在服务专业建设中推进档案工作标准化

宋辉宇

【摘 要】高校档案工作是一项基础性工作，肩负着记录和承载高校建设与发展的历史使命，随着教育事业改革发展，档案呈现出数量剧增、内容丰富、形式多样的特点。档案工作在稳定中求发展，在发展中求创新，对于展示辉煌成就、继承优良传统、强化办学特色、实现可持续发展具有重要意义。目前高校档案工作存在着未能按照教育管理规律主动收集有保存和利用价值的档案材料导致大量原始资料流失；存在部门私有和自行其是的现象，削弱了档案管理，降低了档案资源的利用率，制约了档案工作开展；档案管理制度确定的归档范围具有概括性，可操作性不强，日常工作欠缺针对性、统一性、系统性等问题。档案工作标准化是档案实现现代化管理的前提和保证。笔者结合工作实际就高校档案工作如何围绕在服务专业建设的过程中推行高校档案工作标准化的意义、作用和办法展开深入探讨。

【关键词】专业建设；档案工作；标准化

高校档案工作作为一项基础性工作，肩负着记录和承载高校建设与发展的历史使命，档案工作在稳定中求发展，在发展中求创新，对于高校继承优良传统、进行改革创新、强化办学特色、展示辉煌成就、实现可持续发展具有重大意义。自2008年《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）实施以来，我省高校档案工作进一步规范，档案管理和保障进一步增强，取得了令人欣慰的成绩。但是随着高等教育的改革发展，高校档案呈现出数量剧增，内容丰富，形式多样的特点，作为高校的一名档案工作者，一名任课教师，笔者在工作中深刻感受到因多种主客观因素的相互作用，高校档案工作中面临着不少的困惑和问题。档案工作标准化是档案实现现代化管理的前提和保证。本文立足于服务师生，服务社会，展现校本文化特色，就档案工作如何围绕着服务专业建设推行高校档案工作标准化展开深入探讨。

一、服务专业建设是高校档案工作的发展导向

高校档案工作既是档案事业的组成部分，又是教育事业的组成部分，既有档案工作的共性，又有教育领域的特性。档案工作人员必须深刻认识和准确把握共性与个性，并实现两者的有机统一，才能充分发挥高校档案工作的作用。

高校肩负着教书育人和人才培养的责任，具有人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新四大功能，其中，人才培养是核心。高等教育的培养目标是高级专门人才，专业建设是人才培养的基本单元，涵盖了培养目标、培养模式、课程设置、师资队伍、教风学风、教学模式、教学方法、教学手段、实习实训、质量监控、考核评价、素质拓展、就业指导、科学研究等诸多内容。专业建设水平决定着人才培养质量，关系到高校的生存和发展。

高校档案工作要落实科学发展观，发挥教育、管理和服务作用，实现以人为本、资政惠民、建设和谐校园的目标，其根本就是要坚持“服务人才培养”和“服务师生需求”的宗旨。高校档案工作要向纵深发展就必须遵循教育管理规律，紧紧围绕专业建设开展，并与专业建设同步实施，这样才能使档案工作不仅具有一般性的档案管理和利用作用，而且成为高校人才培养工作的有力支撑，才能使档案材料更加丰富、价值更加重大。因此，服务专业建设是高校档案工作的发展导向。

二、实施标准化管理是高校档案工作科学发展的重要保证

（一）当前高校档案工作中存在的一些亟待解决的问题。

1.主要按照档案工作的一般规律开展，没有主动遵循教育管理规律。在档案工作实践中，一般是按照党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等类别，以内部机构为归档单位完成立卷组卷工作。在校院（系）分级管理的体制下，院（系）有专门档案室，院（系）移交学校档案馆（或综合档案室）的重要档案材料一般是由职能部门来鉴别和归档的。在实际运行中，由于档案工作人员的档案意识不强，只是机械地按照日常工作要求完成现成的档案材料的收集任务，未能主动遵循教育管理规律，鉴别和挖掘重要的档案材料，导致一些重要档案材料流失。而且，收集的档案材料多为一些综合性、管理性、过程性的档案材料，而大量一线的、原始的、具体的、日趋丰富的、能够生动反映客观事实的档案材料没有得到重视和收集，导致档案材料的整体利用价值大打折扣，档案材料缺少印证、真实性不足。

