炼化工程项目物资采购管理提升实践

杨义筝，李 敏

（1.中国石油独山子石化分公司物资采购部，新疆独山子 833600；2.新疆寰球工程公司，新疆独山子 833600）

0 引言

石化公司物资采购部门不但承担着公司日常生产、各装置检维修的物资采购工作，往往还承担着炼化工程项目基本建设的物资采购工作。在工程项目建设中，设备材料成本所占比重很大，其采购成本直接影响到投资项目的效益，而交货进度和货物的质量直接影响整个工程的进度和质量，因此，加强和改善采购管理的意义重大，及时开展炼化工程项目物资采购管理提升活动就显得尤为重要了。

本文介绍独山子石化公司物资采购部门 （以下简称物资采购部门）积极探索适应企业发展要求的物资集中采购管理模式，推动工程项目物资采购管理提升工作深入开展的一些具体做法，以及取得的阶段性工作成果。本文所探讨的物资主要包括工程项目中的永久性设备、材料、备件及消耗品。

1 炼化工程项目物资采购工作特点

炼化工程项目的采购工作特点具有设备材料种类繁多、技术性强、涉及面广和工作量大的特点，由于石化行业的高危性，一般工程项目对设备材料的质量要求非常高；同时，由于部分地区 （如新疆）严冬期长，可施工季节短，造成工程进度紧张；由于工程项目成本控制要求严，伴随着物价通胀的局面时，具有较大的风险性；检修项目数量多，且部分是新类型项目，有许多技术需要消化，导致各二级单位申报的计划不集中，物资计划变更多，涉及的品种繁杂、急用料多，难以确定合理的采购周期。

2 炼化工程项目物资采购管理提升实践的主要做法

在独山子石化2012年物资管理提升活动中，物资采购部门主要从以下几个方面着手开展了对工程项目物资采购的管理提升实践。

2.1 提前介入，发挥采购协调功用，协调计划申报，从被动变主动

2.1.1 提前介入，准备充分

物资采购部门从抓早、抓细、抓实入手，把规范、标准、受控的管理理念融入到项目物资准备工作当中。从工程项目立项开始督促相关单位提报工程项目设备、材料计划，针对不同工作阶段特点（前期是申请采购计划，后期是蓝图缺口料）督促内容有所不同，协调计划申报，从被动等待计划到主动催要计划，这项工作一直持续到工程项目结束。

2.1.2 积极协调，做好沟通

在工程项目建设中，物资采购业务仅是中间环节，要做好安全采购，物资采购部门就要和业主其他职能部门、供应商、设计单位、施工单位、各项目部打交道，其实就是要做好物资采购的 “传声筒” 和“联络员”。

独山子石化工程项目建设过程中每周召开一次设备、材料对接会，主要目的是做好各职能部门、设计单位、项目部与供应商的沟通工作，起到桥梁纽带作用。物资采购部门工作人员严格履行联络人的职责，及时做好各项信息的上传下达，保证物资供应信息流畅通，确保采购部门第一时间取得物资采购计划，为后续采购赢得时间。在实践中，采购人员及时与工程现场进度结合，通过各料性对接会，掌握各个阶段、各料性的采购保供重点，从工程项目保供角度出发，凭借一方面熟悉设计进展，一方面了解现场施工进度两边情况的有利条件，当好 “传声筒”，传递设计、施工、供应商供货情况信息，确保项目进度赶上项目工程计划总体进度。

2.2 精细管理，科学策划，控制采购节奏

2.2.1 增加工程物资的可获得性分析，为科学策划做准备

针对不同的工程项目，物资的可获得性是指按照物资的特性、分类进行市场供应及时能力分析，通过对其生产工艺的了解、物流过程的考察、采购周期的掌握等，提出从市场上获取该物资所需要的投入、难易程度及改进建议。物资采购部门就工程物资的难采购性、材料的性价比、材料的技术、质量要求及一般制造周期等方面，向工作流的上下游如涉及选材、材料控制、供应商、施工及制造等环节延伸，开展管理创新，为科学策划打下基础。

对物资进行可获得性分析，有利于结合集中采购目录实施框架协议采购，也有利于设备材料选用标准化、规范化，落实主要供应商，同时还为装置建成后的运行、检维修工作的顺利开展提供保障。

2.2.2 进行工程项目的总体采购策划

为实现科学理性采购，保障物资安全、及时和经济供应，进一步提高物资采购风险防控能力，降低采购综合成本，进行工程项目的采购策划是整个采购管理流程中关键的一环，对采购效果影响深远，甚至直接关系到项目的成败。

例如对己烯-1项目和80万t/a催化汽油加氢项目，物资采购部门根据工程项目特点，运用 “三步法”开展采购策划，在项目开始阶段，深入做好采购调研策划，制订具有前瞻性的执行采购计划。“三步法”即：第一步，明确物资采购目标、任务范围和要求；第二步，进行项目采购工作任务分析，解决采购什么和什么时候采购的问题；第三步，进行详细的项目采购策划，制订切实可行的采购执行计划，对项目全部采购工作进行指导和约束。如按专业划分，可分为设备、电气、仪表、管材等，物资采购策划的主要内容列项见表1。

表1 物资采购策划的主要内容列项

2.3 框架协议为主，实施采购

2.3.1 分析物资采购总需求，明确框架协议采购方向

框架协议采购是对传统业务流程改造之后的结果。传统的业务流程特点是 “一单一操作”，属低效率采购流程，不利于企业集中整体需求发挥规模化优势，而框架协议采购增强了企业对资源的获取和掌控能力、谈判议价能力和抵御风险的能力。

