信息时代如何做好高校档案管理工作

熊珊珊

摘 要：信息时代以其诸多特性对高校档案工作提出了多重挑战，高校档案部门应从以下六个方面积极应对：1、馆藏优化；2、开展档案利用情况分析研究；3、开展现行文件服务；4、加快档案信息化建设；5、重视开展档案编研工作；6、现代化档案管理人才的培养。

关键词：信息时代；高校；档案管理

一、信息时代的特征

1、 信息量剧增：随着科学的进步，社会文明的发展，人类各种生产活动和社会活动与日俱增，各类信息量呈几何数级增加，知识爆炸，信息爆炸。

2、 信息传递迅速：随着网络技术的广泛应用和各种传媒的日渐丰富，信息的传播打破物理空间上的有形界限，变得更加迅速、

便捷。

3、 信息载体多样化：信息载体多样化，现代化，仅靠人脑记忆和纸媒记录的传统知识积累手段被彻底改变。

4、 信息管理现代化：科学技术的飞速发展，信息处理与传递的高度现代化，使得用智能化的管理系统来实施信息管理成为现实。

二、信息时代高校档案工作面临的挑战

1、随着计算机技术的广泛应用和办公自动化的普及，产生了越来越多的电子文件，其保管与利用方式对传统的档案管理模式提出了

挑战。

2. 网络环境下，信息的传递利用不受时空限制，方便快捷，信息网络化对高校档案利用方式提出了挑战。

3、信息时代，随着计算机技术、数据库技术、多媒体技术的发展，档案信息的存储、处理、数字化档案信息在网上的发布和传递，实现了分散于不同地区档案信息资源的及时利用，资源共享，档案管理的现代化对档案工作者的业务技能、综合素质提出了挑战。

4、信息时代，各种档案信息泥沙俱下，鱼目混珠，严重影响了人们获取有效信息的效率，信息的海量增长与开放共享对档案价值鉴定工作提出了挑战。

三、信息时代如何做好高校档案管理工作

1、馆藏优化策略

优化馆藏，即以最低限度的费用消耗保存最大限度的档案信息资源。开展档案价值鉴定，是优化馆藏的重要途径。档案价值鉴定应严格遵循“效益原则”，在决定档案的去留和保管期限的长短时要从整体上把档案的保管费用即成本因素考虑进去，力求以最小的成本保存最有价值的档案。高校档案部门应高度重视此项工作的开展，成立相关工作领导小组，保证有计划、有步骤地开展此项工作，把好文件材料的归档鉴定关及到期档案鉴定关，以达到优化馆藏，方便利用的目的。

2、重视做好档案查借阅登记和利用效果登记，并定期开展利用情况的分析研究

要坚持做好档案查借阅登记和利用效果登记。它不仅是整个档案工作成果的一种反映，也是我们开展档案收集工作的重要依据。在接待查阅利用时要多问，多记，登记的重点是利用档案的内容和目的。查得到的档案要登记，查不到的更要登记，上门查阅的要登记，电话或来函查询的也要登記。通过对档案查借阅登记情况进行统计分析，可以帮助我们掌握各门类档案的利用情况，哪一类的档案利用率比较高，哪一类的档案基本没有得到利用，哪一类档案没有收集归档而又多次被人查找等等，从而使我们对整个档案管理工作有所思考，相应地在今后的收集，编研，检索等工作中有所完善和改进。

3、开展现行文件服务

通常档案给人们的印象就是“过时的文件”，开展现行文件利用服务，实际上就是档案利用工作的前移。一般来说现行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年递减。开展现行文件服务一是可采用阅览服务，即设置阅文室，提供文件原件阅读及复制服务；二是依托高校局域网将可以开放的文件内容挂在网上，开展网络服务；三是咨询服务，即以现行文件以及有关资料为依据，以解答问题的形式向利用者提供服务。高校开展现行文件服务，不仅拓展了档案馆（室）的社会服务功能，提升了档案工作的社会影响力，而且可以有效提高档案利用率，促进档案工作的良性循环。

4、加快档案信息化建设步伐

加快推进档案信息数字化建设，以网络为依托开展档案利用工作。当今信息时代，信息网络化消除了时空的限制，使人类在更大程度上实现了知识与信息的全社会共享。对于高校档案工作来讲，实现档案信息数字化、网络化更是势在必行。当前的首要任务就是进行档案信息数字化建设。首先要建立全面、系统、完善的档案目录数据库，在此基础上，遵循优先、实用原则对库存的传统纸质档案进行选择性的数字化处理，使之转换成可联机上网的数字信息，并逐步以此为依托，借助高校局域网开展网上档案查询服务，最大限度地为用户提供优质高效快捷的服务。

5、积极开展档案编研工作

开展档案编研工作是提高档案服务质量和利用率的重要手段，可以增强档案提供利用的针对性和主动性。通过档案编研资料，利用者可不必查阅分散在各个案卷中的大批档案就能满足自己的需要，即使是必须要利用档案原件，编研资料也能够提供较为系统的线索，在档案利用服务中发挥双重作用。因此，高校档案工作者必须高度重视档案编研工作，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新，将档案中大量分散的信息按专题重新组合，为用户提供更丰富、更全面系统的编研精品，使档案信息的潜在效用得到充分发挥，更好为广大用户服务。

6、重视现代化档案管理人才的培养

一名优秀的现代档案工作者，必须具备高知识素质，包括高文化素质、高专业知识素质、现代科学管理素质及心理素质以及高尚的职业道德素质。特别在现代化技能方面，应具有较强的信息素质，能熟练运用计算机进行信息管理，了解档案信息资源的分布、查找与发布情况，熟悉各种信息系统软件和网络工具的使用，能运用现代化技术为用户提供优质高效的信息服务。

当前，专业档案工作者中的“两多”、“两少”现象较为普遍，即低学历者多，非档案专业毕业者多、档案专业毕业者少，懂信息管理技术者更少，并且现有的专职档案人员由于缺乏知识更新的继续教育，知识老化现象十分严重。因此，加强档案现代化管理人才的培养迫在眉睫。一、高校档案部门应有计划、有步骤、多层次地对现有人员进行新业务知识、新技术技能的培训，应突出档案信息技术、网络技术的专业教育。二、积极争取领导重视，引进高科技及专业对口人才。三、要鼓励员工自学现代化管理知识和技能，在部门内营造浓厚学习氛围，多订一些档案专业杂志，定期组织员工进行学习研讨，激发他们的学习兴趣。四、兄弟院校之间互相参观，学习，加强同行间的学术、工作交流，相互促进、相互提高。

参考文献

[1]肖明超：信息时代的8大管理悖论，企业家信息，2006年第7期.

[2]周正容：论在高校推行现行文件服务，兰台世界，2006年第5期.

[3]童亚芬：高校档案工作面临的挑战与对策，宁波大学学报，2000年第6期.