试论我国外贸企业跟单工作现状与优化建议

孙永方

（烟台职业学院 对外经贸系，山东 烟台 264670）

收取客户订单并保质保量完成客户订单，是我国外贸企业工作的核心，而跟单工作又是外贸企业出口环节的核心。在我国加入世界贸易组织以后，提高外贸企业跟单工作人员的素质与能力，对于外贸企业生存和发展来说具有重要的意义。既然跟单工作对外贸企业如此重要，我们就应该在分析跟单工作现状的同时，提出合理的优化建议，促进跟单工作合理有序的进行。外贸跟单按业务进程可划分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三种。前程跟单指的是“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单指的是“跟”到装船清关为止；全程跟单指的是“跟”到货款到账、合同履行完毕为止。［1］

一、我国外贸企业跟单工作的现状

（一）跟单工作人员专业素质低

跟单工作具有很强的综合性，它不仅要求跟单工作人员熟悉企业产品外形设计和材料的选择，还要掌握生产流程、国际金融、计算机及外语等多种知识。而我国外贸企业跟单工作普遍存在的问题是：跟单工作人员的专业素质不高，综合能力受到各种客观因素的制约［2］。比如有的外贸企业跟单工作人员精通外语、计算机、国际金融等方面的知识，却不熟悉跟单工作的专业知识与技能；有的精通跟单业务，却因外语、计算机、国际金融等方面知识的欠缺，导致跟单工作受限。有数据显示，当前我国外贸企业跟单工作人员的专业素质结构比例如下：外贸专业对口从事跟单工作人员的比例占16%；外贸企业高层人员转向跟单工作人员的比例占34%；外贸专业人员转向其他行业跟单工作人员的比例占47%；其他结构的比例占3%。这些集中反映了上述涉及的两个问题：懂专业知识的不具有其他能力，具有其他能力的不懂专业知识。

（二）跟单岗位无划分标准

当前我国外贸企业对跟单岗位的划分不统一，只把跟单工作划分为业务员、生产跟单、业务理单和质检四大环节。各外贸企业都是在这四个环节中不断组合删减，但有很多外贸企业将四个环节分开，使四个环节独立工作［2］。具体来说，业务员主要负责与客户接单、谈判、沟通、签合同等工作；生产跟单主要负责查验订单的质量与生产货期；业务理单主要负责整理和翻译业务员接下的订单，以及对客户的意见或建议做出及时的反馈；质检主要负责检查企业所有货品的质量。当前，我国外贸企业跟单岗位急缺综合型专业工作人员。多环节运作一个生产项目，使工作重复、低效的现象时常发生，同时工作衔接时易出现纰漏、互推责任的状况。跟单工作人员专业素质低，不能准确了解客户的需求，只是根据订单的字面意思去理解，使得下一环节的工作人员不理解客户的原始意图，会造成订单资料在传送的过程中不及时、不准确，使整个生产延期或造成失误。

（三）跟单人员流动性较大

外贸企业跟单岗位需求量大，工作人员流动频繁，使岗位供不应求，难以留住优秀的人员。对外出口是外贸企业主要任务之一，我国加入世界贸易组织以来，企业经济全球化趋势越来越明显，具有独立经营权的外贸企业越来越多。然而，跟单工作人员的数量与外贸企业的需求没有成正比关系，造成了市场经济人才的紧缺。各外贸企业之间为了抢夺人才，不惜花费高额的代价留住人才。高工资、高福利、高待遇等成为优秀跟单人员纷纷跳槽的主要利益诱因。少数外贸企业不遵守市场经济规则，使就业市场形成恶性循环竞争，造成外贸企业跟单工作人员流动性较大。

