浅谈新时期干部人事档案信息化建设的几点思考

周 薇

（哈尔滨军队离休退休干部第一休养所政工科，黑龙江 哈尔滨 150000）

一、干部人事档案信息化的基础：充分认识人事档案的重要性

现有档案对于个人经历的记录内容，主要局限于在学校或单位的表现和政治评价，对反映人才的能力、特长等内容，特别是涉及养老保险、医疗保险、失业保险等方面内容是非常贫乏的。过去很长一段时期以来，人事档案是组织部门考察了解干部的工具，可在新时期，人事档案不足以成为用人单位选拔和使用人才的依据，因此在人们心目中的概念和地位都产生了巨大变化，不再那么神秘与高贵，还原为存档人的个人履历和表现的历史记录。因为，当今社会是日渐注重个人能力的社会，人事档案的作用正在弱化，但档案在某些事务上仍具有重要的作用。如办理社会保险、失业保险等，无论是在原单位供职的人还是辞职者，在交纳养老保险和退休后保险金发放时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都是主要依据。再有职称评定，婚育证明，转正定级，政审等有关证明时，都需要人事档案。尽管档案的功能正在淡化，但可以肯定的是，档案制度不会取消，因此，档案观念也决不能弱化。

二、干部人事档案信息化的原则：揭去神秘面纱，适度透明与开放

现有的人事档案管理制度存在严重的信息不对称：个人人事档案对本人保密。不管这种做法存在怎样的历史原因，都带有强烈的“官僚主义“色彩，与现代管理的“以民为本”的施政方针有很大的出入，也是造成现有的人事档案管理制度的社会效用不足的根本原因。因此，在新时期中，将干部人事档案信息化，就显得尤为急迫。将现有的人事档案管理制度合理改革，揭去神秘面纱，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能使现有制度的即得利益者在公共平台上实现共赢。

三、干部人事档案信息化的方向：模式创新

（一）由宏观指导向微观信息化指导转变

通过多次调研与主座谈，找出共性问题，协同多年人事干部和信息建设的具体实操人员召开会议，要区别不同情况，找出共性问题，确定干部人事档案电子数据库的各种分支结构。然后从上到下，集中培训进行干部人事档案信息化业务指导，培训电子数据库的统计搜索，统一信息化的档案行为。借助外力，紧紧抓住行业主管部门，充分发挥主管部门对其下属单位开展指导的职能。

（二）由传统指导向现代化指导转变

信息时代就需要信息化的指导。上级人事主管部门有责任对下级人事部门进行干部人事档案信息化的业务指导。要打破传统的手工作坊式指导，利用现代技术手段进行电子数据库指导，如PPT、电子邮件、网页更新、网页通知、电话会议、网络互动等等。

（三）变普遍指导为重点指导

抓住干部人事档案信息化典型，带动全局，开展人事档案目标管理和等级认定单位，树立先进。针对各地的不同情况，有侧重点地进行指导；还可以采取定期举办业务培训班，研讨班，检查评比，督办，制发业务性文件，汇编资料等多种途径进行指导。

四、干部人事档案信息化的命脉：加强操作，继续开拓创新领域

（一）实现人事档案的网络化管理

要将人事档案管理的重心从实体管理转移到网络信息化管理上，充分利用计算机建立不同类型的人事档案数据库，建立一个以干部人事档案信息为基础的干部人事电子信息系统。这个系统的初步要求是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机处理，网络化管理。实现计算机对人事档案的完整，准确和动态，立体管理，通过网络全面服务于民生。

（二）加强业务人员的实操培训

培训干部人事档案工作人员，持证上岗，考取国家承认的人力资源师，能处理建库，信息安全管理等方面的技术障碍，能很快的掌握先进的干部人事档案信息安全保障技术（包括数字签名，CA认证，防火墙）设备合理安全的访问权限，防止干部人事档案信息的破坏，失密和盗窃。同时还要求从业人员熟悉各种办公软件，会使用经过OFFICE 处理过的人事档案。有些特殊的人事档案都是通过特定的软件或仪器利用电子信息处理技术来完成保存、分类和使用的。如PPT、BMP等，这就要求干部人事档案实操人员不仅能熟练掌握关于收集、文件整理、分类、鉴定、保管外，还要掌握运行和操作人事档案管理软件的功能。利用强大的图文处理功能，扫描人事照片设备的批量信息输入功能，多媒体技术的音像视听功能等。

（三）继续开拓人事档案的开发利用

人事档案资源的开发利用要以合理的馆藏为基础，收集和利用之间存在着相辅相成的辩证统一关系，只有建立合理的干部人事电子信息化的馆藏结构，才能为人事档案信息资源的开发利用提供物质基础，也只有有效地开发利用，才能使馆藏信息发挥应有的功能和作用。所以在平时的工作中要大力加强人事档案的建设，多渠道，多途径的收集人事档案材料，新世纪的人事档案提供利用制度应与时俱进，增加透明度，放宽服务对象，只要不属于保密范围的，个人应享有对自己档案的知情权。

综上所述，在以信息化为主体的网络环境下，你会发现对干部人事档案工作产生巨大影响的时代到来了，但我们不能急于求成，要制定明确的目标和规划，有条不紊地在干部人事档案信息化道路上稳步前进。我们必须要武装自己，使自己具备采集干部人事档案信息的能力，熟练掌握文字表达，求实创新。跟上时代发展的步伐，在干部人事档案信息化建设中开拓创新，更好地为经济社会发展服务。