广播电视档案的电子信息化管理研究

宁夏西吉文化旅游广播电视局电视台 王 颖

现阶段，部分广播电视单位的档案管理普遍存在管理设施落后、软件兼容性较差、数字化程度较低等问题，严重阻碍了广播电视事业的持续发展。广播电视作为宣传党和国家重要方针政策的媒体，必须认识到档案管理的重要性，转变传统的档案管理观念，充分运用数字化技术、网络技术不断优化档案管理模式，加快档案管理信息化建设进程。广播电视单位要充分利用档案电子信息化管理的优势，提高档案管理工作效率，确保档案的完整性和安全性，为档案使用者提供快速、便捷的服务。

一、广播电视档案实施电子信息化管理的优势

广播电视档案的电子信息化管理是指以电子信息技术为支撑，以广播电视档案资源为对象，开展的档案收集、整理、保管、查询、借用等现代化档案管理过程。电子信息化管理是广播电视档案管理发展的必然趋势，其优势具体体现在以下四个方面：

(一)提高档案管理工作效率

为了满足受众对新闻信息的多样化需求，广播电视单位每天会产生种类繁多、数量庞大的信息资料，如文字、影像、文书、图片等，这些都是归档处理的对象，使得档案管理人员的工作量不断加大。一些基层广播电视单位的资料档案管理仍然以档案管理员手工操作为主对档案进行收集、整编和管理，影响档案管理效率的提升。但是，实施档案电子信息化管理后，档案管理员可以通过在信息化管理平台上进行简单操作，就可以完成以往繁杂的档案管理工作，减轻档案管理人员的工作量，提高档案管理效率。

(二)确保档案存储的完整性

广播电视档案资料极为丰富，涉及各个部门，致使档案资料收集和保存的环节过多。如，专题部、新闻部拍摄的影像资料要移交到总编室，由总编室整理后移交到档案管理室。在这一过程中，若采编人员的档案意识薄弱，没有按照档案管理规定及时移交或进行资料备注，就会严重影响档案归档的完整性。而实施档案电子信息化管理后，仅需要通过复印、扫描各类资料，就可以将数据一次性录入到计算机存储中并进行备份，从而保证了档案存储的完整性，以便日后档案查找和利用。

(三)便于档案查找借阅

在以手工操作为主的档案管理模式中，档案查阅和借阅是十分复杂的工作。档案管理员要在数目众多的目录中查找到所需档案编号，而后再到档案资料库房中去查找相应档案。在实施档案电子信息化管理之后，档案管理人员只需在信息化管理系统中检索出所需要的信息资料，并根据用户开放权限的设置，便能够让拥有权限的用户在管理平台上查阅档案，即节省了档案调阅时间，又保护了档案的安全性和完整性。

(四)利于提高档案再利用价值

查阅利用是档案最为重要的功能，由于广播电视档案具备其特殊性，使得档案利用频率和利用价值较高。如，设备档案、新闻影像、新闻宣传资料等档案需要反复查阅，不可避免地会给原件带来损害，甚至会发生遗失现象，增加了档案保管的难度，不利于档案的高效利用。而实施档案信息化管理后，档案原件会转变为电子档案形式保存在信息资料库，从而有利于档案反复利用。

二、广播电视档案的电子信息化管理措施

(一)提高档案管理人员素质

首先，增强档案管理人员创新意识。在网络信息时代下，广播电视档案电子化、网络化管理已经成为必然的发展趋势，同时也是对传统档案管理模式的深刻变革。在这一过程中，渗透着档案管理思想和管理理念的创新，使得档案管理人员必须主动学习计算机技术和网络信息技术，转变传统的档案管理观念，以适应档案管理的科学发展；其次，优化档案管理人员知识结构，使其所具备的的知识、能力足以满足档案电子信息化管理对专业人才的需求。档案管理人员不仅要重视专业知识学习，还要加强广播电视及社会相关知识的学习，做到对广播电视档案的科学分类和管理，以便档案得以有效利用；再次，建立完善的培训、考评、上岗机制，通过定期培训提高档案管理人员业务技能，使其掌握档案业务规范标准和信息化管理方法，并能够为业务部门提供档案咨询服务。

