数字出版信息资源在出版管理中的开发利用*

◎ 罗紫初 王卓英

（罗紫初，武汉大学信息管理学院出版科学系教授；王卓英，武汉大学信息管理学院出版科学系2012级博士生）

“管理就是做决策”，这是当代管理科学最具代表性的作者——1978年诺贝尔经济学奖得主赫伯特·西蒙（Herbert Simon）博士的名言。随着信息技术的飞速发展和市场竞争加剧，管理者必须在更短的时间内获取大量有效的信息资源作出科学的决策以响应市场变化。在知识经济时代，信息资源已经成为比物质资源更重要的战略资源。出版企业作为知识型企业，数字出版信息资源贯穿于企业运营始终，从出版企业的组织管理、质量管理、人力资源管理到客户关系管理，都离不开数字出版信息资源的支持。本文将探讨如何在出版企业管理中开发利用数字出版信息资源。

一、利用数字出版信息资源建立扁平化、学习型组织

1.以数字出版信息资源为支撑，促使出版企业结构扁平化

传播理论认为，“每一次接力传话，都使噪音加倍，内容减半”。出版业传统的组织结构是建立在专业化分工基础上的“金字塔形”组织结构，这种组织结构具有无人对全过程负责、机构臃肿、缺乏灵活性以及销售成本高、忽略读者满意度等缺点。在读者需求个性化，图书更新日益加快，技术、信息瞬息万变，市场竞争激烈的今天，传统的出版企业组织形式已无法适应信息化发展的需要。

现代信息技术的发展改变了原有组织和管理体系的信息基础，呼唤全新的出版企业组织结构出现，彻底改变以大量中层管理人员为特色的“金字塔形”的组织结构，使其成为扁平化的、缺少层级观念的、灵活多样的、能快速响应市场的新型组织结构。组织扁平化的基本条件是良好的计算机网络和信息化工作基础。出版企业面对读者个性化需求和不断变化的市场，其组织结构必须具有高度的柔性和快速反应能力，必须充分依靠企业信息资源，找出业务流程脱节、阻塞的地方，再进行业务流程的整合优化，使企业的管理向简单化、扁平化方向发展，在出版企业的决策者与下属部门及各部门之间搭建互动型、开放型的组织平台，使信息在组织中得以流畅传递并得到高度共享，最终形成将信息、知识、技术、资金、原材料市场和管理等资源联合起来的虚拟出版企业。

2.以数字出版信息资源为源泉，建立学习型组织

对组织的管理理论包括学习型组织理论和核心竞争力理论。其中，学习型组织理论以及此后的企业再造理论是管理理论的最新发展。美国排名前25位的企业中有80%的企业正在运用学习型组织理论管理企业。在彼得·圣吉的《第五项修炼》一书中，学习型组织是这样一种组织：“在其中，大家得以不断突破自己的能力上限，创造真心向往的结果，培养全新、前瞻而开阔的思考范式，全力实现共同的抱负，以及不断一起学习如何共同学习”。由此可见，学习型组织应是一个自由的、开放的信息资源交流系统，它的中心任务是信息的收集、整理、生产、传播和应用等。它能创造有用的知识，能使员工接触到战略信息，有利于企业外部环境的扫描，有利于信息资源在组织内的传播并促进员工相互支持。现代信息技术加快了信息资源的流动与传播，提高了学习的效用；而网络技术的发展，使得信息的交流和共同决策成为可能。

出版企业是知识型企业，更需要建设学习型组织，在企业内部建立一个开放的信息资源协同系统，把所有的学习活动的结果以经验数据库或信息平台的方式发布在网络上，这将有效地促进出版信息资源的传递、交流和分享。各种数字出版信息资源数据库和平台的建立有利于出版企业员工对出版信息资源的获取，从而避免策划选题的重复和出版物流通的迟滞。

二、利用数字出版信息资源实现全面质量管理

出版社的产品由多个独立而又紧密相连的环节来完成，任何一个环节出现问题，产品的生产和实现就会受影响。正因如此，西方出版社在事务管理方面又有自己的特色，即对每一件产品进行严格而又有弹性的跟踪安排。对于出版企业来说，图书质量就是出版社的生命线。图书的质量是出版过程中的各个环节的质量综合，每一个环节的质量都是图书整体质量的组成部分，所以图书质量的管理绝不应仅仅停留在错别字、装帧、印刷质量层面，应将结果管理细化为过程管理，施行全面质量管理。出版企业的全面质量管理是以数据信息资源为基础的管理活动。

1.以数据保证质量管理工作的科学性

质量可以表示为一定的数量界限，只有掌握准确信息，才能了解质量变动情况，采取有效措施解决质量问题。在图书质量保证体系中，不论是运用PDCA循环程序，还是其他统计质量管理工具，都需要对图书产品形成的每一个环节(包括选题、组稿、编辑加工、校对、装帧设计、印制、检查、流通、服务)的信息进行分析，统计不合格品率、读者满意度等，找出存在的问题，制定技术、组织措施方案，提出改进计划，确保每一个环节的质量。以数据为准，提高了质量管理工作的科学性和准确性。

