南水北调中线配套工程档案管理探讨

张 红

（河北水务集团，石家庄050011）

1 档案管理概况

南水北调中线配套工程档案是工程建设和管理的重要组成部分，是工程建设过程的真实记录，是衡量和检验工程质量的重要依据。南水北调中线配套工程完工后，工程档案在运行管理、维修养护、改建扩建等收集和整理工作中担负着重要作用。

2 配套工程档案管理

廊涿干渠、石津干渠市区段工程建设已接近完工，保沧干渠、邢清干渠陆续开工建设，工程建设任务繁重，工程资料内容复杂多样，涉及面广，随着工程建设进展，工程档案数量日益增多。

2.1 档案管理制度化

档案管理纳入工程建设计划，管理程序和合同管理，建立健全档案管理规章制度，明确相关部门和人员岗位职责，保障工程档案管理有序进行。

2.2 项目法人化

项目法人负责档案管理工作范围，负责工程档案的审核、接收、保管和利用。工程档案资料执行安全、保密管理制度。

2.3 档案与工程建设同步化

在工程质量评定和验收时,档案达不到规定要求的工程项目，不得进行鉴定、验收；未按档案管理要求完成工程项目归档任务或档案质量不合格的项目，不予返回工程质量保证金。

2.4 档案验收严格化

凡是档案内容、质量和归档达不到要求的工程项目，不能通过工程档案专项验收，未通过档案专项验收的工程不能进行完工验收。

3 按照工程资料的形成规律和特点立卷

根据南水北调中线配套工程项目可研、规划、设计、招标、投标、征迁、施工、监理、竣工、验收等各个阶段分类组卷。

组卷时根据工程建设特点，结合工程项目单元的划分，遵循文件材料的形成规律，保持案卷的成套性、系统性。

卷内文件材料排列按照文件的重要程度或时间排列；批复、正件、复印件在前，请示、附件、原件在后；杜绝铅笔、圆珠笔等字迹文件。文件材料统一为A4纸大小。

卷内文件以件为单位编写页码，页码位置一致；不装订的图纸，必须逐件编号。

案卷内备考表必须附本卷情况说明，说明本案卷具体数量、修该、补充状况，对纸张重量和尺寸有具体规定。

卷内目录题名照实招录；案卷目录题名要求简明、准确解释卷内文件内容，包括工程项目名称、阶段、部位、结构名称及文件类型。案卷目录和卷内目录分别是电子文件和纸质文件两种形式，电子文档作为档案软件的数据库数据。

案卷皮采用220g单层无酸牛皮纸板双裱压制，文件装订顺序依次为卷皮—卷内目录—文件材料—备考表—卷皮，采用三点一线的装订方法。案卷皮、卷内目录、案卷目录、备考表格式按照统一规定的模板形式。

图纸按照A4幅面大小折叠，装订的图册执行GB/T10609.3—1989《技术制图复制图的折叠方法》。声像资料刻制光盘，照片印制成标准20cm，并附说明，装订于国家档案局指定的标准照片册内。纸质文档的电子文档同时一并收集整理。

4 档案类别和保管期限

工程档案类别主要包括工程建设前期与建设管理文件、施工文件、监理文件、机电设备材料文件、安全监测文件、财务与资产管理文件、科研项目文件,运行、试运行及完工验收文件。保管期限分为永久和长期。

5 工程档案软件管理

科技档案管理软件，档案资料录入微机，实行计算机管理，是管理和应运南水北调中线配套工程档案的必要手段。

将配套工程的各个干渠进行科学、合理分类，编制档号；根据现有工程项目，档号分为四级，以【项目号】-【二级项目号】-【三级项目号】-【案卷号】形式体现。

6 档案人员培训

项目开工前，聘请专家对各标段施工单位、监理单位，建设管理委托单位的技术人员、资料管理人员进行专题培训。

工程建设过程中以抽查带培训的方式，重复对各个项目，各标段施工单位的档案收集整理进行检查、督导，责令按期进行整改。

7 档案设备

项目法人设有专人负责工程档案管理，建立了工程档案库房，配置了档案装具、微机、打印机、消防器具。

8 档案工作的科技化现代化管理手段

8.1 建立健全管理制度

建立健全档案管理工作制度和领导监督责任制，配足档案管理人员，更好地为工程建设服务。

8.2 完善档案管理办法

石津干渠分段多，实施分段施工，穿越铁路、公路的工程众多，建设进程、建设工期、建设管理体制不同。针对此情况，进一步修正、补充原有档案管理办法。

8.3 加强档案管理培训

工程建设初期，项目法人单位应及时对工程项目委托单位的档案管理专职人员，施工和监理单位技术人员进行必要的培训，重点培训监理单位档案专职人员。监理单位应对项目法人负责，对施工期各施工单位进行有效检查和督促，有利于提高各个施工单位工程档案管理水平，提高工作效率。

8.4 建立档案管理示范点

针对南水北调中线配套工程跨越不同设区市、施工标段多的特点，依托工程项目的划分情况，采取对每个工程项目委托单位建立1～2个档案管理示范点。挑选1～2个档案资料收集、整理齐全，组卷规范的单位，作为样板，以便各施工单位相互学习，提高档案管理水平和管理质量。

8.5 检查和整改有侧重面

工程项目划分申报和审批文件，建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告，质量检验材料、各阶段工程质量评定材料，隐蔽工程验收记录，质量缺陷报告，设计变更材料，施工图、竣工图编制说明，反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料等，进行重点检查，通报责令限期整改。

8.6 穿越铁路、公路、油田工程的档案管理

对于穿越铁路、公路、油田等工程档案，需要区别对待。穿越工程虽涉及各个配套干渠，但有可能先于干渠工程建设完成。例如，南水北调中线配套工程穿京石、石武客运专线保护涵工程，穿越了廊涿干渠、邢清干渠、石津干渠、保沧干渠，并先于保沧干渠、邢清干渠整体工程建设和验收，在工程档案管理上，档号单独编号，形成一个独立分支，便于今后类似工程档案管理。

8.7 工程档案科技化、现代化管理

根据南水北调中线配套工程建成后省级运行管理处与各市运行管理所的地理分布特点，实行工程档案计算机联网管理十分必要。注重电子文档与纸质档案同时收集、整理归档。纸质文档经过扫描、拍照等形式形成电子文档，配备远程共享档案管理软件，对电子文档进行应用与管理，有利于工程建成后的运行维护管理。

［1］GB/T11822—2008，科学技术档案卷构成的一般要求［S］.

［2］GB/T10609.3—1989，技术制图复制图的折叠方法［S］.

［3］南水北调中线干线工程建设管理局.南水北调中线干线工程档案工作手册［K］.北京：中国水利水电出版社，2012.

［4］河北省南水北调工程建设委员会办公室、河北省南水北调配套工程规划［R］.2008.