青年编辑撰写科技期刊稿件退修信的几点体会

□ 全春天

稿件退修是科技期刊编辑工作的重要内容。撰写稿件退修信是编辑工作的一个难点，对青年编辑来说尤其如此。稿件退修信是编辑与作者之间的桥梁和纽带，是作者修改稿件的“金标准”。青年编辑初入工作岗位，需要在上级编辑的指导下进行编辑工作，而撰写稿件退修信是其日后独立进行编辑工作的基本功之一。

一、撰写退修信的重要性

科技期刊的稿件一般会送同行审阅，编辑将审稿专家的意见综合整理，并根据科技论文的内容、格式等要求，提出针对稿件具体问题的修改意见，比如文章结构、文字表达、书写格式、重要项目或数据等问题，并以信件的形式与作者联系，以提高论文质量，达到可以刊用的水平。

在编委、编辑或审稿人审阅稿件后，由编辑给作者写信，对该稿件提出应加以修改和补充的意见，并将原稿退给作者，请他参考信中意见进行修改和补充，这封信就叫作退修信。简而言之，退修信是编辑与作者沟通论文修改方面问题的信件。稿件退修的目的主要是稿件有刊出价值，但稿件中还存在着一些需要与作者商榷的地方，责任编辑希望通过退修过程使稿件更完美。

退修信对稿件的质量至关重要，直接关系到稿件能否发表以及发表的时间。退修信是编辑与作者沟通的桥梁，必须能够充分反映稿件存在的具体问题，表达编辑对提高稿件质量的热情和要求，指导作者对稿件进行有效的修改。对于编辑而言，稿件可以退修，说明审稿专家对论文的内容、价值基本认可，经过必要的修改后有发表的价值；对于作者来说，收到退修信意味着稿件有被接收的可能，不过需要认真修改。

退修工作不仅可以提高期刊的学术质量，还能够加强作者队伍建设。在稿件退修过程中，编辑需要与作者加强沟通、交流和协作。青年编辑应充分利用这一机会做好作者队伍建设工作，提高工作的艺术性和实效性，做到“论稿不论人”。

撰写退修意见可以体现编辑的素质、修养、能力和知识结构，直接关系着期刊论文的质量。高宏等认为，编辑在稿件退修过程中的作用非常，是整个编审活动的主体。退修工作质量直接影响稿件的质量，影响科研信息的传播速度。

因此，青年编辑应该加强稿件退修信的撰写学习，为提高编辑业务水平打下扎实的基础。

二、青年编辑撰写退修信的注意事项

对于青年编辑而言，撰写退修信不仅需要对稿件存在的问题有充分认识，还必须清楚每个问题需要得到怎样的解决，同时要懂得如何向作者传达这些信息。这就涉及编辑的基本功是否扎实、文字表达能力是否够强、与人交流方式是否恰当。

笔者认为，撰写退修信的注意事项包括三方面：一是提出稿件的具体问题，二是指导解决问题的方法，三是恰当表达编辑的态度。

（一）提出稿件的具体问题

科学研究是追求真理的过程，科学来不得半点虚假。然而，术业有专攻，虽然科技期刊编辑大多也是某个学科出身，但由于各个学科领域理论和技术发展日新月异，编辑很难对每一篇论文涉及的学科进行深入的追踪。因此，审稿专家的意见非常重要，它代表某个领域内比较权威的意见。编辑在稿件退修环节中，必须正确把握和对待审稿专家的意见，核实稿件中的每一处问题，并指出问题的具体位置、产生原因。

面对向编辑部投稿的大量科技论文，青年编辑应当本着对每一篇稿件高度负责的态度，对每一篇稿件提出详细而具体的修改意见。除了专业性的问题，编辑在根据自己所在刊物的规范对稿件进行查缺补漏的时候，总免不了会遇到罕见的术语、符号、公式、图表等，这就需要查阅专门的科技期刊编辑参考书，以找出问题的关键，让作者明白正确的表达规范。

科技期刊报道的内容主要是科技信息，尤其是医学科技期刊，专业性极强。基层医生大部分都缺乏深厚的文学功底，他们在临床、科研方面可能有一定水平，但是撰写的论文往往会存在诸多问题。稿件退修信有利于编辑与作者之间的思想沟通、交流信息、互相商讨，共同提高稿件的退修质量，还有利于作者队伍建设。