物资采购部门以工程项目物资采购需求为切入点，不断明确框架协议采购的方向。一是对已完成的项目进行材料需求统计、分析，得出材料类物资采购占项目设备材料采购总额的比例；二是对主要类别材料占材料采购总额的比例情况进行分析。通过对项目物资采购需求进行全面系统的分析，独山子石化的框架协议采购有了明确方向。根据对以往项目的具体情况进行分析得知，在炼化工程项目中，占采购总额比例最大的材料类别主要有电缆、阀门、无缝钢管、焊接钢管、管件、板型材/镀锌钢管。对占工程项目采购金额比例最大的六类材料进行框架协议采购，有效发挥了企业的规模效应，大大增强了企业对资源的获取能力和掌控力，进而明显提高了企业的采购效率与效益。

2.3.2 加大框架协议采购力度，提高采购效率

框架协议采购是缩短采购周期的有效手段，解决了以往同类物资重复供货时需重复进行合同谈判的问题，大大节省了采购时间，提高了采购效率，同时节省了采购成本。例如：垫片物资采购计划数量很大，物资采购部门借助垫片框架在保证网内供应商加工任务的前提下，以物料码核对框架清单，及时下达订单，保证了订货及时率，为确保项目及时供货奠定了基础。独山子石化2012年框架协议采购率达到40%左右，比2011年增长了近10个百分点。

2.4 过程控制，确保到货

2.4.1“看板管理”，过程跟踪

在2012年工作实践中，对于交货周期长以及关键点所需的设备物资到货实行 “看板管理”，采购部门在收到蓝图料表前就与设计单位相关人员进行沟通、交流，确定采购范围，然后进行采购组包，筛选合格供应商，同时安排供应商进行技术交流，提前做好报价前的准备工作。针对项目关键点所需材料、设备，将计划上报时间、要求到货时间和实际到货时间等详细情况进行整理后公布，每天对物资的到货情况进行一次更新，每完成一项就贴一面红旗，保证各项目组管理人员能及时查看到货物资的各种信息，以保证项目顺利有序进行。

2.4.2 催交催运，保证物资按时踏点到货

由于新疆地处偏远地区，要保证工程项目重点设备、材料的按时到货就必须制订催交方案，适时派人驻厂催交。催交人员实地查看物资生产进度，并跟厂家确定具体的交货日期，实践表明催交的效果非常明显。

2.5 转变观念，加强供应商管理力度

（1）在管理观念方面。随着供应链思想在工程项目物资采购工作中不断被推广，已从以往专注于项目物资简单买卖的 “小采购”逐渐向专注于供应商管理的 “大采购”转变。

（2）在供应商选择方面。以动态考核为核心，有效规避采购风险，明确供应商的选择原则。独山子石化2012年使用603家供应商，其中集团公司一级供应商162家，企业二级供应商441家。在采购过程中，第一优选内部优势供应商，第二优选框架供应商，第三优选厂家供应商。对供应商的管理严格按照程序操作，并对供应商实行量化考核管理，对供应商管理的重点是二级供应商，逐年完善淘汰机制。

（3）在供应商准入方面。必须经过相关单位推荐、资格预审、考核分级、入选公司供应商网络等四个 “规定动作”；对国家规定的 “特许”产品的供应商，还必须提供合格的特许证明。

（4）在对供应商实行动态管理方面。重点管理代理商、贸易商，确保供应商类型结构合理，实现A类供应商 （注册资金1 500万元以上）约占70%，B类供应商 （注册资金200万元以上）约占20%，C类供应商约占10%。执行 “抓大防小”的原则，依据自行制订的 《物资供应商量化考核评价标准》对供应商定期进行考核，充分利用量化考核结果对供应商实施分级管理，把 “理性采购”落实到具体的行动上，增加了供应商对石化公司的忠诚度，有效控制了低价中标带来的供应质量风险，保障了工程建设项目的安全和平稳运行。量化考核是指由有关业务管理部门对供应商交货期、供货质量和售后服务进行的评价，招标管理部门对报价和投标进行评价，检验管理部门对供货质量进行评价，合同管理部门对合同履行情况进行评价。对于考核不达标的供应商按解除、终止、中止、冻结等几种方式运行，2012年累计解除4家、中止5家、冻结2家，实现了对供应商的动态管理。

3 实践效果

独山子石化2012年开展的工程项目物资采购管理提升实践取得了阶段性成果，主要表现在：2012年框架协议采购率达到40%，较2011年提升了10个百分点；对当年28个重点项目、56个建设项目以及33个安保基金项目，接到计划后采用通用规格替代、常用材料合理代用、长周期材料重点控制等方式有效保证了材料供应工作，且订货及时，催交得力，满足现场需要；提高了采购效率，节省了采购成本，当年物资采购资金节约率达2.37%，累计比质比价节约采购金额6 619万元。

4 结束语

物资供应工作是保障型工作，是工程项目建设正常运行的基石。炼化企业物资采购部门需不断总结采购实践经验，注重采购前期策划和采购过程管理，持续强化内部控制和外部管理，积极协调采购部门与项目建设管理部门、设计单位、使用单位以及供应商之间的关系，努力实现物资采购从纯业务型向管控型转变，为炼化工程建设项目的顺利实施提供有力的供应保障。

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