面向工程机械的文档信息管理系统的设计与实现

王延刚，何 斌，宋 伟，孙继超

(1.上海大学上海市机械自动化及机器人重点实验室，上海 200072;2.上海派芬自动控制技术有限公司，上海 201206)

0 引言

随着信息技术的发展，企业信息化成为了时代发展的必然。信息化能够有效地提升企业的管理水平，提升企业内部的信息流转效率，提高工作效率，降低管理成本［1］。上海某高新技术企业正处于高速成长阶段，企业规模不断扩大，业务拓展迅速，原有的管理模式工作效率较低、管理成本高，已不能满足企业的发展需求。针对该企业的具体情况，本文建立了文档信息集成管理平台来帮助其提高信息化水平、强化企业管理。文档管理不仅为企业管理提供所有的产品信息和基础文档，也是其他各个模块能够顺利实现的重要基础。本文重点介绍该信息集成管理平台的文档信息管理系统［2-4］，结合企业的实际需求，利用ASP.NET［6-9］和 SQL Server数据库［10-13］技术，开发基于Web的文档信息管理系统。

1 文档管理的需求分析

1.1 文档管理需求

该企业产品的研发过程中与产品相关的数据包括移动工程机械控制系统的原理设计、结构设计、控制设计及管理产品的相关信息。这些数据以图形文件、文本文件、数据文件、表格文件、多媒体文件等多种形式和多种组织方式存在于计算机中。通过文档管理可以实现安全迅速的操作、控制和存取数据。根据调研结果进行分析，该公司的文档管理系统具有以下几个方面的功能需求:(1)将企业的文档进行分类，按照树形结构进行目录管理;(2)根据目录划分将文件存放在合适的位置，并以附件的形式存储相关文件;(3)对目录和文件进行权限管理，保证文档的安全性;(4)根据选定字段提供检索功能。

1.2 文档管理对象

在企业的日常工作中涉及大量的图文档数据资料，这些产品数据包括:工程机械的工程设计与分析数据、产品模型数据、产品图形数据、产品加工数据等。具体对象如下:

(1)原始档案:包括合同、产品设计任务书、需求分析、可行性论据报告和产品设计说明书等各类文件。

(2)设计文档:包括工程设计与分析数据、产品模型数据、产品图形信息、各类测试报告、验收标准及加工数据等。

(3)生产管理文档:生产中的数据可分为两类，一类是基础数据，这类数据比较稳定;另一类是动态数据，这些数据有一定的时间性，且相对比较独立。

(4)维修服务文档:常用备件清单、维修记录和使用手册等说明文件。

(5)专用文件:产品电气原理图、布线图、印刷电路板图等。

由以上分析可知，该公司文档种类繁杂、数量庞大，为有效、合理地管理文档，在本系统中根据文档的来源的不同进行分类管理，共划分了若干大类和若干小类，并根据此划分建立了树形目录，按照该目录进行管理。

2 系统架构设计

图1 系统架构图

本系统是利用ASP.NET和SQL Server数据库技术开发的基于Web的文档管理系统。如图1所示，本系统是一个四层次架构系统，具有用户层、表示层、服务层和数据层。

用户层:用户通过浏览网页的方式进入到表示层。本地用户通过内部局域网的登录系统，外地用户通过互联网连接网页登录系统。经过登录认证后，可进入系统工作界面，根据其目录权限和文档权限在各个模块中进行自己的工作。

表示层:在表示层中的各项操作在服务层Web服务器的支持下与数据层相关联。

服务层:使用Web服务器架构。

数据层:数据层中有数据库和文件库，数据库存放系统的基本数据信息和所有的文件数据信息，文档库则以物理形式存放文档。通过数据库中文件信息可以映射到文件库中的物理文件，进而保证用户操作的正确性和数据文件的一致性。

3 系统功能设计

根据需求分析，将系统功能划分为文档管理、文档查询、权限管理、系统管理4个主要模块，如图2所示。

图2 系统模块图

(1)文档管理。

文档管理主要实现文档信息的添加功能，并为文档添加相应说明。用户登录进入系统之后，选择进入相应的工作模块，通过产品物料号选择相应的产品进行文档添加操作。用户需要填写该文档的基本相关信息，并将具体文档作为附件上传到系统中去。上传完毕后，文档即具有默认权限。

(2)权限管理。

权限管理主要分为目录权限管理和文档权限管理。权限可以分配到具体的用户，也可以分配到用户组。目录权限决定了用户进入系统后可见的目录结构，对于权限之外的目录不可见。文档权限是指用户对文档进行的操作权限，有上传权限、查看权限、下载权限和删除权限。对权限进行管理时，首先选定相应的目录或者文档，然后将用户或组添加到权限组中，或者从权限组中移除。

(3)文档查询。

文档查询功能支持多字段查询，查询字段有物料号、作者、项目名称、上传时间等。用户进入到查询界面输入一个或几个查询字段，即可查询到相关的所有文件。查询条件越多，查询的精确度越高。查询到结果后，用户可以根据自己的权限进行相关的操作。

