档案工作标准化研究

冯玉娟

(广平县档案局，河北 广平 057650)

档案工作是企、事业和专业系统管理工作的重要组成部分。档案工作作为一门专业性强的学科，通过标准化对各项技术和管理标准制定共同的行动准则，有利于在档案专业内取得共同的语言，可使档案的质量验收、常规管理和监督、检查等工作能有切实保证，取得统一、协调的效果，使人力、物力和财力得到充分利用，达到档案工作促进科学技术交流，推动经济建设发展的目的。因此，推动标准化有其十分重要的作用。

1 档案工作的标准、标准化定义

国家标准《标注化基本术语第一部分》规定:标准是指对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。

标准化，是指在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念通过制定、发布和实施标准达到统一，获得最佳秩序和社会效益。

根据上述对标准化的定义，对档案工作的标准可以从以下几个方面理解:第一，是在档案专业领域中，对档案工作中重复性的事物和概念做出的统一的规定，以便在工作中有共同遵守的统一准则和依据。第二，可以使档案工作建立最佳的工作和管理秩序，取得最佳的经济效益和社会效益。第三，它建立在综合档案工作组织建设、事业管理与大量业务实践经验的基础上，并经有关部门协商一致与主管结构批准。第四，它是档案管理工作的一个活动过程，标准在一定条件下和一定时期内，一定程度地实现统一并保持相对稳定，随着档案工作的发展，实践经验的积累和提高，标准化程度不断深入，标准也应随之修改、完善和提高。第五，它有一定的编制格式和相应的制定颁发程序，体现标准的统一性和标准文件的严肃性，以及标准本身具有的政策性。

因此，档案工作的标准和标准化可以界定为:

档案工作的标准是对档案工作领域中重复性实务和概念所制定的统一规定，以作为档案工作中相关机构或个人共同遵守的准则和依据。

档案工作标准化则是以特定形式和规格，科学地制定、贯彻和修订有关标准，建立档案工作的最佳秩序，实现档案工作的规范化，以取得更好的经济效益和社会效益。

2 档案标准化的作用

《中华人民共和国标准化管理条例》指出:“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策，没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”档案工作的任务，主要是促进科学技术交流，推动经济文化建设的发展。因此，标准化有至关重要的作用。

2.1 标准化是实现档案科学管理的一项基础建设

实现档案的科学管理必须统一制定标准，作为制定质量要求、工作方法、管理制度、部门和岗位职责等共同的行动准则，以保证档案管理的科学化和现代化。

2.2 标准化是加强档案工作与社会联系的纽带

档案工作是企事业和专业系统管理工作的有机组成部分。档案工作标准要在各项技术和管理标准的基础上制定与施行，并与之相互协调和衔接。如此，档案工作才能够更好地为经济、文化建设服务，并与经济、科技的现代化和管理的科学化同步进行。

2.3 标准化是保证档案工作质量的有效措施

档案的各项业务建设和各个部门的工作，虽然有其独立的内容和要求，但相互间有密切的联系。制定并实施统一的标准，可使档案的质量验收、常规管理和监督、检查等工作都能切实保证，取得统一、协调的效果，使人力、物力和财力得到充分的利用。

2.4 标准化是促进档案理论与实践发展的条件

档案专业性强，其管理的理论与实践方法亦有待于充实提高，标准化有利于在档案专业内取得共同的语言，有助于经验交流活动的开展，为理论与实践的总结与发展创造了契机。因此，标准化是促进档案理论与实践发展的必要条件。

3 档案标准的种类

档案工作标准化是以档案工作活动的全过程及其相关要素为对象，制定科学的标准化体系，以实现档案工作的规范化。档案工作科学的标准体系包括以下类型:

3.1 基础标准

3.1.1 术语标准

档案专业的术语是表达档案工作中事物和概念的，通过制定专业术语标准，使常用术语概念有明确的特定含义和科学的解释，是档案工作标准化的一个重要内容。

3.1.2 文件材料标准

文件材料的质量关系到档案的质量，为此，档案部门应直接参与文件材料标准的制定和贯彻执行。

3.1.3 专业符号标准

专业符号是用汉字、汉语拼音字母和阿拉伯数字等来代表某个具体概念，包括检索语言中的分类号、管理中的档案号、专业档案馆的代号等。

3.1.4 保管单位规格和质量标准

保管单位是档案管理的一个基本单位，其规格和质量的标准化对实现档案管理的规范化有重要意义。

3.2 管理标准

管理标准是以档案管理工作的程序和职责为对象的标准，主要包括:

