构建期刊网络交流平台 密切编辑与作者的联系

□ 潘明志 梁明佩 唐毓金

编辑是作者与编委之间的桥梁和纽带，编辑与作者之间是相辅相成、相互吸引、相互信赖的关系，作者的作品需要编辑慧眼识珠才有可能面世，而没有作者的创作，编辑也就没有工作的源泉。编辑与作者之间的关系就像水和船一样，正是有了他们，期刊的正常运转才有了前提和保障。科技期刊编辑从组稿开始，到收稿、审稿、编辑加工、付梓的整个编辑流程，就是编辑与作者不断交流的过程。随着信息时代的到来，借助书信交流的传统方式越来越少，网络的普及，投稿平台、电子信箱、QQ、飞信、微信、微博、博客等网络交流工具的出现，拉近了人们之间的距离，人与人之间的交流变得更加容易。作为新时期的科技期刊编辑，必须学会应用这些工具，构建畅通的网络交流平台，加强与作者的交流沟通，密切与作者的联系，才能获得更多的优秀稿件，保证期刊的不断发展。

一、构建多途径网络交流平台

编辑与作者作为科技期刊发展两个非常重要的要素，两者之间的交流显得非常重要。而科技期刊的作者来自全国各地，要进行面对面交流，除了当地的作者可以实现外，其他作者则较难实现。因此，借助网络交流成为信息网时代编辑与作者交流方便快捷的方式。网络交流的途径很多，目前使用较多的包括以下几种：①电子邮件（electronic mail，简称E-mail）是一种运用电子手段提供信息交换的非常快速的通信方式，是Internet应用最广的服务，邮件可以是文字、图像、声音等各种格式，作者投稿、发送图片，编辑发送审稿意见、校对稿等都可以通过E-mail轻松实现。②在线投稿系统又可称为稿件远程处理系统，是指利用编辑部内部局域网和Internet为基本平台，实现作者—编辑—审稿专家—编委四位一体的协作化、网络化、角色化的编辑稿件业务处理平台。③腾讯QQ是目前使用最广泛的聊天软件之一，具有在线聊天、视频电话、点对点断点续传文件、共享文件、QQ邮箱等多种功能。④微信是一款通过网络快速发送语音短信、视频、图片和文字，支持多人群聊的手机聊天软件，用户可以通过微信与好友进行形式上更加丰富的类似短信、彩信等方式的联系。⑤飞信（英文名：Fetion）是中国移动推出的“综合通信服务”，即融合语音（IVR）、GPRS、短信等多种通信方式，可以免费从PC给手机发短信，而且不受任何限制，能够随时随地与好友语聊。⑥博客及微博，博客是一种通常由个人管理、不定期张贴新的文章的网站；微博，即微博客（MicroBlog）的简称，是一个基于用户关系的信息分享、传播以及获取平台，用户可以通过WEB、WAP以及各种客户端组建个人社区，以140字左右的文字更新信息，并实现即时分享。加强交流与沟通不仅可以化解矛盾，还可以促进和谐关系的建立。作为新时期的科技期刊编辑，应该学会并掌握使用一种或几种交流工具，如创建期刊专用电子投稿信箱、网络投稿系统，建立作者交流QQ群，开通博客或微博，搭建起畅通的网络交流平台，及时发布期刊动态信息，解答作者疑问，加强与作者的交流，建议良好的关系，促进期刊持续健康发展。

