新时期做好电力企业档案工作的几点认识

摘 要：企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录，是企业有形资产的记录、凭证，是无形资产的承载和组成，是企业合法权益的维护者。提高人员素质，创新服务方式，依法治档和开发档案信息资源，规范工作程序，是建设一流现代化公司档案管理的要求。

关键词：新时期；电力企业；档案管理

电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，它涉及范围广、门类多、信息量大，对生产经营起着至关重要的作用。因此，在电力企业现代化管理水平日趋提高，生产与经营正逐步迈向一个全新的发展阶段，档案管理工作如何适应一流现代化公司管理的要求，如何在公司发展的进程中发挥作用，谈几点自己的认识。

一、新时期电力企业档案工作面临的新形势新任务

（一） “精简、统一、效能”原则，始终贯穿于电力企业机构改革始终，档案工作人员逐年减少，而档案工作量越来越大。随着电力企业进一步深化改革，机构精简，“三集五大”体系的成功导入，从事档案工作的人员越来越少，而工作量却日益增加。从原来只是实体档案的收集整理归档，到现在实体、电子档案的双套制归档、备份；室存档案的数字化以及电力企业信息化建设的快速发展，产生的大量电子文件，都给档案工作者带来了巨大压力。

（二）信息时代的飞速发展和信息技术在电力企业的广泛应用，给电力企业档案工作增添了新的动力，同时也带来了新的挑战。信息化是当今世界发展的大趋势，是推动企业经济变革的重要力量。大力推进信息化，是覆盖电力企业现代化建设全局的战略举措，是建设一流现代化公司的迫切需要和必然选择，档案信息化是新时期电力企业档案工作必须面对和思考的问题。

（三）新的档案行业规章、规范、标准为企业档案管理提供了依据，同时也给传统的电力企业档案工作管理模式提出了新的挑战。国家档案局颁布的《企业档案工作规范》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，适应现代企业制度和产权制度建立的要求，明确了企业在执行《规定》中的职责和义务。那么，怎样贯彻执行《规范》和《规定》；如何利用《规范》和《规定》来指导企业档案工作正常、有序、规范地开展，是电力企业档案工作今后面临的重要工作任务。

（四）企业档案队伍的素质与电力的发展还不相适应。由于历史原因，电力企业档案人员队伍不稳定，整体素质不高，观念陈旧，未能走出“重档案实体管理，轻开发利用”的誤区，意识不到档案管理工作对整个企业发展的重要性。档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要，制约了企业档案信息化的发展进程。

二、如何应对新形势下的电力企业档案管理工作

（一）转变档案管理理念，创新档案工作服务方式。电力企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录，是企业资产的记录和凭证，是企业合法权益的维护者。在保障企业生产、经营和管理持续发展，在企业资产保值增值和延续企业历史等方面具有不可或缺的地位和作用。这就要求我们档案工作者、企业领导及全体员工都应该树立重视档案工作观念、树立依法管理档案的观念、树立档案为企业服务的观念。

档案是一种信息资源，档案的价值不在于档案载体本身，而是载体上记录的信息。不能为保管档案而保管档案，而是为了利用而保管档案。电力企业档案工作人员必须转变服务观念，改进工作方法，才能更好地服务于企业。必须打破传统单纯的“看摊守库”、“坐等上门”的旧观念和旧习惯，要由过去的被动服务变为主动服务、超前服务。新形势下，电力企业档案工作应积极参与到企业生产经营的各个方面，及时了解各级人员对档案信息的需求，围绕企业工作重点、中心来开展，服务大局，与时俱进，开拓创新。要把档案工作的服务体现到三个层面上来，为领导服务，为企业各职能部室服务，为企业员工服务，最大限度满足企业生产、经营和发展的需要。

（二）完善管理制度，规范工作流程是做好档案管理工作的保证。按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合电力企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，将档案工作纳入企业领导工作议事日程，纳入到企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理机制，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，各职能部室和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络体系，通过大家的共同努力，来达到各部门档案管理的协调统一，企业全体员工上下形成合力齐抓共管，共同承担企业档案管理工作的重任。

（三）融合企业信息平台，做好档案信息资源的开发利用。一是充分利用已有的企业信息系统平台，有效地实现档案管理系统与其他业务系统（生产管理系统、营销管理系统、经法管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，全面地传递信息，建立完整系统的档案信息库。使档案不再受时间和空间的限制，通过企业网络满足利用者的需求，最大限度满足生产、经营、管理信息共享。二是根据生产、经营、管理信息来源和管理者需求，进行档案编研、编制检索工具，加快档案数字化建设步伐，提高信息查询速度与准确性。三是积极取得领导的重视和员工的支持，尽可能扩宽信息来源，保障信息的完整性、及时性和供给信息的可利用性。

（四）加强业务培训，提高档案管理人员综合素质。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，电力企业档案管理人员必须不断更新观念，更新知识结构，除了掌握档案专业的基本知识外，还要了解一些电力专业、文秘、目录学等相关学科知识。在档案管理工作中还应具备积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。因此企业首先必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育等方式全面提高档案管理人员的业务能力和知识水平。其次通过招聘懂法律、精通计算机网络知识的复合型人才，合理调整企业档案管理部门的专业结构、年龄结构和个体知识结构，以适应新形势下电力企业档案管理工作的需要，更好地为企业的科学决策、生产经营和快速发展提供及时、全面、准确的服务，

参考文献

[1]李和平，《企业档案工作规范》实施指南。

[2]金科，《加强基础建设 促进企业自律》 中国档案

[3]吴玉姝，《电力企业档案服务创新的思考》 云南电业.

作者简介

李秀芝（1965-），女，河南永城人，新疆巴州电力有限责任公司。