3.2.1 一般档案管理标准

包括文书档案和科技档案等档案类型的归档、接收、整理、鉴定、保管、统计和利用等业务工作的标准。

3.2.2 档案微缩品和声像档案管理标准

包括档案微缩品和声像档案在收集归档、分类整理、价值鉴定、著录标引、档案保管、价值鉴定和开发利用等方面制定的标准。

3.2.3 档案数字化管理标准

档案数字化标准主要是指在档案信息化建设中，数字化建设与电子档案管理等方面应遵循的相关标准。

4 档案标准的制定与落实

档案类别的多样性和档案工作的专业性决定了档案标准的制定和落实，要详细规划，统筹安排。

4.1 档案标准的制定

4.1.1 统筹规划档案标准的制定工作

档案标准的制定是一项档案事业发展的全局性工作，要由国家档案行政管理部门和专业主管机关在一个整体规划的框架下统筹安排，加强领导，采取有效地组织措施，针对不同类型的档案，以及各种部门档案等指定系统的档案管理标准，并在实际应用工作中逐步修订完善，以适应档案标准化和规范化管理的需要，提高国家整个档案事业的发展水平。

4.1.2 满足档案标准化管理的实际需求

档案标准是为实现档案管理的规范化与标准化而制定的，要适应各种档案标准化管理的需要。因此，在制定档案管理标准时，除文书档案、科技档案外，还要制定各种专门档案的管理标准。同时，对部分档案工作的重要环节，如档案的著录标引则要在国家标准的规范下，制定专业档案的著录标引规范，以满足档案标准化、科学化管理的实际需求。

4.1.3 与国家相关标准和国际标准接轨

档案标准的制定是一项涉及面广的工作，与经济、科学技术及其管理的标准联系密切，是这些标准的组成部分，因此，必须注意标准体系的协调、衔接和配套。同时，档案标准的制定还要在国际档案理事会的框架下加强国际合作与交流，在兼顾我国档案管理工作实际的基础上，与国际档案管理标准接轨，提高我国档案管理标准的国际化水平。

4.1.4 适应档案信息化管理的新形势

随着档案信息化建设工作的开展，现有的档案管理标准已经不能适应档案管理工作的新发展，为此，国家档案行政管理部门和专业主管机关应依据档案信息化建设的新形势，建立新的档案现代化管理标准，如档案信息化基础设施建设标准、档案数字化标准、档案数字化管理系统开发标准、电子档案管理标准、电子档案载体使用与保护标准、电子档案信息安全标准等，以适应新形势下档案现代化管理的需求。

4.2 档案标准的落实

4.2.1 推广与落实

档案标准的实施对提高档案管理工作的水平，促进我国档案事业的整体发展都有重要的现实意义。推广与落实统一的档案管理标准，可以使档案管理各个环节的工作取得统一，切实保证档案管理的工作质量。因此，在档案管理的实际工作中，要做好档案标准化建设的宣传教育工作，提高人们对标准化工作重要意义的认识水平，并通过政策、行政和经济手段推广与落实档案管理标准的实施，并在实际工作中不断地完善档案标准体系的建设工作，提高我国档案管理工作的标准化水平。

4.2.2 检查与考核

档案的标准化建设是一项全新的工作，制定与实施档案管理标准，为档案管理人员提供了统一的管理方法、工作质量要求、部门和岗位职责等方面的行为准则与规范，这在档案管理实际工作中所发挥的实现档案管理的规范化与标准化，提高档案管理工作的质量与水平，促进档案管理工作的发展等方面的重要作用是不言而喻的。因此，在档案管理工作中，应将各种行之有效的档案管理标准与档案的规章制度相配合，在档案管理的具体工作中进行推广与落实。为保证档案标准化建设工作的实施，还要将档案标准化建设工作纳入领导岗位职责与单位评级考核范围，定期检查与考评，以促进档案管理标准化建设工作的发展。

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