2.收集信息，建立出版物质量控制机制

图书质量的监管离不开社会力量的参与。来自传媒和知识界的述评、推介、读后感，读者来信对图书质量问题的批评、质疑等等，都是出版社图书质量管理可资利用的重要信息源。出版企业应建立收集对本企业出版物质量意见的控制机制，诸如向有关宣传媒介赠送样书，邀请他们开展评论；主动约请有关专家学者评论出版物；积极收集各种社会团体评选优秀出版物或在书市、展销等活动中反映出来的质量信息；到书店或有代表性的读者单位开座谈会或对某些读者进行问卷调查等等。对出版物质量的各种反馈信息要责成专门人员建立起收集、分析、传送和处理的保管控制机制。

三、利用数字出版信息资源提高财务管理效率

出版社的财务部门是一个信息流、资金流与物流流通交汇的枢纽部门。财务管理涉及原材料的购进、稿费的支付、每一版次图书成本的考核、销售码洋、折扣等等。出版企业财务状况的好坏直接关系到全体员工的切身利益，以及出版社的生存和战略发展。长久以来，出版企业财务管理都只能被称为“记账式”管理、事后监控式管理，呈现出数据离散、脱节、滞后，甚至各部门报表数据不统一等弊端。随着业务的发展和竞争的加剧，财务管理如何实现与经营业务系统的对接，已经成为当前出版企业管理工作中的紧迫任务。

出版企业通过“准确、有效、实时”的财务管理信息系统，能够对整个企业的业务流程进行规范化管理，使经营管理的各项信息资源形成“信息流”，汇入企业财务数据库，实现财务信息共享，各部门通过数据库获取各自所需数据，从而按既定流程规则运作。同时，信息数据库中汇集了各部门的业务流程、成本费用、资金流向、库存、利润等信息，可以确保对企业运行各环节、各部门实时监控，从而确保企业按照既定的目标运行。发行和财务人员要时刻关注来自出版物市场的动态信息，有效地选择和利用市场信息资源，及时了解销售状况，加快信息传播和反馈的速度。财务部门要及时向社领导反映内外信息，减少决策风险和机会成本。

相对于传统出版企业，集团化趋势给出版企业财务管理提出了更高的要求。出版集团拥有多家成员单位，由于各下属单位之间业务往来频繁，内部交易量大，加上有些出版集团地域比较分散、入账不及时等问题，使得信息向上汇总的过程占用了大量时间，极大地影响了合并报表的编制，使财务信息对经营管理的支持作用大打折扣。所以在出版集团财务管理上，更要注重财务数字信息资源的分析利用。海外传媒集团的财务报表制度可供我们参考：通过财务核算和数据库技术，快速做出精确的财务报表，按照不同周期，财务报表分成周报、月报、季报和年报，这些财务报表是新闻集团、《纽约时报》、《华盛顿邮报》等传媒巨头旗下报纸财务管理的主要手段和基础。世界上多家大型传媒集团都把每周的损益表包装成蓝色封面，因而其周报又常称为“蓝皮书”。一般来说，“蓝皮书”的主要内容包括本周经营预测、下周经营预测、本月经营报告、全年经营预测、全年经营报告等经营信息。新闻集团总裁默多克就有定时阅读集团各分部财务报表的习惯，他将它们视作最诚实的“晴雨表”。因此，出版集团应保证成员单位或子公司的运营信息能够及时准确地传递到集团总部。这些信息包括市场销售、回款情况、重大合同执行情况等市场信息，资产负债表、损益表、现金流量表等财务报告信息。集团总部或母公司对成员单位或子公司的信息沟通，可以采用定期述职制度、财务管理网络化等途径来实现。

四、利用数字出版信息资源完善人力资源管理机制

一个出版社能否正常运转，能否不断经营而产生巨大的推动力，取决于人的价值与其潜能是否能得到最有效的发挥。西方出版社在人员管理方面有两个特点：一是严格筛选；二是有效组织和发挥人员最大生产力。相对应地，出版企业的人力资源管理有两个核心机制：人力资源的开发机制和人力资源的激励机制。在出版社人力资源开发环节和员工激励过程中，都要以信息资源共享为基础。美国南加州大学有效组织研究中心的Edward Lawler及其助手研究了《财富》排名前1000位的企业，得出了最佳人力资源管理模式的四项基本原则：信息共享、知识开发、绩效与薪酬挂钩和平等的工作环境。这四项原则同样适用于出版企业，尤其是对于转制后的出版企业来说，信息共享是人力资源管理的基本原则。

首先，在出版企业的人力资源开发环节，出版企业通过收集和分析出版社现有岗位的职责、工作特征、环境和任职要求等方面的信息对任职者资格做出明确规定，而后根据出版社的经营战略目标、职务要求、出版社现有人员的数量和质量情况、员工的培训和教育情况等预测在未来较长一段时间内对员工种类、数量、质量的需求，据此编制人力资源供给计划，通过内部培养和外部招聘的方式来进行人力资源供给，以满足出版社人力资源需要，确保发展战略的顺利实施。在人力资源的开发过程中，还要根据信息反馈，不断调整用人策略。

