浅谈六西格玛在档案管理中的应用

郑诗建

（中航工业北京航空材料研究院，北京 100095）

近几年来，一股六西格玛管理的风暴正席卷全球，六西格玛这种新的管理方法在世界许多优秀组织内开始流行，并使这些组织取得了辉煌的成就。20世纪80年代摩托罗拉公司创建了六西格玛管理的概念和相应的管理体系，并全力应用到公司的各个方面。六西格玛管理在美国通用（GE）公司更是得到发扬光大。同样，六西格玛管理在联信、ABB、东芝、三星等组织中也获得巨大成功，甚至一些服务领域的组织，如花旗银行、迪斯尼、希尔顿酒店等通过引入六西格玛管理，给顾客和股东带来极大的收益。

六西格玛管理方法已进化为一种基于统计技术的过程和产品质量改进方法，进化为组织追求精细管理的理念。六西格玛管理的基本内涵是提高顾客满意度和降低组织的资源成本，强调从组织整个经营的角度出发，而不只是强调单一产品、服务或过程的质量，强调组织要站在顾客的立场上考虑质量问题，采用科学的方法，在经营的所有领域追求“无缺陷”的质量，以大大减少组织经营全领域的成本，提高组织的竞争力。组织实施它的目的是消除无附加值活动，缩短生产周期，增强顾客满意，从而增加利润。档案管理同样需要消除无附加值活动，缩短生产周期，增强顾客满意。从这点来说六西格玛与档案管理走到了交汇点上。

1 档案管理工作的问题描述

档案管理有它自身的规律和特定流程，档案管理工作主要包括收集、整理、保管、检索、提供利用、编研、鉴定和统计登记8项内容。具体流程如图1。

从系统论的角度看，这8项内容构成了一个特定的工作管理系统。这一系统在社会生活的大系统中运作并发挥其特定作用。在这8项工作中，除“鉴定”和“统计登记”之外的6项工作基本构成了一个流程性的工作过程。

图1 档案管理工作内容流程图

在档案管理流程中，真正起核心作用的是收集、整理和利用3个环节。档案的收集工作是档案管理的实际起点，其基本任务是将应收藏的档案资料等集中到档案机构中来。其意义与价值在于决定馆（室）藏的状况与水平，决定档案机构的“身价”。由此可见，档案收集工作对一个档案馆的重要性。然而，正是一项对档案管理起着重要作用的工作，却因为一些原因而受到影响。为了解决档案收集难的问题，我们借助先进的管理方法进行管理。

2 档案管理与六西格玛管理的融合

经过近几年六西格玛管理的推进，已经形成了六西格玛管理的文化理念，养成了用数据说话的习惯，为六西格玛在管理方面的应用打下了良好的基础。

要想用六西格玛管理方法来改善档案管理工作，首先要定义在档案管理工作中需要改善的问题，要把档案管理的每个流程准确描述出来，以便于分析改进。通过流程图分析，可使项目改善获得所需的过程信息，从而最终发现潜在的问题。在定义问题时，由于档案管理的特点，要先定性、后定量，既要有定性的指导，也要有定量的依据。为六西格玛流程的进一步改进分析提供条件和基础。

档案管理的核心内容体现在档案收集、整理和利用，通过分析流程中影响收集效率的因素，改善工作流程，以实现档案收集的及时性。如：通过流程分析与改进可以缩短档案审批时间，提高档案审批处理速度，提高效率，以达到档案收集及时的目的，进一步提高顾客满意度。

2.1 针对科研课题归档延迟现象，开展了《提高科研课题按时归档率》的六西格玛项目研究。根据科研课题归档现状，首先定义了存在的问题，未按时归档的课题达90%以上，是科研任务按时完成的瓶颈之一，影响科研成果的推广和资料收集；第2步对项目进行了量化，收集了大量用于分析的数据，因为六西格玛是注重用数据说话，没有量化就无法考核；第3步利用六西格玛的相关工具和方法对数据进行分析，找出导致问题的一些关键因素；本项目通过鱼刺图分析找出影响科研课题归档文件审批时间的因素（如图2）。第4步对导致问题的流程和关键因素进行改进，使流程优化关键因素得到解决。工作效率得到提高，科研课题归档滞后现象得到改善，改善效果见图3。最后，通过制定措施或形成文件，固化流程，使问题得到控制并持续保持项目成果。

图2 影响科研课题归档文件审批时间的因素分析鱼刺图

图3 改善前后科研课题归档资料审批时间对比图

2.2 针对电子公文办理时间过长现象开展了《缩短电子公文承办周期》的六西格玛项目研究，根据对电子公文办理现状，首先定义了存在的问题，统计已终止流程的电子公文中承办周期超过4个工作日（96小时）的占63%，文件要求得不到及时办理，存在错失重大机遇、造成经济损失的可能。通过利用六西格玛管理方法，本项目通过鱼刺图分析找出影响电子公文承办周期的因素（如图4）。对导致问题的流程和关键因素进行改进，使流程优化关键因素得到解决。工作效率得到提高，电子公文中承办周期过长现象得到改善（见图5），公文归档及时。最后，通过制定措施或形成文件，固化流程，使问题得到控制并持续保持项目成果。

图2和图4利用鱼刺图分析影响科研课题归档文件审批时间的因素和电子公文承办周期的因素，通过六西格玛的其它工具找出各因素对问题的贡献率，找出几个关键的影响因素，并针对关键的因素制定整改策略。从图3和图5可以看出改善前后科研课题归档资料的审批时间和电子公文承办周期有明显改进，缩短了审批时间，而且审批时间相对较固定。

图4 影响电子公文承办周期的因素分析鱼刺图

图5 改善前后电子公文承办时间对比图

3 结论

通过研究分析，我们认为随着档案管理的进一步深化，对档案的前端管理要求更高，采用六西格玛管理对档案前端实施控制，可改变被动接收为主动收集的方式，可确保档案的完整性和系统性；将六西格玛管理理念融入到档案管理中会推动档案管理工作的发展，促进档案管理的创新，可以提高档案管理的可量化性，拓展了档案管理的考核方式。推进六西格玛管理方法在档案管理中的应用应根据实际情况有序进行, 加强档案管理信息化工作，逐步完善档案管理流程，减少不必要的动作和步骤，节省了办公成本；六西格玛是基于事实和数据驱动的管理方法，要想得到很好的应用，应加强档案管理工作的量化和相关数据的收集，为六西格玛管理方法在档案管理实施创造条件。档案管理应在创新中求发展, 变被动式提供利用为主动服务，从而提高档案管理的地位。