(4)系统管理模块。

系统管理模块主要负责维护系统的正常运行。如用户的登录认证、用户信息管理、用户组管理、下载记录管理等。

4 数据库设计

4.1 数据库的需求

根据系统需求，列出以下数据项和数据结构。

(1)项目信息表，存放每个项目的具体信息，包括项目编号、项目名称、项目类别、项目等级、开始日期、完成日期、项目状态、参与部门、项目经理、项目组成员、客户名称和备注。

(2)文档权限信息表，存放文档权限信息，包括文件编号、权限所属组或用户、管理使用权限、下载权限等。

(3)文件信息表，存放文件的基本信息，包括文件名称、文件编号、文件类型、文件创建时间、文件附件信息等。

(4)组基本信息表，存放用户组的基本信息，包括组编号、组名称、组用户编号和组描述等。

(5)用户基本信息表，存放用户基本信息，如用户编号、用户名、登录ID、登录密码、所在组等。

(6)下载记录信息表，记录下载记录的相关信息，包括下载用户、下载时间、下载文件编号等。

4.2 数据库逻辑设计分析

图3 各表主/外键关系图

主键是数据库表格中用来保证数据完整性的值唯一的数据项。在对项目文档进行管理时，必须先建立项目信息表，因项目编号规范并唯一将其设置为该表主键。通过外键设置可以将各个表格关联起来，保证数据的完整性和一致性。各表格的主/外键关系简图如图3所示，图中PK代表主键，FK代表外键。

5 系统实现的关键技术

5.1 系统流程

经过对该公司业务流程的分析和总结，可以归纳出一般文档管理系统主要流程:项目建立流程、文件添加流程、文件查询流程、文件下载流程、文件删除流程、文件权限管理流程。

(1)项目建立。

文档管理平台数据库设计以物料号作为其主键，以产品信息表作为主表，将其他文档表串联为一个项目。所以在对项目文档进行管理的基础上，必须先建立产品信息表(立项)。项目信息通过界面输入建立，并且可以进行修改。项目编号唯一，提交项目信息时系统自动判断项目编号是否存在。

(2)文件上传。

用户登录后，通过目录进入到相应类别的子目录下，选择文件上传操作。然后填写文件的相关信息后，通过附件的方式进行文件上传。系统根据目录的不同将附件保存到服务器的不同位置上，上传成功后跳出成功提示。图4是文件上传操作的流程图。

图4 文件上传的一般流程

(3)文件查询。

文件查询主要针对的是文件下载和预览过程，指通过文件查询搜索到目标文件进行下载或者预览，该过程需要进行查看权限判断。

(4)文件删除。

具有删除权限的用户可以对文件进行删除操作。通过文件搜索或者目录选择找到相应的文件，选择文档进行删除操作，确认删除后则显示操作的完成信息。图5是文件删除操作的一般流程。

图5 文件删除的一般流程

(5)文件下载。

具有下载权限的用户可以进行文件下载，没有权限则不能从系统中下载。用户通过文件搜索或者目录找到相应文件，进行下载操作，经过系统权限判断后，完成该操作。图6是文件下载的一般流程。

图6 文件下载的一般流程

(6)文件权限管理。

文件权限主要有上传、下载、删除。文件的权限管理是指将不同的权限具体地分配到用户和组。文件上传完成后，管理员可以对文件进行权限分配和调整。

5.2 系统目录的实现

本系统利用Visual Studio 2005工具进行开发，开发语言为C#。为进行文档的分类管理，利用VS 2005中的Menu控件实现动态的目录机构。在一个名为Web.sitemap的XML文件中通过代码编写目录结构。代码的主要结构是在＜siteMap＞和＜/siteMap＞之间嵌入＜siteMapNode＞标记来实现页面的层级嵌套。一个＜siteMapNode＞标记代表一个页面，其具体结构是:

在＜siteMapNode＞标记中也可以嵌入代表子页面的标记，这样就实现了目录的层级结构。

5.3 文件的上传与下载

文件的上传下载在系统中是一个重要的模块。文件的上传通过VS 2005中的FileUpload控件来实现。通过FileUpload控件自身的功能属性，首先判断控件中是否已经选择上传文件，若已选择则判断是不是符合规定的格式要求，若符合格式要求则通过语句FileUpload.SaveAs(savePath)完成上传操作。save-Path是定义的文件存储路径。

文件的下载功能通过ASP.NET中Response对象来实现，首先获取保存文件的路径，然后下载文件，具体代码不再赘述。

5.4 系统安全控制

本系统的安全控制是多方面的，一方面通过用户的登录认证可以确保登录用户的合法性，另一方面每个目录都具有单独的访问权限，只有具有权限的用户才能浏览相应目录。同样，每个文件也进行了访问权限控制。对于数据库连接进行了加密处理，并对数据库的访问进行了控制，设置专门的数据库管理员进行日常维护。

6 结束语

本文对企业实际需求进行了详细的调研分析，总结了企业文档管理的对象和类型。在上述分析的基础上对文档管理系统进行了功能规划，提出了系统的主要功能模块，并对系统数据库进行了数据结构和逻辑结构的分析和设计。通过对系统流程分析与设计，提出了一般文档管理系统的主要流程，并对系统实现的关键技术进行了介绍。

在上述工作的基础上，研发了一套基于Web的文档信息管理系统。该系统已在企业中投入使用，实践证明，该系统能够帮助企业对文档信息进行有效的管理与使用。

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