2.管理体制具有行政性、被动性，未能调动教职工的积极性。由于档案观念不强、职责不明确、考核标准不具体和责任难以追究等原因，档案工作中存在“各自为政、部门私有和分而治之”现象，降低了信息资源的利用率，制约了档案工作开展。一般来说，各职能部门和基层单位由负责档案工作的人员组织归档工作，由于没有明确各工作团队和岗位的归档责任，只能临时应付归档任务，被动性表现较为突出。而且，各单位具体负责档案工作的人员由于不能全面了解各项工作中形成了哪些具体档案材料，难以督促各工作团队和岗位全面完成归档任务，致使未能从源头上形成档案材料基础。同时，当前各高校非常注重内涵的建设和发展，在日常工作和专项建设中形成了大量的内容丰富的、形式多样的、有利用价值的档案材料，由于教职工缺乏档案观念和主动归档意识，存在不及时归档、不规范归档和该归档不归档的现象，有些人甚至认为个人在工作中形成的档案材料是自己的工作成果，应当归自己所有，不愿交出存档，导致大量有价值的档案材料流失。

3.管理制度宽泛、模糊、可操作性不强，档案工作在复杂多变的现实中未能真正实现协调统一。高校一般都按照《高等学校档案管理办法》制定了各自的档案管理制度，规定了管理体制、工作人员、工作制度、条件保障等内容，并按照归档范围确定了档案收集和归档目录，从而推进了档案工作规范化。从实践来看，档案工作效果并不尽如人意，日常的收集、归档、分类、编目、保管等工作缺乏系统性和统一性，难以全面反映工作实际；存在整理档案时先后顺序不一致、案卷标题不明确、材料规格不规范等现象，影响了档案质量。其中的重要原因是：档案管理制度所固有的概括性，在复杂多变的现实面前仍显得宽泛、模糊、可操作性不强，未能真正实现档案工作协调统一开展。

（二）标准化能够实现更高水平的规范化，有利于全面提升档案工作效率。

标准化是科学管理理论提出的管理方法，有利于明确工作目标、提高工作效率。档案工作标准是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，它是档案工作中单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案工作标准是对档案工作具体环节、具体行为、具体规格、具体责任的规范。档案标准化是档案实现现代化管理的前提和保证。档案工作标准化包括标准规范建设、基础设施建设、应用系统建设、档案信息资源建设和人才队伍建设，其中，标准规范建设是基础，主要包括管理性标准规范建设、业务性标准规范建设和技术性标准规范建设。

标准化具有协调、简化、统一的作用。建立档案工作标准能够变复杂为简单，变杂乱为统一，变无序为有序。一套行之有效的档案工作标准能够促进档案工作科学管理和有序控制，进一步规范档案业务工作，约束档案管理行为，提高档案工作效率，引导档案工作健康有序开展。同时，建立档案工作标准能够使档案工作与人才培养工作详细对接、紧密对接；能够使教职工明确归档责任、档案工作目标和工作要求，增强档案意识，变被动为主动，避免理解不一、五花八门；能够为档案工作信息化打下基础，为查询、借阅和利用档案提供便利条件。

三、在服务专业建设中推进档案工作标准化

（一）加强组织领导，明确工作责任。

档案工作标准化是一个系统工程，需要制定详细的、统一的、符合实际的、满足自身需要的多项档案工作标准并形成体系。推行档案工作标准化是推动高校档案工作科学发展的重要举措和保证，对于高校档案工作科学发展具有重要意义，对于提升高校管理水平、推进信息化建设具有积极促进作用，因此，必须高度重视档案工作标准化建设并切实加强组织领导。成立学校组织领导机构和监察机构，各部门和基层单位成立工作机构，学校给予经费保障。制定实施方案，建立督导、调度、审批机制。特别是要明确分管档案工作的负责人、档案管理员、标准化员、专业带头人、课程负责人及每位教职工的档案工作职责，变“自上而下”的被动归档为“自下而上”的主动归档。档案工作标准就是档案工作中的“法”，标准的执行必须由学校的权威来保障，不执行或者执行不力应当严肃追究相应工作人员的责任，这样才能使标准得到有效落实。

