论中职院校档案特点及相应的管理策略

朱有法

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

论中职院校档案特点及相应的管理策略

朱有法

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

中职院校档案管理是整个中职院校管理工作不可缺少的重要组成部分，直接反映出这个学校的管理水平和办学特色，在学校工作中有十分重要的地位。

一、中职院校档案工作的特点

中职院校档案管理是整个档案学管理的一个门类，它在整个学校的管理中扮演着重要的角色。中职院校的档案的特点是：内容繁多，形式复杂，既具有一般档案管理工作的共性，又同时具有中职院校自身管理工作的特点。

1.内容繁多，来源广泛

中职院校的部门多，各部门都有自己的工作及档案材料，这就形成了档案来源广泛的特点。例如：党务、组织、宣传、工会、团委、行政、人事、监察、审计、保卫、总务、图书等众多职能部门的工作计划、报告、请示等，以及学校组织的各类教育活动档案材料。中职院校一方面在学科、招生、教学、教材建设等项工作中的规划、制度、总结等会形成一定数量的文件材料，另一方面庞大的师资队伍所从事的教学、科研等活动同样也会形成相当数量的文件材料；中职院校各部门工作任务多，形成了大量的各具特色的文件材料，主要有：党务档案、行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案，还有出版物档案、财会档案等，因而形成了档案材料内容丰富的特点。

2.形式多样，规律性强

传统的档案材料主要是纸质材料，随着信息化技术的普及，自动化办公、多媒体和电子信息已成为取代纸质办公，中职院校内使用纸质档案的局面正在逐步改变，以磁盘、磁带、光盘为载体的档案材料日益增多，不仅记录档案信息内容的方式方法很多，而且内容表达的方式也多种多样。

中职院校档案材料的形成过程与其记录学校的各项活动过程是一致的，它客观地反映了党政管理工作的全过程。教学档案来源于教学、科研活动以及个人参加各种教育活动所形成的文件材料，反映了教学工作的全过程。因此，中职院校档案较之其它单位的档案，其过程都是分散而庞杂的，同时具有很强的规律性。

二、中职院校档案的管理策略

中职院校档案工作者应充分认识新时期加强档案管理工作的重要性，依据党和国家关于档案工作的方针，对档案进行科学化管理。

1.树立依法建档，依法归档的观念意识

档案工作者要以国家颁布实施的《档案法》、《档案实施办法》和其它有关法规为准绳，保证档案材料得到充分收集。同时要组织学习宣传贯彻《档案法》，强化广大教职工特别是基层档案立卷部门工作人员的档案意识，使他们认识到本部门在日常工作中形成的各类文件材料以及教职工个人所完成的科研成果、论文、专著等档案材料的征集，自觉地配合管理人员做好学校档案的立卷归档工作。

2.挖掘信息资源，搞好收集工作

档案工作的三个主要环节是收集、整理和利用。其中收集是主导，管理是手段，利用是目的。收集是管理和利用的前提，是档案管理工作的基础。档案工作者要时刻关心和注意学校的总体活动情况和部署，及时收集各项活动所形成的档案材料，同时，还要经常深人到学校各职能部门，了解其工作开展情况，积极主动地做好档案材料的收集立卷工作，并严把质量关。

3.档案管理要遵循其形成过程中的规律性

中职院校档案的形成有其规律性。档案管理人员必须遵循档案形成的规律性。例如：教研档案是由教学活动、科学研究、总结鉴定、推广应用等各阶段分散的文件材料，经过整理、立卷、归档而转化为档案，它除了专业性这一特点外，还具有规律性的特点。在实际工作中，为了保证其规律性，应该按项目、产品或课题组卷，在收集、整理、组卷、保管乃至提供利用上，均应遵循原则，以免破坏其完整性。

4.档案工作要实行标准化管理

随着多媒体技术与“信息高速公路”等现代档案管理手段的采用，要求档案工作必须实行标准化管理。中职院校主管部门在档案工作领域内，应与档案或标准化管理部门共同协商，对档案事业的发展和业务工作方面的概念、原则、质量、方法等，制定统一的规划，为科学管理和现代化管理打好基础的过程，使档案工作在客观上有共同的语言，共同的衡量标准，共同的比较基础，共同的协作依据，共同的协调保证。以便建成档案信息网络，走档案信息资源共享之路。

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责任编辑：孙延波