医院设备档案网络化管理的几个成功要素

王晓萍

广东省肇庆市第一人民医院，广东肇庆 526000

随着互联网时代的发展，医院信息化是服务水平、综合实力和现代化管理水平的重要标志。医院档案信息化管理是必然趋势，且很多医院都在实施和探索，文书处理过程和归档、人事档案和病历档案等实现网化管理。但医院设备档案信息化管理相对滞后，原因有多方面，究竟如何更好地将设备档案导入网络化管理，笔者曾几次参与医院档案管理信息系统开发，对医院设备档案网络化管理谈几点成功要素。

1 成功实施设备档案网络化管理的要素有哪些

1.1 科领导重视，完善组织管理架构

医院设备档案管理信息化是对设备科的管理模式和思维方式等进行一场改革和创新，设备科长因此对该项工作应该充分重视和参与。经实践证明，科室信息化管理取得成功的首要条件是科领导的支持和参与。在研究、设计设备档案管理信息化时，必须是科负责人牵头，并主动向分管的院领导汇报开展工作的设想、进展情况和需要解决的问题等，争取院领导的重视、支持和授权，科负责人和具体操作者才能获得更多的支持和授权，医院计算机管理中心、信息科等部门才会主动配合和参与，共同设计开发档案信息管理系统。另外，在实施过程中会遇到很多问题需要具体解决，有具体的职责和分工实施起来更顺利，应该成立信息化领导小组，设备科长任组长，设备科科副长任副组长，设备档案管理人员、信息科和计算机管理中心的技术人员是小组成员。组长和副组长负责沟通协调，设备档案管理人员负责制定档案管理信息系统方案，信息科和计算机管理中心技术员负责软件、网络方面的开发和产品的选择，形成一个既分工又合作的工作氛围。

1.2 做好实施方案，设计设备档案信息管理内容

制定设备档案管理信息系统方案，是该项工作的核心任务，设计时最需要明白的问题就是设备档案网络管理最终实现的目的是什么？要将档案信息化到什么程度？目前最紧急迫切需要解决的是什么问题？就是说，以上的问题都要在实施方案中有具体规划。医院设备档案信息管理系统的基础和前题是标准化工作。编制一套科学、合理、实用和简便的设备档案管理程序，可以根据每台设备的实际归档内容，设计各种信息表格适合设备档案全过程管理，如：设备论证信息表、设备购入信息表、设备使用信息表、设备检修信息表、设备鉴定信息表、设备报废信息表、设备查询信息表、设备经济效益信息表、系统管理等；也可以根据医院设备的管理功能，设计申请管理、计划管理、合同管理、验收管理、固定资产管理、使用管理、维护管理、计量管理等。根据各医院医疗设备档案管理的需要选择适合自己的信息表格。设计时，还要了解医院信息化程度，如数据库的使用水平，建设规模等，来确定档案管理的信息化流程、设备档案资料数字化转换，切忌一味追求新技术，要从本院的实际出发，这样的实施方案才能既符合医院自身的特点，又能使设备档案管理信息化与医院信息化同步发展。

1.3 重视软件的实用性和先进性

在医院信息化建设中，普遍存在“轻软件、重网络、重硬件”情况，由于软件不可视性，而对软件吝于投入，这样会容易造成失衡，引致资源浪费。所以要重视软件的研制开发，将先进的管理理理念融入到设备档案管理信息系统中。在开发软件或选择产品前，多与兄弟医院交流沟通，可以到实施了医疗设备档案管理信息化的兄弟单位参观学习，借鉴别人的先进经验，少走弯路。无条件开发软件的医院可以买他们的产品或找其他公司开发，但不能满足本医院管理一些比较个性化的需求。有条件开发的医院可以根据自己的设备档案管理量身定做，其优点在于方便软件使用后的维护和升级。由于档案信息系统的开发并不复杂，目前很多医院都有条件开发自己的产品。设备档案信息化管理的目的是方便查询和管理，实现资源共享，在设计时考虑建立相关文件与数据字段之间的“超级链接”，实现相互关联。如果医院的网络还未建成，采用的数据库管理系统要广泛兼容，可以保证前后台软件实现最好的兼容，或在设计时实现档案系统和后台数据有专用接口，运行速度将更快一些。若医院已建成或正建网络，建议以医院所选后台数据库为后台，以便全院共享设备档案信息资源。

