人事档案规范化的一点建议

高璨

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，是以个人为单位集中保存起来，供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录，它是一个人存在于社会的“印迹证据”。当前人事档案不但记载了一个人的工作生活经历、工作业绩、工资待遇等内容，更是对个人今后工作，甚至个人信用等方面起着规范自身行为的作用，还是人力资源管理与开发的重要依据。国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导，人事档案在人事管理中的作用不容忽视。

新中国成立后，人事档案工作一度进展缓慢，问题颇多，主要表现在人事档案残缺不全等方面。据资料记载，1952年5月，一家单位档案室保存的干部档案，只占本单位应管干部总数的36.9%。 即便是有档案的干部，其檔案本身，也是材料贫乏。当时，学者曾对727份已整理好的干部档案进行检查，发现有自传者仅占26%，有鉴定者占28.6%，有入党材料者占2.6%，有奖惩材料者5.9%，有历史材料者10.4%，有其他材料者9.6%，其余均只有简表。为了改变这种状况，组织、人事部门提出，应把整理和充实档案的工作放在重要位置，有计划地将所管职务名单内的干部档案全部收集齐全。胡锦涛同志也指出：“借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。”做好档案工作，就是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。“在当前和今后一段时间，人事档案并不是可以随意丢弃的“身外之物”。我们应该在新的时期加大力度管理好人事档案，充分发挥其作用，让人事档案工作更好地为组织人事工作服务。

首先，一定要加强对人事档案管理工作重要性的认识并给予高度重视，定期对档案管理进行清查、核实、补充，发现问题及时解决，正确做到每个人的档案清晰、完整、一目了然，其他机关、团体、企业事业单位和组织也应当加强对档案工作的领导，保障档案工作的开展。新经济条件下，以高科技为代表的科学技术飞速发展，随着计算机技术的普及应用，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征，就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确科学的，要保证档案管理的规范化，提高人事档案管理的质量，尽量建立电子档案，充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理，实现人事档案信息化，解决档案资料因自然原因的丢失、损坏等问题。但网络化、信息化、数字化的发展时代，是以高科技技术为代表的知识经济时代，这就对档案管理者的素质和要求也随之提高。受社会一些因素的影响，档案管理者的职业道德建设工作也受到了相应的影响。他们的价值观、人生观、世界观及道德取向也受到了冲击，不少人不能安于现状，不甘劳累，不甘清贫，或是工作缺乏耐心和热情，或是工作缺乏积极性和进取心，不愿付出和奉献。我国在二十世纪初就制定和颁布了《中华人民共和国档案法实施办法》，制定实施对提高我国档案管理者的道德素质，推动档案管理的规范化，具有重要的理论和实践指导意义。对档案管理者的职业道德、职业精神、职业态度、职业纪律、职业素养等诸多方面都做了相应的规定与要求。因此，档案管理者要确立正确的职业价值观和职业观念，努力适应新的时代发展的新要求，发挥自身的专业优势和特色，爱岗敬业，履行所担负的社会责任，不断提高业务水平，坚持长期学习，本着“以人为本”的原则，进一步创新理念，积极推动档案事业向前发展。同时档案领导者也要重视档案管理者队伍建设，为他们的终身学习提供平台，提供必要的机会和制度保障，必须对档案管理者的专业才能和素质的提高加以重视，关注档案管理者的职业生涯和创新精神，充分发挥每个员工的积极性和创造性。这样才能产生巨大的凝聚力、向心力，让档案管理更好的为人民服务。

其次，建立完善的档案管理工作制度，在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，建立健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需的经费。人事部门要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由组织部、人事处负责收集各单位属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经组织、人事部门审查签章后送交档案馆人事档案科归档。必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素。应当立卷归档的材料必须依照《机关档案工作条例》和《科学技术档案工作条例》的规定，由文书部门或者业务部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。任何单位或者个人都不得据为己有或者拒绝归档。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

要建立健全并认真贯彻落实人事档案方面的各项规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。面对新时期新任务新要求，紧密围绕《干部档案工作条例》的要求，进一步完善各项相关制度，对人事档案的保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度，不断规范人事档案管理。