论集团企业会计电算化下的档案管理

胡文蓉

【摘 要】集团企业会计电算化下的档案管理是档案管理发展到一定阶段的产物，为开展高效快捷的档案管理提供了巨大的技术支持。本文正是基于对会计电算化档案管理的认识，分析了面临的形势和特点，探讨了档案管理中的注意事项。

【关键词】集团企业；会计电算化；档案管理；会计数据

【中图分类号】C29【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0142-01

会计档案已经成为分析企业经营状况和发展特点的决策依据和珍贵历史资料，具有较强的经济价值，关系到企业的发展方向和经营战略转变。同时，会计档案也是企业档案体系中的重要组成部分，能够有效评价企业经营收益。近些年来，会计电算化在档案管理领域不断渗透和发展，已经成为企业档案管理中的得力工具，会计电算化档案管理在确保档案信息真实性和权威性的同时，也推动着档案管理模式和方式的不断转变。与些同时，会计电算化档案管理在取得显著成绩的同时，我们也看到受到经营规模、技术水平、管理经验等方面因素的影响，会计电算化档案管理在现实中存在着不少困难和问题，如何加强企业档案管理，适应会计电算化发展的需要，对于企业业务拓展和经营思路的转变来说，具有重要的意义，也是档案管理发展到一定阶段面临的形势与问题。

一、集团企业会计电算化方式下档案管理面临的形势与特点

目前，很多企业为了充分适应日趋激烈的市场竞争，满足会计电算化下的档案管理需要，对集团企业的档案管理进行了创新发展，如会计电算化档案管理就是其中的典型做法。然而由于大多数企业缺乏对会计电算化下的档案管理的全面系统了解和认识，缺乏会计电算化档案管理的先进经验和做法，在会计电算化档案管理中被动地开展档案管理工作，在现实实践中将打印出来的会计档案移交给档案部门，忽视具有较高参考价值的关联材料，容易造成会计数据的失真。同时有些企业为了适应会计软件升级改造，及时采取了升级措施，而忽视会计数据的管理，一些会计数据没有及时进行归整，造成会计档案数据在整合、调用过程中出现不少的问题，降低了会计数据的完整性和安全性。

同时，由于会计电算化档案管理在现实实践中与传统的管理模式不同，会计电算化档案管理对专业性、完整性、安全性等方面有着较高的要求，而事实是会计电算化档案管理人员参与度不够。虽然记账凭证上打印着制单人、填表人、核对人和主管领导，但实际上，主管领导很少涉及对报表的审核和校对，从中不难看出会计凭证的不完整性和责任分工不明确性。由于会计电算化下的档案管理在我国还没有形成成熟完整的管理体系，会计电算化档案管理制度不完善。既有的制度关联性不足，制度的覆盖面狭窄，偏向于对会计电算化档案管理的技术限制，如要求管理人员在操作过程中对技术操作如何管理，而没有将技术与业务充分结合，从战略或者是全局的角度去管理档案。会计电算化档案管理要求相关的管理人员既具备会计业务知识，又要具备档案业务知识和计算机基本技能，但由于档案管理工作的特殊性，会计电算化下档案管理人员老化现象严重，他们在会计和业务知识的掌握方面具备优势，但在技术管理方面缺乏足够经验等。

二、集团企业会计电算化档案管理应注意的问题

1、加大会计电算化档案管理基础设施投入力度

开展会计电算化档案管理需要大量配套的基础设施和设备资源，如计算机、网络设备等硬件资源，管理软件、应用系统等软件资源。这些是会计电算化档案管理的基础和前提，同时在基础设施投入过程中需要财务部门、档案管理部门、信息技术部门等相关部门的协作和配合。财务部门和档案管理部门应做好业务的协作和配合体系建设，从财务和档案管理的角度，提出设计的思路和方法，考虑各方面的因素和条件，做好规划设计和前期准备工作，加大部门间信息资源共享力度，避免出现“信息孤岛”现象。应档案管理部门应协同信息技术部门做好财务软件的升级改造工作，提高会计软件数据的兼容性和标准性，确保财务数据在使用过程中不会因为系统升级而产生影响。

2、加强会计档案查阅、复制登记制度建设

会计档案数据关系到整个集团企业的经营效益和销售业绩，是集团企业实现稳健和可持续发展的前提条件。因此，会计档案在调阅和使用过程中应该遵照严格的使用流程和管理规范，调阅或使用会计档案数据，需要严格的审批流程。加大对会计档案管理系统权限管理力度，通过对档案管理系统的权限的限制，保证档案管理系统的独立性和真实性，确保会计档案的安全性、完整性、权威性和准确性，使得会计电算化档案得以充分使用。鉴于会计档案的完整性，会计档案在使用过程中要加大制度管理约束，通过对查阅、复制会计档案制度的严格制订和修订，确保会计档案管理系统在制度的制约和约束下能够正常运转，为开展集团企业会计电算化下的档案管理提供制度依据和条件。

3、创新档案管理措施，提高档案资料的完整性

为了确保会计电算化档案信息的完整性，在日常管理中，应当通过设立专门的管理岗位，具体负责档案资料的存档、保管和保密工作，提高会计电算化档案管理的规范性和科学性。由于电子档案信息容易受到外界环境的影响。因此，在档案信息的保存过程中应当注意对档案电子信息的备份和操作，即平时采用计算机打印输出的会计凭证、银行日记账和现金日记账等，并根据需要装订成册。每份要注明档案的时间、操作员并贴上保护标签，加强档案规范化管理力度，以防止意外事故的发生可能会造成电子档案数据信息的丢失和毁坏。同时，注重档案资料的外围环境管理，档案信息的保存应当远离磁场，注意防磁、防水、防火等处理措施，并根据需要定期检查数据的有效性和完整性，定期对档案数据信息进行复制，避免因为保护不当所造成的意外损失。在保存介质的选择上，应特别注重选择稳定性好、可靠性高、纸张质量效果好的存贮介质，并加强对介质的定期或不定期检查，防止由于磁性介质损失而导致会计档案数据的丢失。

4、加强对档案管理人员的教育培训，提高人员素质水平

会计电算化档案管理工作是一项繁琐而又重要的工作，由于在现实中档案管理工作多是兼职来实现的，受到时间、精力以及业务熟练程度等方面因素的影响和制约，“有档不归”现象时有发生，再加上档案管理过程中也存在着档案人员流动性快、工作交接不力现象、档案丢失等现象。因此，要加大对档案管理人员的教育培训，使他们树立新技术条件下的档案管理理念，注重会计电算化档案管理的科学性、高效性，掌握一定的会计电算化档案管理基础知识和基本技能，加大对档案材料的收集归档整理力度，办理好交接手续，确保档案完整。通过定期或不定期的档案法律法规、档案知识的教育培训，使从事档案管理工作的人员能够胜任档案管理工作，从而有效避免档案管理在现实实践中过于被动的局面。

三、结束语

会计电算化档案管理工作是传统档案管理模式发展到一定阶段所面临的产物和选择，也是档案管理模式实现创新发展的尝试和探索。会计电算化的档案管理克服了传统档案管理在运行过程中存在的问题和弊端，为现代化档案管理开辟了高效、快捷的服务渠道。目前，会计电算化档案管理虽然还存在着很多的问题，存在着很多不到位的现象，但随着技术的进步和管理的完善，会计电算化档案管理措施将会有很大的改进和提高。

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