人事档案的人力资源价值分析

刘霞

摘 要：文章首先针对当前人事档案及其管理工作现状展开分析，而后就如何加强人事档案管理工作，提升人力资源管理水平阐述了几个方面有针对性的建议，对于进一步深化人事档案管理工作有着积极意义。

关键字：人事；档案；人力资源；管理

人事档案在我国的地位毋庸置疑，并且经过多年的发展，已经有相对比较成熟的法律法规出台对其管理活动进行规范和制约。然而随着经济的发展，在当前经济社会的众多活动中，人力档案以及其管理工作逐步陷入僵局，因此如何能够激发人事档案真正价值的问题，受到了相关工作人员的广泛关注。

1 当前人事档案及其管理工作现状分析

人事档案在我国的地位和职能由来已久，这种状况在很大程度上来源于我国的计划经济体制。在计划经济环境下，国家对于社会中方方面面的控制都相对较为严格，对于经济环境中人员的调配以及控制相对而言十分注重，这样就产生了我国对于人事档案的重视。在早期，人事档案主要的用途就是用作于实现国家对于社会的控制手柄之一。

随着经济的不断推进发展，人事档案管理工作也有了进一步的发展，但是这种发展更多是一种规章制度方面的完善，是一种对于人事档案的强制管理规则，而对于人事档案资料的应用，即如何让人事档案发挥其自身应有价值，推动组织进步等类似方面并不存在显著改进。而对于当前经济形势看，一切都必须以组织的经营状况和经济能力作为衡量，如果还不能够推进人事档案价值的发展和发挥，其必然会进一步加剧人事档案管理工作的僵化，同时对于组织自身的发展也有一定的不利影响。

必须认识到人事档案是围绕组织中参加工作的人所展开的档案记录资料，因此其在当前组织中也必然会以人作为切入点发挥作用，由此可见，人力资源领域必然成为人事档案在当前社会环境下重新发挥作用的重要战场。

就目前人力资源的控制状况看，相对有些凌乱，这种并不够规范的状况一方面来源于我国当前用人机制相对灵活的中小企业，另一方面则是大企业中对于人力资源的僵化和刻板的管理。这两种状态作为当前我国经济社会中主要存在的人力资源管理状况出现，都迫切需要极大的改善。从中小企业角度看，企业需要更为稳定的劳动力，而工人需要更为稳定的工作环境，但是当前中小企业的人力资源管理工作通常局限于考勤和绩效衡量两个方面，相对较频繁的人员流动一方面让企业难以获得有经验的优质员工，同时也让劳动力失去连续学习和进修的机会。从大型企业以及事业单位角度看，长期不变的人员结构，使得人力资源管理陷入僵化，虽然就目前的状况看，人力资源管理仍然能够为组织内部人员提供相应的职业生涯规划以及培训等服务，但是究其根本难以做到以人为本，切实推进人的发展并且进一步实现从人的角度推动整个组织的发展这一整体目标。

2 加强人事档案管理工作，提升人力资源管理水平

通过上文中对于当前企业以及事业单位整体环境中的人事档案管理工作以及人力资源管理工作现状分析，可以看出二者都处于亟待改善提升的状态。但也必须注意到，人事档案一直以来的规范特征，能够在很大程度上弥补当前人力资源管理工作中的某些疏漏。

通过对于目前社会上各类型经济组织人力资源管理以及人事档案管理工作的分析，发现可以从如下几个方面进行着手，深入人事档案管理工作，帮助激发出人事档案自身价值：

2.1 完善人事档案，确立人力资源管理依据地位

目前人事档案的记录范围仍然偏窄，更有很多中小企业采取了托管的方式将员工的人事档案推到其他有托管资质的部门和组织，这种做法虽然从成本上得到了有效地控制，但是从管理效果角度看，极大地危害了人事档案的完整性，对于人力资源管理也没有起到必要的推进作用。如果想要人事档案能够有效发挥其自身价值，首先应当确保其自身完整性，能够忠实反映相关人员的自身状况，唯有如此才能够成为人力资源管理工作展开的重要依据。在实际工作中，可以考虑将更多关于人的状态资料收进人事档案中，可以以附件的形式存在。对于资料的收入工作，不应当仅仅局限于重大人事调整以及奖惩状况的存档，对于更多人员状况，包括培训等资料都应予以必要记录。唯有如此，才能够确保人事档案在将来能够成为人力资源管理工作开展的准确参照。

2.2 构建开放档案平台，确保信息充分利用

目前组织环境中，人事档案基本已经基本实现数字化，但是另一个随之出现的问题在于数字化似乎在当前的组织内部以及组织生存环境中失去了应有的意义。数字化对于人事档案以及其他类似的书面材料而言，应当具有两点基本价值：其一在于对相应材料的妥善保存，在备份方面有着良好表现的数字化信息，相对于纸质的信息材料而言明显更具优势；其二则在于数字化自身的快速传输特征，可以保证信息能够在多个用户之间实现更好的流动，方便更多人阅读。然而目前档案数字化工作虽然已经基本完成，但信息共享的特征并未得到体现，档案信息仍然苑囿于一个相对较小的范围内，无论是从组织内部人才再培养还是从薪酬体系公平化建立的角度看，檔案都未能发挥太多作用。针对于此类问题，应当着眼于构建起开放的档案信息平台，对于档案信息加以分类，并且给予必要的人员以充分的阅读权限，确保人事档案能够发挥其自身价值，为组织人力资源管理工作提供必要支持。

2.3 严格遵守相关政策法规，建立完整安全的人事档案

严格遵守相关政策法规，确保人事档案的管理工作有序展开，确保形成完整的、有章法的人事档案，是人事档案能够最终得以确立的基础，也是人事档案能够进一步发挥其自身价值，为组织人力资源管理做出贡献的有力后盾。但是同时也必须注意，虽然人事档案数字化能够方便共享，但是人事档案毕竟涉及诸多敏感信息，因此在数据共享的权限以及数据自身安全性方面都应当做出更多考虑，确保人事档案信息自身的安全，唯有如此，才有机会进一步提出人事档案的价值发挥和作用贡献。

3 结论

人事档案作为我国自计划经济就开始的一项制度由来已久，虽然其管理工作以及其价值发挥在现今时代处于低靡，但是究其根本，人事档案的价值仍然有待深入挖掘。对于这一方面问题，唯有认真对待，深入思考，不断提出改进建议并且贯彻落实解决方案，才能获取良好效果。

参考文献

[1]郑绍兴.论制约人事档案工作发展的因素与对策.档案学通讯，2005（6）

[2]靳淑明.企业人事档案管理与人力资源开发.中国档案，2003（5）