二、借助网络交流，与作者建立朋友般的关系

编辑与作者应该建立何种关系呢？集文学家、出版家、翻译家多重身份为一体的我国当代文坛巨匠巴金先生一语道出：作家和编辑应当成为诚意合作、互相了解的好朋友。要与作者建立朋友关系，首先要真诚，在交流中应向作者敞开坦荡的胸怀，真心实意，坦诚相待，从心底感动作者，这样才能获得他们的信任，才有可能与他们建立纯洁诚挚的友情。由于网络交流不是面对面的，很难通过身体姿势、目光、声音、语调等来表达真诚，这就需要我们在交流中注意语言要柔和而不生硬，要运用委婉、暗示或幽默的语言，多使用一些尊称和礼貌用语，对于可能办到的事情，不能夸大口气，要留有余地，对于无法办到的事情，也不要一口回绝，要从编辑部的实际情况，耐心向作者解释，以取得作者的理解和信任，更不要把自己摆在高高在上的位置，这样很难与作者心平气和地交流，作者也惧于与编辑交流。其次，要尊重作者，编辑与作者只有相互尊重才能建议良好的关系。尊重作者，一是要尊重作者的稿件，这是作者辛勤劳动的成果，收到稿件后要及时登记，安排审稿，保管好稿件不丢失。另外，现在各期刊社基本上都是通过网上投稿，编辑要通过网络及时回复作者，告知稿件已收到，这是对作者最起码的尊重。二是及时反馈审稿信息，由于目前大多数的学术论文都是作为职称评审、科研结题、毕业论文等用途，作者在投稿后都急切获悉稿件的审稿结果，因此，在审稿结束后，编辑部应该及时向作者反馈相关信息。三是按时发表论文，稿件在确定录用后一般都与作者签订相关协议，注明安排发表的大概时间，这就相当于法律文书，具有法律效力，编辑部应按照约定的时间发表论文，如果由于排版需要推迟发表时，应耐心向作者解释并征得作者同意后方可延期。四是对于需要退稿的论文，要遵循“退稿不退人”的原则，退稿理由应该言之凿凿，态度明确，让作者信服。对于作者的申诉，应持谨慎态度，编辑部可开会讨论或请其他专家复审，总之要有充分的退稿理由。最后，要与作者交朋友，编辑需要不断提高自身的素质，在与作者交友的过程中，编辑的学识、态度、责任心、职业道德、良好的工作作风和正确的思维方法，常常起着重要的作用。一篇好文章、一部好作品，需要编辑有较高的文化修养和学术水平，要有相当的鉴赏能力和分析能力；一位好作者，也需要有像“伯乐”一样的编辑去发现、去挖掘才能脱颖而出。总之，编辑与作者朋友般的关系需要不断的交流，需要互相理解、互相信任、互相尊重。

三、借助网络交流，增强服务作者意识

目前，科技期刊的竞争日益激烈，编辑必须树立人性化的服务理念，增强服务作者的意识，才能吸引优秀稿源，才能留得住作者，期刊的质量才能得到保障。

1.创建E-mail和在线投稿系统，方便作者投稿。E-mail和在线投稿系统应该说是目前科技期刊最重要的两种网络投稿方式，前者使用最广泛，方便快捷，投入少，但仅限于投稿和发送审稿意见等，无法实现全网络操作。而后者是科技期刊向网络信息化发展的一种很好的平台，它的设计基于Internet网络，具有作者在线投稿、在线查稿、专家在线审稿并提交审稿意见和上传审改稿，退给作者修改以及编辑在线处理加工等多种功能，能方便实现与作者的互动。而且投稿平台上完善的期刊信息、稿约、近期动态、下载专区等都可以帮助作者了解期刊，指导作者如何投稿、如何查稿、如何办理手续等。因此，在网络化十分发达的新时期，科技期刊应开通自己的投稿信息，有条件的可以创建自己的在线投稿系统，也可以通过多期刊联合建立大系统平台，这样就能为作者提供方便快捷的服务，缩短稿件运作周期，使优质的稿件得以快速刊登，信息传递速度的提高，提升了杂志质量。《右江医学》杂志在2003年开通网上投稿信箱，并于2010年加大投入创建了在线投稿系统，改变了传统繁琐、低效的运作方式。

2.搭建QQ交流平台，促进相互交流。QQ群是一种“多对多”的互动交流方式，它拉近了编辑与作者、作者与作者、编辑与编委之间的距离，甚至可以实现“零距离”沟通。群平台不局限于聊天，还有群留言板、群共享、群相册、群邮件等功能。《右江医学》于2011年开始创建了作者交流QQ群，创建的初衷主要是为了普及医学论文写作的基本格式，培养基本作者群。开通后大受欢迎，要求加入的作者络绎不绝，由于普通QQ群仅能容纳100人，目前正计划升级至500人的超级群。通过QQ群我们不仅可以发布期刊信息、写作要求、稿约、近期动态等，还可以为作者提供切实的服务，如查询稿件、指导写作、发送审稿意见和录用通知等。通过作者间的相互交流，可以相互学习，相互进步。当然，编辑部在开通QQ群后应加强管理，要经常参加作者间的讨论，同时，尽可能找一些作者关注的学习内容和社会热点一起讨论，建立良好的交流氛围，让作者们真正感到这是属于他们自己的交流平台，增加他们彼此间的朋友情谊，这样才能使QQ群真正成为作者间互动、互助、互学的有益平台。

3.利用微信或飞信，及时告知作者。微信或飞信都可以轻松快速地发送短信，编辑部在给作者发送审稿意见、刊用通知或校对稿等文件后，给作者在第一时间发送微信或飞信告知，这样也体现科技期刊编辑的人性化服务理念。

