制度是保障工作顺利进行的基础。根据工作特点，制定办公室工作制度，在制度中明确办公室职责、办公室人事工作制度、办公室岗位职责、文秘工作职责、职工考核制度、文件管理制度、文件起草审核制度、文件传阅制度等多项制度。让办公室人员有制度可用、有依据可查，可以提高工作效率，在工作中真正起到规范作用。

解放思想实事求是，不仅是中央的口号，更是办公室人员努力的目标。通过现代化的管理理念和管理方法，积极应对办公室业务中存在的问题，以最快的方式予以解决，才能使办公室工作做得扎扎实实并富有成效。努力建设一支政治思想强、业务素质高、勤奋工作的办公室干部队伍，是做好办公室工作的基础。我们要在工作中不断加强自身建设，不断学习进取、开拓创新，为我们办公室工作开创一片新天地。