（二）指导解决问题的方法

审稿专家在提出稿件存在问题的同时，也是在提醒作者应该如何针对那些问题进行修改。大部分科技期刊的专家审稿和稿件编辑是“相对分离”的，亦即在专家审稿阶段，也会发生让作者“退修”的情况。这时的退修信主要反映审稿专家的意见，作者修回后仍送专家审稿，专家再审后给第二次审稿意见，如此反复进行“退修—修回”步骤，直到专家认为稿件可以接收为止。稿件通过专家审稿这一关，才进入编辑流程。

要做好稿件的退修，编辑应注意判断作者是否具有修改能力。这首先要加强与作者的联系，了解作者工作、学习、研究的能力，以往的写作情况，出版著作与发表文章的情况。曹作华等认为编辑在做文稿退修时有三方面需要注意：一要注意对文稿内容、结构及统计数据的审查与质疑；二要注意对文稿标准化的审查与修改，使题名、摘要、关键词、名词术语、计量单位等符合科技期刊的标准化规范化要求；三要尊重作者劳动，退修意见力求准确、全面、具体 ，要求明确，确保一次退修成功。

（三）恰当表达编辑的态度

高申等认为编辑在稿件退修中应积极发挥主动性：主动思考，重视沟通；主动突破，耐心指导；主动交流，与作者共同成长。这说明稿件退修应该是编辑主导下的人际交流行为，需要注重人际沟通的技巧。

稿件退修是一种编辑与作者之间的非行政、非法律又非私人的人际交往，编辑为作者提供稿件的修改意见，而作者根据编辑提出的要求对稿件进行修改。稿件退修的过程显然并不只是编辑一个人唱的“独角戏”，而是编辑与作者通过有效沟通，对论文进行完善，直到论文达到发表标准的互动过程。既然稿件退修是人际沟通，那么青年编辑在撰写退修信时就应当注重感情色彩，并明确表达专业的稿件修改态度。王银平认为稿件退修信的撰写需要注重感情色彩，这是对编辑职业素养的要求，编辑必须注意了解作者的投稿动机，谨慎处理与作者交流时的措辞和语气。

沟通行为贯穿于稿件退修工作的始终。编辑与作者之间通过退修信交流，对稿件的修改速度、修改效果起重要作用。可见，稿件退修在一定意义上就是编辑与作者之间的心理活动过程，编辑在此过程中的态度对这一过程产生重要影响。

三、如何提高撰写退修信的能力

青年编辑在上级编辑的指导下撰写退修信，本身就是一个通过实践提高能力的过程。但是，这也存在局限性，因为上级编辑可能只是根据个人经验，对青年编辑进行指导；青年编辑根据实践进行个人总结，得到的也是本人的经验，不一定可以上升到理论水平。

笔者认为，阅读研究退修工作的论文有利于青年编辑提高撰写退修信的能力。可惜，稿件退修工作目前尚未引起编辑学界的重视。咸增强对科技期刊的稿件退修工作研究进行回顾，发现该类研究论文数量不足，大多依据个人经验，系统性、权威性的论述缺乏。尽管如此，青年编辑仍然可以从这些为数不多的研究中获得有益的启示。

程春开等认为要写好稿件退修信，需要编辑怀着一颗平常心，综合审稿专家和编辑两方面的修改意见，尊重作者、审稿人的劳动。董兵等总结退修工作中的经验，认为编辑需要做到“三心”、“二意”，包括责任心、平常心、虚心及注重文章的新意、发掘文章的深意。这应该是青年编辑做好稿件退修工作的基本要求。陈红娟也提出了提高论文稿修回率的措施，即编辑要加强责任心，及时反馈退修意见；提高业务素质，认真写好退修信；锤炼学术素养，培养学术亲和力。

另外，青年编辑应当利用现代即时通讯工具，增强与作者的沟通。对于青年编辑而言，很多即时通讯工具都可以熟练使用，比如腾讯QQ、飞信等。即时通讯算是特殊形式“退修信”，要求编辑有扎实的编辑功底和迅速反应的能力，能够给作者明晰、有效的回应。张维维等以腾讯QQ为例介绍应用通信软件在线进行稿件退修的方法，发现双向即时交流方式有利于提高稿件退修的质量和速度，加强了编辑与作者的互动交流。

综上所述，青年编辑做好稿件退修信的撰写工作具有重要意义，需要注意提出问题、指导解决、表达态度三方面问题，并在实践中提升撰写能力的同时，积极阅读退修信撰写相关研究的论文，从中获得理论上的指导。

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