（二）以专业为单位制定档案工作标准。

1.档案工作标准化要在专业建设中同步实施，以标准化促进专业建设。近年来随着高职教育改革的深入，各高职校非常重视内涵建设与发展，围绕提高人才培养质量开展诸多工作，形成内容丰富、载体多样的资料，是学校建设发展的历史证明。档案作为记录和承载学校历史沿革的一种表现形式，应当遵循学校教育和管理工作规律，调整工作方式方法，对应“人才培养工作状态数据采集平台”（以下简称“数据平台”）、大学生思想政治教育工作测评体系（以下简称“测评体系”）和“河北省机关档案工作目标管理认定标准”（以下简称“认定标准”）等指标体系建设档案工作标准。“数据平台”、“测评体系”、“认定标准”等指标体系是人才培养工作的基本要求和管理指南，具有普遍适用性。学校按照这些指标，明确标准化建设的基本要求，将标准化建设的任务部署到各职能部门，由各职能部门负责制定各业务领域内档案工作标准，然后经过统一审核完善，形成学院的档案工作标准体系。档案工作标准的落实应当由专业团队及课程组来负责，这样可以调动教师归档的积极性，做到档案资源建设及归档与专业建设同步进行，并通过档案资源的标准化来促进专业建设。以专业为单位建设并落实档案工作标准化，可以体现人才培养工作的系统性和特色，也便于研究和推进专业发展。

2.档案工作标准化可以分为内容的标准化、形式的标准化和过程的标准化。内容的标准化就是确定学校统一的应当归档的材料目录，要在同类性质材料的基础上，再细分确定具体归档项目材料，包括各专业的特色项目，从而使档案工作人员和教职工对应归档材料做到心中有数，便于在工作中主动制作和及时保存相应材料。形式的标准化就是确定学校统一的立卷规格，包括卷名、卷内目录、材料尺寸、排列顺序、编号方式、归档份数等，从而使档案美观、清晰，便于查找。需要特别注意电子文档的标准化，应当明确电子档案的格式标准、归档标准、鉴定标准、安全标准等。过程的标准化就是要明确档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研、条件保障、销毁等各个环节、各个方面的具体工作细则，要做到事前有计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，从而规范整个档案工作过程，有效进行监督和控制，提高工作效率，保障档案工作系统又好又快运行。

（三）全面落实档案工作标准。

1.加强宣传、督导、检查、考核。在档案工作标准化建设中，政策是根，标准是干，方案是枝，档案是叶，利用是果实，监督是大自然，成长是关键。在实施时，要加强监督检查，成立监察领导小组，负责督导和检查，保证按计划实施，及时发现和研究解决实践中存在的问题，满足自身需要；要组织档案工作人员认真学习，理解标准化建设的基本原理，确保标准化建设的质量和效果；同时，要加强宣传力度，充分利用院报、宣传栏、广播、网络等多种途径来宣传档案工作和档案文化，展现校本文化特色，体现档案“记录历史、传承文明”的重要性，拓宽档案工作的影响力，营造“人人知档，人人归档，强档兴校”的氛围。档案工作标准为档案工作考核创造了有利条件，要建立档案工作标准化考核制度并采取相应的奖惩措施，把考核结果作为业务工作考核评价重要内容。

2.根据实际情况变化不断调整完善。随着教育事业的不断改革发展，人才培养工作的内容和指标也在不断调整变化，档案工作标准化建设作为一项长期工程，随着时间的推移、情况的变迁，标准总会出现与实际不相宜的地方，因此，档案工作标准也需要进行相应调整、不断完善，这样才能保证档案工作标准化适应并促进教育事业的发展。

3.加强统计、编研和信息化建设，为专业建设提供有力支撑。实施档案工作标准化，丰富、理清了原始档案材料，对于研究专业建设具有重要价值。为了把档案资源用活用好，更好地发挥档案的作用，促进专业建设的传承和发展，体现校本文化特色，档案工作人员应当在标准化的基础上积极开展档案资源的统计、编研工作。同时，要在标准化的基础上推进信息化建设，提高查阅和利用效率，发挥资政惠民的作用，为师生提供更为便利的服务，从而大大增强档案资源的活力和吸引力。

4.实施档案信息化建设，为专业建设提供便捷高效服务。借助现代技术手段改进档案管理方式，提高档案管理水平，有利于档案信息资源的开发、利用和资源共享，有利于实现档案价值和社会效益最大化。

总之，作为档案工作人员要必须认清形势，树立正确观念，遵循教育管理规律，采用先进方法，运用现代技术，增强服务意识和功能，增加沟通交流，积极探索，努力推动高校档案工作科学发展，使高校档案始终保持时代活力和不竭的吸引力，为高校的发展做出更大的贡献。