(二)健全档案电子信息化管理运维机制

健全档案电子信息化管理体系和运行维护机制是完善广播电视档案信息化管理的重要保障。广播电视单位开展档案信息化建设是一项长期、系统的工作，信息化建设不仅要求档案部门转变以往的管理模式，而且还需要各个业务部门加以配合，共同协作。为此，必须健全档案电子信息化管理运维机制，使档案管理各项工作都有章可循，具体制度应包括档案收集整理制度、立卷归档制度、档案保管制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度、档案保密制度等，通过完善的制度体系，推动档案管理工作向规范化、制度化的方向发展，为加快电子信息化建设奠定坚实基础，确保信息化管理有序开展。

(三)建立电子档案管理服务体系

档案管理是一项业务性、技术性较强的信息资源管理工作，从档案形成到归档需要经过许多工作环节。为了保证资料信息移交齐全、完整，广播电视单位应当建立自上而下的档案管理服务体系，层层落实管理服务责任。首先，由档案管理部门和各有关业务部门挑选出兼职档案员，主要负责收集、整理本业务部门当年需要归档的各类档案资料，包括文字资料、文件材料、录像、录音、图片、凭证等。在整理好档案材料后，及时移交到档案管理部门进行归档；其次，建立相互制约的档案管理体系，使档案收集部门、管理部门和使用部门之间形成相互监督、相互牵制的关系，从而确保各类档案能够及时、完整归档，提高档案收集质量和利用效率。

(四)强化电子档案信息的安全管理

广播电视档案是十分重要的资料信息，是广播电视事业发展的基础。所以，在档案电子信息化管理的背景下，必须加强电子档案的安全管理。首先，保证用于档案管理的计算机软硬件设备的可靠性，分派专人负责管理和操作。对计算机进行定期杀毒，防止病毒入侵，杜绝任何人擅自篡改档案资料信息。其次，运用上网信息加密存储，保障电子档案信息的安全性。广播电视单位可根据具体工作情况，制定合理的加密标准，按照档案的重要性，将档案依次分为公开信息、内部信息、秘密信息、高度机密信息四个等级，并对信息进行加密处理；再次，根据使用者身份和职位的不同，设置相应的电子档案查阅使用权限，使广播电视工作人员在使用档案信息之前，必须登陆信息化管理平台进行网上身份验证，以确保档案的安全性。

(五)纸质管理与电子信息化管理相结合

由于电子档案是以计算机软件环境和硬件设施为载体进行保存，一旦计算机软硬件出现故障，就会严重威胁档案的安全性和完整性。加之，计算机操作还面临着病毒入侵、操作失误的风险，这都可能给电子档案资料带来破坏。相比较电子档案而言，纸质档案的真实性较强，并且可以长期保存，通过强化档案室管理可以有效避免以上问题导致的危害。所以，在广播电视档案信息化管理中，应当采取纸质管理与电子管理相结合的方式，充分发挥两者的优势，使档案管理更加完善。档案管理人员在对纸质档案进行归档的同时，还应对磁介质档案进行归档，保证两套档案的内容完全一致。一旦出现计算机运行故障，使电子档案遭受破坏，就可以利用纸质档案进行恢复，从而确保档案的完整性。

三、结论

总而言之，实施档案电子信息化管理是档案管理的重要变革，不仅有利于确保档案信息的完整，提高档案的利用效率，更有利于提升档案管理工作质量和档案服务水平。广播电视单位要充分认识到信息时代下，推动档案电子信息化管理的重要性，要投入充足的资源确保档案信息化建设循序渐进开展，从转变传统档案管理观念入手，增强档案管理人员创新意识和信息化管理的业务技能，为推动档案事业持续发展奠定坚实基础。

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