论电子图形文件归档方式及应注意的几个问题

徐爱红

【摘 要】电子图形文件的产生、利用，给传统的档案收集、整理、提供利用方式提出了新的技术要求。本文试从电子图形文件在归档方式、归档要求和管理方面，论述个人的观点。

【关键词】电子图形文件；档案管理

当今世界计算机技术的迅猛发展，使数字化信息全面渗透到人们生产、生活的方方面面，由此而产生的可在日后随时重复利用的大量电子文件。这些电子文件成为社会发展和企业增效的宝贵资源。由于设计单位电子文件多以电子图形文件为主（电子图形文件是指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图像文件），目前我院设计人员已100%采用计算机绘图，因此，如何做好电子图形文件的管理，才能更好地为本单位生产服务，已成为计算机信息时代向档案人员提出的新要求。下面本人就设计院关于电子图形文件的归档和提供利用问题，提出几点看法：

一 、电子图形文件的归档方式

电子图形文件的归档步骤可分两步：实时的逻辑归档和定期完成的物理归档。

电子图形文件的归档方式可分三种：手工归档、自动归档和涉密移动存储介质归档。

1、手工归档：是指将经过归档处理的电子图形文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程，也称物理归档。是一种静态的图档管理方式。

目前我院就是采用手工归档方法，要求设计人员在归档底图的同时归档电子图形文件。但在具体实践中，发现有些设计部门设计图纸的出版与底图的归档时间间隔太长，如果管理不善，电子图形文件极易丢失，或未保留最后版本，从而造成电子图形文件归档困难，或与纸质图有差异的现象。

对于这种状况可通过修改工作流程达到及时归档。如某设计单位工作流程为：设计->出版->归档，如改为：设计->归档->出版，即可强制电子图形文件的及时归档。但另一方面，如果将归档放在出版前，有可能使设计->出版->交付甲方图纸的时间拉长，这就要求档案人员与生产管理部门、专业技术人员密切配合，尽量缩短由于增加环节所需的时间。

2、自动归档：是指采用设计流程软件，动态自动归档。

通过给软件制定设计流程，不但可自动将图纸归档，而且可以将设计过程的所有资料完整保存，甚至对设计进度，设计周期、设计质量进行控制，对人力资源进行合理的调配，对设计项目进行优化管理。由于要采用计算机管理，协同工作的方式，对设计部门规范化、标准化、人员素质要求高。尤其对设计部门的领导，必须改变以往的工作方式。对于软件而言，要将设计人员的工作集成在网络环境下运行，其畅通与否是关键。上述系统，由于其难度，资金投入较大，目前在国内还很少有大规模实施的成功范例。

3、用涉密移动储存介质归档：是指设计人员通过携带涉密移动储存介质，到档案部门将涉及国家秘密测绘成果资料的衍生品（如枢纽布置图等）进行归档。

水电设计单位在开展水电站可行性研究，供水规划，水库安全鉴定、应急加固、水库扩建，农业综合开发土地治理、电力线测量等工作时，常需要使用涉密测绘成果资料（航测图）绘制电子图形文件，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《关于国家秘密载体保密管理规定》、以及《广东省涉及国家秘密的计算机保密管理暂行规定》中不得在非涉密计算机及非涉密移动存储介质上处理、存储涉密国家秘密信息（如地理信息数据）的规定，为了避免涉密事件的发生，当技术人员需要利用涉密测绘成果资料绘制电子图时，必须在单位配置的涉密计算机上进行，由此设计的成果，属于涉密测绘成果衍生品，其保密要求与其所利用的涉密测绘成果资料一致，在归档时，应通过个人携带单位/部门配置的涉密移动储存介质到档案部门归档，严禁在非涉密计算机上传递涉密地理信息。

二、电子图形文件的归档要求

应根据《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》建立电子文件归档制度，从而保证电子文件的产生和处理过程符合标准要求。否则，当我们打开CAD电子文件时，有时就会出现找不到字型文件，图中的字体变成问号，或找不到型文件、参考文件、图像文件（即光栅图），造成图形元素丢失。这是因为在电子文件归档时，没有将该文件产生及运行过程的元数据，即关于数据的数据，以及它们的上下关系和结构一起归档而造成的。因此在归档时，档案人员应要求文件形成部门或信息管理部门，需定期把经过鉴定、符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上（以AutoCAD 软件绘制的图纸为例）：

1、对归档的电子图形文件应注明采用何种字型文件，字型文件的字节数（由于常常有人将字型文件改名，造成文件名不同而内容相同，因此这一点很重要），并将字型文件同时归档。在这方面单位的CAD管理人员应制定CAD制图规定，通过规范字型的使用，减少电子文件归档时的困难。

2、对归档的电子图形文件如采用了形符号，也应将形符号作为附件归档。许多CAD图都是采用软件绘制的，而这些软件往往带了软件编制的形符号，其文件扩展名为shx，与字型文件不同其字节数较小。

应注意的是，如果先前已归档了电子图形文件附带的字型和形符号文件，与日后归档的字型和形符号文件相同，则只需在归档清单上注明，而不需要再同时归档字型文件和形符号文件。

3、对于采用了参考图方式或采用光栅矢量图混合编辑方式绘制的电子图形文件，归档时要同时归档参考图或光栅矢量图（该文件的扩展名一般为tif 、jpg、bmp），否则，打开图纸时会丢失该部分内容。

三、电子图形文件的管理

电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。档案部门应指定专人负责电子文件的接收、检查、整理，要按照要求对电子文件档案定期进行有效性、安全性检查，如发现硬盘损坏或出现问题，应及时修复和拷贝。如软、硬平台发生改变则应及时转换。电子档案保存，必须有符合存贮介质的环境，温度湿度等控制条件。做好电子文件的备份：除本机存储外，还要采用移动硬盘及网络硬盘备份。档案工作人员及有关人员应遵守有关科技保密规定，确保电子档案安全。

电子图形文件最大的优势在于可编辑、修改甚至直接地反复套用。具体在水利水电行业，电子图形文件的作用一般可分为参考型和套用型两种：土石方开挖图、枢纽布置图等与当地地势地形紧密结合的图一般只具有参考价值，属参考型；而一些地形测量图、水系图、典型零部件制造图、水工建筑独立构件图等则有很高的重复利用价值，属直接套用型。在归档时，档案人员可要求设计人员对其电子图形文件可重复套用进行注明（或由档案人员根据以往读者利用档案的经验来判断），然后对于这些图纸除按工程类归档外，也同时在电子档案内按产品类别将其归入典型设计类，从而更方便设计人员有效地利用已有的设计成果。

为保护知识产权，档案部门在电子图形文件提供利用方面，应根据制度规定，向软件开发人提出设置不同使用权限的需求。

参考文献：

[1]电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）

[2]《机电兵船档案》2007年第5期，朱清洁“浅析CAD图形电子文件归档方法”

[3]《广东省涉及国家秘密的计算机保密管理暂行规定》