高校基建档案数字化资源共享初探

耿 丽 张振玲 李 燕 张波萍

(山东农业大学档案馆，山东 泰安， 271000)

高校基建档案是高校基建工程在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及工程结算全过程活动的真实记录。基建档案不仅对鉴定基建工程质量、投资效益有重要的凭证作用，而且对工程项目建成后的维修、改扩建、管理、法律纠纷等具有重要的依据作用。

现实中，由于对高校建筑物的维护、修缮、改造等方面的活动，基建档案原件频繁使用，破损严重。虽经多次粘贴、修补，仍然急需采用相应补救措施保护原件，高校基建档案数字化迫在眉睫。现有主要问题如下:

(1)档案归档不及时，质量不高，严重影响基建档案的数字化。在实际工作中经常发现基建工程某些材料丢失现象，其中设计变更、施工记录等的遗失最为常见。基建档案来源的广泛性特点，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，决定了基建档案收集和归档的不及时、不规范。

(2)资金严重不足。基建档案数字化是高新技术支撑起来的，需要大量资金的支持。基建档案中的竣工图纸，是利用率最高、查考价值最大的核心部分。由于长期原件提供利用，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，所以扫描质量要求高;基建图纸型号齐全，所以要求具备扫描大规格图纸的扫描仪。我校2000年以前基建图纸共有4132 张，无法取得电子版，尤其是成为文物的建筑物图纸老化、破损严重;2000年以后基建图纸4209 张，有的也无法取得电子版。所以优先使竣工图纸数字化就需要大量资金。

(3)基建档案开发利用滞后于网络建设。特别是二十一世纪以来，尤其是高校网络建设飞速发展，信息传输渠道日益畅通，但在网络基础设施不断完善的同时，基建档案资源的数字化却成效不大，明显滞后于网络建设。现在，基本是按照传统手工方式提供利用，即使有数字化，也只能提供案卷级信息检索。

(4)专业人才缺乏。基建档案的特点决定了它的专业性。基建档案数字化需要即懂档案知识又懂基建知识还懂信息技术的复合型人才。我国档案专业人才的培养远远落后于实际需要，档案专业人才极其有限。特别是高校档案馆(室)档案管理人员大部分不是专业人才，而且年龄偏大，缺乏系统的专业教育和专业技能训练，尤其欠缺信息技术。仍习惯于传统收集、检索。所以基建档案数字化的发展非常缓慢，还有很长的一段路需要走。

有效整合各个部门的力量，共同建设开发基建档案，做到信息资源共享，是实现基建档案数字化的有效途径。具体对策建议如下:

(1)加强组织领导，为基建档案资源共享提供组织保障。成立基建档案领导小组，一位分管校领导为组长，设计院、基建部门、后勤处、财务处、档案馆等为小组成员。从工程项目的立项、勘察、测绘、设计、施工、竣工验收，到基建档案纸质、电子版全部归档，细化各项制度并责任到人。只有领导重视，才能从源头抓起。我校已有基建档案数量庞大，仅竣工图纸一项，就是一笔不小的开支，数字档案的维护费、日常使用费都是不小的数目。

(2)基建档案数字化资源共享是为了提供及时有效的服务，减少档案原件的使用并减缓老化。高效建筑物的维护、修缮、改造等，施工周期较长，对基建档案的利用时间较长，档案一般需要长时间借出，档案的安全得不到保证，时有档案丢失现象，同时影响其他单位使用。基建档案数字化，每个有关单位预设登录户名密码，直接登录校园网查看使用，可以几个单位同时使用，最大限度地提高档案的利用率，减少档案原件的使用次数，使档案的安全性得到保障。

(3)加强学习培训，打造基建档案资源共享高素质的管理队伍。档案工作的最终目的就是利用服务，由于高校所服务的对象是素质较高的人员，所以对档案管理者的素质要求较高。基建档案资源共享可以使基建档案信息更好的得到利用，更快捷准确地为高校决策机构提供依据。基建档案资源共享是一项新工作，技术性、专业性比较强，需要专门的知识和人才。基建档案资源共享可以大大提高管理员的工作效率，节约大量的手工工作时间，有充足的时间钻研业务，开拓创新，不断提高管理水平。