其次，出版社是知识型企业，知识型员工本身就是出版信息资源的组成部分，是能为企业创造竞争优势的来源，因此，如何根据企业的发展战略，确定人力资源管理规划，并通过一系列流程，促使知识型员工将其拥有的知识、智慧、能力、技术、经验等转化为企业富有竞争力的资源，完善企业人力资源的激励机制，就成了企业人力资源的管理重心。出版社为帮助员工提高与工作有关的综合能力，要对员工进行技能知识培训，让员工多渠道了解国外的出版信息和行业外的信息，对出版的发展态势进行把握；要让从业人员更多地了解社会，更好地研究社会问题，提高选题策划、营销及编辑加工、出版印务等各方面的专业能力和水平。如外语教学与研究出版社就非常注重员工的教育培训，每年选派优秀的编辑在职攻读学位和出国进修，提高编辑的外语水平和业务能力。《瑞丽》杂志社每年邀请国内外知名企业专家对编辑、广告、发行人员进行系统培训，接受先进的国际化业务技能和管理模式等信息。

除此之外，为了满足员工职业生涯发展的个人需要，也为了实现个人与组织的协调发展，出版社应建立员工职业生涯管理体系，系统分析员工业务能力，识别对企业知识增值贡献具有潜力的员工，合理安排工作任务，使员工个体能力与工作相匹配，同时通过企业内部管理信息平台，向员工提供公正、完整的信息，使个人目标与组织目标实现整合。对员工来说，员工只有得到及时的业务、计划和组织战略方面的信息，才能迅速地对处于萌芽状态的问题和机会做出反应，并就如何改善业务、更好地进行合作提出合理化建议。

五、利用数字出版信息资源培育良好的客户关系

良好的客户关系能为企业赢得强大的竞争优势，并能促进企业的技术创新与业务发展。为此，企业需从战略高度对客户关系进行管理，构建与培育客户关系管理的支撑能力，开拓和维持与客户的互动关系，使目标客户忠诚于企业，从而赢得竞争优势和长期利润。客户关系管理（CRM:Customer Relationship Management）的核心内容是利用信息技术对客户资源进行集中式管理。把经过分析和处理的客户信息与有关客户的各种业务领域进行无缝结合，让市场营销、产品销售、客户服务和技术支持等各部门能共享客户资源，使企业可以根据客户的喜好和需求提供有针对性的服务，提高客户满意度和忠诚度，从而吸引和保留更多的客户，最终提升企业利润。

在出版企业中，客户信息是重要的出版信息资源，将客户关系管理模式导入出版企业管理系统同样具有适应性。在传统的出版模式下，出版产品针对不同用户的同一请求产生的结果是一样的，毫无个性可言，出版信息资源是被动地为用户服务的。而网络环境下，出版企业与用户之间不再是单纯的、单向的服务关系，双方是互利的、相互依存的关系。在这个数字化环境中，任何一个用户都能够通过主动定制获得自己需要的个性化数字出版产品，而不再是信息的被动接受者，用户与出版企业之间的关系也是个性化交互的，彼此结合得更加紧密。客户关系管理解决了市场营销与终端读者之间的矛盾。首先，建立基本的客户信息数据库。客户信息数据库包括最基本的客户信息，如最近购买情况、购买频率、消费金额、人口统计资料和生活方式以及对出版物的评价等信息。利用客户关系管理系统中的数据分析功能，对存储在数据库中的企业与客户交流信息进行分析，正确分析出客户的需求，尽最大努力满足客户的个性化需要，高效地提供客户服务，达到提升客户满意度的目标；其次，建立与客户信息共享和交流的平台。这样才能使客户成为合作伙伴，充分挖掘客户的有效资源，也只有如此，出版企业才能通过反馈信息不断调整选题、经营策略，以实现企业和客户的利益最大化。

相比较西方发达国家重视信息管理和信息素养的培养来说，中国的出版企业对于信息管理的思想认识和信息素养的培养相对较为落后。但是随着国家提出用数字武装出版行业，大力发展出版行业的数字化等战略思想，中国的出版企业必将认识到数字化、信息化对本企业生产、管理的重要性，加强数字出版信息资源在出版企业管理中的开发利用。

注释：

① 林志扬，林泉.企业组织结构扁平化变革策略探析[J].经济管理，2008(2)：5.

② 彼得·圣吉.第五项修炼：学习型组织的艺术与实践[M].张成林译.北京：中信出版社，2009：21.

③ 张志安,王建荣.海外传媒集团的财务管理.[EB/OL].[2003-07-03].http://news.xinhuanet.com/newmedia/2003-07/03/content_952759.htm

④ 刘善仕，刘辉健，翁赛珠.西方最佳人力资源管理模式研究[J].外国经济与管理，2005（3）：38.

⑤ 广义的出版信息资源不仅包括出版信息内容本身，而且包括与出版信息相关的技术设施、技术软件、机构、网络、人员、资金等。吴亮芳,罗紫初.论出版信息资源的概念、类型及特点[J].出版科学，2012(2)：46.