二、优化我国外贸企业跟单工作的对策

（一）加强人才培养，提高跟单工作人员素质

从人才培养的角度提高我国外贸企业跟单工作人员的岗位素质要求，大致分为三步：首先，和有关开设国际贸易类专业的高等院校合作办学，包括大学本科和专科，以“委托代培”、“预先订单”、“企业冠名奖助学金”等培养方式，大力培养适合外贸企业的专业型人才。高等院校的课程应分校内与企业两部分，校内课程由高校专业教师担任讲解任务，企业课程则要由外贸企业骨干人员承担讲解任务。值得注意的是，企业课程必须在企业实地环境中开展，对学员进行实打实的培训，从而提高他们的外贸跟单工作能力与素质。其次，在各高等院校外语专业和国际金融专业中，挑选优秀的应届毕业生，让他们在外贸企业各生产工序轮岗实习一段时间，使他们对外贸企业各生产流程和工序有一个初步的印象，进而选择表现优异的学生。这样不仅可以使优秀的实习生得到良好培训的机会，也可以使他们拥有良好的资质去进修外贸跟单方面的知识，从而培养综合能力与外贸专业知识均合格的跟单工作人员。再次，要重视在职跟单工作人员的专业知识进修，由外贸企业人力资源管理部门和技术资源部门联合规划跟单工作人员外出交流、参观及进修等一系列方案，以期提高外贸跟单工作人员的业务素质与水平。

（二）强化制度指导与人才保障，明确跟单岗位划分标准

一方面，我国外贸企业应建立现代化的企业管理制度，将管理权和所有权分开。外贸企业管理人员要根据企业自身发展的实际情况，坚持“科学制定章程”与“合理划分岗位”相结合，让科学的制度来细化岗位划分，让严格的章程保障岗位划分。还要杜绝由于责任不明确导致的推卸行为的出现，保证外贸企业生产活动高效、有序地进行。另一方面，我国外贸企业要对跟单岗位的设置进行优化调整。可以根据自身发展的实际情况，将跟单工作的四个环节统一起来。随着我国外贸企业之间竞争的日益加剧以及国际市场经济的不断变化，外贸跟单工作要适应新形势、新要求，不断完善工作方式。我们知道，外贸企业要想得到长久的发展，就必须不断研发新产品。创设全新的品牌必须要强化对跟单工作过程的管理与控制，提高跟单工作人员的专业能力和综合素质。具体来讲，就是把业务员、生产跟单、业务理单和质检四个跟单环节融于一体，使四职合于一人之身。一个人专门负责一份订单，并把它负责到底，不仅减少了中途环节传递造成的误会及责任的推卸，还便利了跟单工作人员和客户的沟通交流。此外还可以降低企业生产成本，节约资源，有利于及时、准确地完成客户的订单。以上这些方法的实现必须以高素质人才作为保障，外贸企业只有拥有大量的高素质跟单人才，才能够立于不败之地。

（三）加强对生产过程的跟踪与管理

为了保证交货产品的质量，外贸企业跟单工作人员应该要会同质检部门对生产制造的全过程进行质量监控［3］。跟单工作人员要对原材料和辅料的质量进行跟踪，即看企业购进的原材料和辅料是否正确，有无漏订物料，物料能否按规定的时间送达生产部门，能否保证产品生产的质量等。有些生产部门为了降低成本，往往偷工减料或使用不合格的原材料、辅料。原材料质量过低，会降低成品的质量，使成品存在安全隐患，极易引起客户的投诉甚至退货。这样不仅使企业损失惨重，还有可能失去信誉，因此要特别注意。

跟单工作人员还要随时注意对生产的半成品质量进行跟踪，注意检查尺寸大小是否合适，款式是否新颖，做工是否精细，成品颜色是否符合标准等。发现品质出现异常，要及时通知有关部门或有关人员进行处理。情况非常严重的要暂停生产，并追踪处理状况，避免生产完成后才发现品质问题。

［1］于春阳，楼亚芳.服装外贸跟单流程与现状及其人才要求的分析与探讨［J］.山东纺织经济，2009（5）.

［2］黄辉.外贸跟单员的现实作用与基本素养［J］.武汉科技学院学报，2007（1）.

［3］罗巨斌，阎玉秀.服装外贸跟单工作流程与过程控制［J］.丝绸，2004（10）.