四、借助交流平台，凝聚作者群，提高作者写作水平

作者是决定期刊质量、影响期刊品位、左右期刊知名度的一种公共资源。只有高水平的作者队伍，才能产出优秀的稿件，期刊的质量才能有保障。科技期刊不仅承担出版的任务，还有义务提高作者写作水平，培养核心作者群，并时刻对核心作者进行学术跟踪和倾心关注，这样才有可能在第一时间获取作者的最新研究进展，争取其高质量学术论文的优先发表权。如何提高作者的写作水平一直是科技期刊编辑关注和研究的热点。现在编辑应充分利用网络交流平台，为作者提供写作方面的指导。

1.普及写作知识，提供规范的写作格式。作者的学术论文写作知识欠缺，既影响论文写作质量，也影响论文写作效率。编辑部可以通过在线投稿系统或QQ群等，向作者普及一些科技论文的特点、要求、格式、结构方法、写作规范等知识，同时向作者提供详细的稿约供作者阅读，说明题目、作者单位、摘要、正文、参考文献等的具体要求，让作者充分了解本刊论文的格式。如果条件允许，可以提供各栏目的范文及要求，这样作者写作更具有针对性。

2.提供论文写作常用的标准。学术论文是针对某一学术课题在实验性、理论性或预测性上具有的新的科学研究成果或创新见解和知识的科学记录，或是某种已知原理应用于实际上取得新进展的科学总结。撰写过程需要参考各种标准，如《文后参考文献著录规则》、《科技文献章节编号方法》、《出版物上数字用法的规定》、《标准符号用法》、《出版物上法定计量单位的用法》等。我们应该收集好这些标准，或制作成PPT课件，公布在在线投稿系统或QQ群上，供作者随时查阅、下载。这样能增加作者在撰写论文过程中应用这些标准，提高论文的质量。

3.认真写好退修意见及时反馈作者。退修信是编辑与作者交流的桥梁，是将审稿专家的意见客观如实反映给作者的途径，是作者进行稿件修改的依据。退修信应围绕学术内容和编辑规范两个方面进行。由于作者在学识涵养、知识积累、工作经历、个人兴趣爱好、创新思维能力等方面存在差异，其写作水平也会参差不齐，因此，回修稿的侧重点应有所不同：①对初学者重在引导，初学者多为首次写作，基本功较差，工作经验不足，知识积累尚少，论文常较粗糙，格式常不规范。因此，书写退修信时除客观陈述存在不足外，帮助作者分析原因，并提出可操作性修改意见，退修信中应多加鼓励，少挑剔，忌指责，向其介绍有关科技论文写作方面的基本知识及基本方法和要求供作者参考，以及比较规范的范文，首先保证其论文的规范性，通过双方的努力把初学者“引入门”。②对主要作者群重在提高，这部分作者的论文一般格式都基本规范，但常常出现选题不够新颖、统计结果错误、资料不够详细等问题，对于这类作者，我们应该从科研的角度对论文进行审稿，按照科研设计的要求对论文提出具体的、可行的修改意见，同时注意普及科研知识，说明科研论文的格式、写作要求、科研设计的原则、统计学知识、图表设计要求等，让作者按照科研论文的要求进行修改，不断提高写作水平。在退修信中我们还应注意挖掘论文身编著，内容纯真充满意趣，将教育的实质柔和地浇灌到学生的心底。”相比之下，我们目前使用的教材质量不高，里面许多讲道理的故事“真实性”被人怀疑，可读性差，而且不乏一些逻辑漏洞。还有就是课本里没有那么多的直接说教，而是通过一些生活中的小事，给人以启迪。比如以“种瓜得瓜，种豆得豆”告诉小朋友“有付出，才能有收获”，这种“润物细无声”的教育才是最好的教育。

现在国内中小学教育的教材主要出自人民教育出版社、北师大出版社等少数几家出版社，缺乏竞争导致这些出版社提升质量的意愿不足，导致我国现行教材版本太过于单一，没有竞争。日本等一些发达国家通过制定一个相对宽泛的课程标准，鼓励出版社根据标准编制教材、学校自主选择的教材机制，收到了很好的效果，这样既保证了教学质量，又能通过竞争促进教材质量的提高。因此，建立我国教材编写、选用的全面竞争机制，是我国教材编写改革的目标。在目前的情形下，如何将公众的意见传达给教材的编写者是一个重要的课题。解决的方式应该有两个方面，一个是“走出去”，一个是“引进来”。“走出去”意味着编写者不能闭门造车，需要走到学生和家长之中，通过走访或调查问卷的方式，主动去了解学生和家长所想，将他们的想法作为重要的参考依据；与此同时，还要建立方便的意见反馈渠道，将群众的观点“引进来”。建立公开的征集平台，让群众更方便的表达自己的看法。

这方面，我国制定的《教育规划纲要》可行性比较强，应该传承。