秘书对信息时代的适应性分析

文/李红兰

在当今这个发展迅速的信息时代，从市场需求来看秘书人员并不是只具备传统的文字能力和事务能力，而更要有较高的办公自动化能力。秘书只有提高素养，提升能力，将所需要的各种能力融合到现代的信息时代中才是其成才的必经之路。

一、秘书人员需在时代中成长

秘书是在实践与研究和探索中成长的。在文秘专业顶岗实习中，经常会出现不能胜任岗位工作的问题，在无从适应中需要重新认识学习，重新适应。不同的企业中对文秘人员会有不同的要求，当前社会文秘人才的需求状况正在发生改变。现在，文秘人员的就业渠道由行政事业单位转向企业单位，尤其是各类发展的中小企业。这类企业规模小，秘书的工作杂，对文秘人员的综合素质有更高的要求。在这些企业，文秘人员身兼数职，集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等工作于一身，这就要求具有较高的工作能力和较强的社会活动能力：（1）掌握文秘专业知识、能力和其他非文秘专业的基础知识。（2）具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力。（3）熟练驾驭语言、有较强的自我意识、超前意识、公关意识，智商高、情商高，熟悉各种计算机软件。

二、利用网络做好办公室日常工作

现代社会进入了一个全新的“信息时代”。网络为我们提供了各种各样的信息。我们足不出户便可以充分地了解世界各地的经济发展状况。对于传统的只是利用网络发邮件、制作表格或幻灯片，以及统计各类数据的工作要求，已不能满足企业的需要。因此我们应该学会利用网上传播的各种知识为我们的管理和企业服务。

（一）提高秘书的信息能力。秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理能力。学会建立内部信息网络并掌握自己所熟悉的常规信息渠道，探索新的秘书工作信息资源，获取所需的信息。例如，秘书人员要收集网络上有关秘书工作方面的网页、站点、栏目，寻找能快速查找与浏览信息的渠道和方法；下载和保存搜集到的信息并灵活运用。

（二）信息选择的能力。每天在接收信息和处理信息这个问题上，信息垃圾、信息干扰和信息焦虑这些问题在所难免。经验和实践证明选择信息的方法有:（1）学会筛选信息。对信息进行去粗取精、去伪存真、灵活运用；（2）学会理解、识别信息的含义。对收集到的信息进行判断，全面掌握所收集到的信息资料对领导决策和秘书工作产生的影响。

（三）预测信息的能力。预测信息的能力属于高层次的能力。它是指秘书人员对现有的信息进行预见及推断。信息预测能力是对理解信息的能动反映，是在所获取的信息上，对事物的理性判断，它对于秘书辅助领导科学决策是非常重要的。

（四）信息处理的能力。信息处理的程序：加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收。处理信息一是对信息进行综合性的分析、整理排序及归类处理，来充实数据库；二是认识信息，有针对性地给领导提出建议和对策，提供有参考价值的方法。

（五）信息运用的能力。信息运用能力是其他信息能力的综合，是指秘书人员同时把自己的思想与见解充分融入到获取和处理的信息中，用正当的手段将信息传递、分享给他人并交流的能力。对于信息的运用能力来说，集中表现在及时、准确、完整，有针对性地为领导决策提供有效的信息。

信息技术的发展对人学习知识、掌握知识、运用知识提出了新的挑战。由于计算机技术和网络技术的广泛应用，人们的学习速度不断变快，同时说明了从数字处理时代到微机时代，再到现在的网络化时代，学习速度急速地改变，这就要求我们在日常工作中要适应新的模式和新的特点。因此，我们要更好地利用网络进行工作和学习。

三、对文秘专业实践教学体系的探索

只有在学生在校期间进行更好更独特的教育，才能科学地培养适应社会需要的文秘人员。文秘专业教学应实行三个阶梯：初级阶梯——课堂模拟训练；中级阶段——实训操作训练以及秘书国家职业资格考证培训；高级阶段——依托校企合作的秘书专业与实践。

（一）初级阶梯——课堂模拟训练。此阶段在各专业课程的教学过程中建立，通过互动进行实践让学生在潜移默化的训练中将理论与生活中的实践结合起来，其具体形式有情景模拟训练和纸上模拟训练，训练学生对日常事务的应变能力与处理能力，使其更加熟悉并且适应秘书的角色。

（二）中级阶段——实训操作训练以及秘书国家职业资格考证培训。为了让文秘专业的学生较为系统地学习综合的职业技能需通过连续的、有固定场所设施及时间保证的操作训练下进行。例如，设有专门的实训中心：办公自动化实训室，接待模拟室训练室、文档整理实训室、模拟会议室、专业的机房，让文秘专业的学生进行相关内容的实训。相关的实训项目包括：秘书实务实训、办公自动化实训、档案计算机辅助管理知识实训、专业知识实训。此外，在专业机房让学生进行常用的办公软件和档案管理的操作、使用及测试。对于秘书专业的学生而言，职业资格是进入行业的重要依据，参加秘书资格考试，并安排学生进行考试培训，采用秘书工作情况分析、重点知识与技能点的讲解与回顾性练习等对学生进行强化培训，在离校后可以让同学们多一个获得职位、获得成功的优势条件。

（三）高级阶段——依托校企合作的秘书专业与实践。所谓的高级阶段就是在社会这样一个大课堂中，充分利用外界的资源促进自身的成长。培养学生对专业的认同感；有目的有计划地进行实岗锻炼，在秘书岗位上探索出属于自己的真谛，从而不断更新知识、不断进步，进而成为对企业有用的高级秘书人才，为企业作出自己的贡献。

近年来，随着社会的信息化，秘书人员地位有了进一步的提升，在个人思想上成熟而有能力地辅助领导，让企业更有利地向着繁荣富强的方向发展。本文对于文秘人员对信息时代适应性的研究与探索提供了一定的借鉴作用，具体的实施过程还需要根据企业的秘书人员的实际情况具体情况具体分析，再进行进一步的完善和改进，从而一层一层地向成功迈进。