1.4 重建制度流程后的指导

实行医疗设备档案信息系统管理，是通过对设备档案资料的数字化转换，建立信息化的工作流程，使医疗设备档案管理工作得到完善和优化，起到规范建档程序，健全管理制度。在网络管理实施过程中，不可避免涉及设备档案管理流程的重建，由于医疗设备遍布全院各科室，设备档案的形成贯穿于设备管理的全过程，各种资料是不同步收集，如使用管理、维护管理、经济效益分析、报废管理等具有连续性的动态管理。工作流程的重建将会给设备使用科室的操作员、设备维修技术人员等会带来影响，设备科要有足够的认识和重视，所以在系统启动时，制定一些操作指南派发各科室，档案管理人员和计算机技术人员主动上门进行宣传指导，不仅要讲清楚系统如何使用,更加要把设计理念和管理流程讲清楚，这样才能让操作人员更好地理解和消化，尽快掌握操作流程，缩短磨合期，尽量避免影响医院业务工作，使设备档案网络化管理顺利铺开。

1.5 不断持续的维护和升级

医院设备档案管理信息系统的使用，并不是终身受用、万事大吉，而是意味着维护阶段的开始，据了解，在软件开发组织中60%以上的人力用于软件维护。在使用系统过程中，为了使软件适应操作系统或编译系统的升级，因改变新的环境而修改程序。由于医疗设备档案起步较晚，全国尚无统一规范，处于自我摸索和积累经验阶段，目前还存在管理制度不健全，建档和管理滞后等现象，缺乏规范的工作流程和管理制度，所以，信息系统的使用过程就是规范流程、健全制度的过程，为了满足流程的变更、制度法规的变动、业务扩展和改变、数据量增大等需求而增加或扩充软件功能，进行完善性维护。另外，为了软件的可维护性和可靠性得到提高，为进一步改进适应未来打下基础而修改软件，进行预防性维护。为适应医院的业务发展，只有对系统不断的优化、改造和升级，延长系统的使用周期，系统投资得到保护，避免因小问题而重建系统的后果，节约资源以免浪费，所以，不仅要注重软件的开发，更加要重视持续的维护和升级。

1.6 注重人才的培养

要实现医院设备档案管理信息化，最根本的因素是人才，医院不仅需要一批既了解医院业务、又懂信息专业的人才，更加需要信息化素质较高的档案管人才和中层管理人才。虽然目前很多医院已建成医院信息化系统，但很多都是通过外包形式进行建设和管理，医院缺乏自己的应用型、复合型医药信息化人才，因此立足特色，培养医院自己的医药信息化人才是设备档案网络化管理的基础，也是医院信息化长远发展的要求。设备档案实行信息系统管理，是医院实现全面网络化、数字化和信息化管理的一个组成部分。如果操作人员对信息技术认识甚少，在实施系统时必然不能很好地配合系统技术人员，而影响系统的实施效果。因此，在设计档案信息系统之前要强化员工信息化素养，对于从事档案信息系统规划、分析、设计、实施、管理的相关人员可以组织外出参观、邀请专业的培训教师授课等形式，开阔视野，更新知识与时俱进，了解档案信息化管理将会给设备管理和业务流程化都带来的影响，学会部分档案应用软件的开发、信息数据库的建设及信息服务等。直接操作者可由本院计算机管理中心组织内部培训，主要是档案信息系统操作的培训，包括网络基础知识、网络安全知识等，使系统的应用者具备简单的计算机及网络维护知识，掌握一些常用问题的处理，使信息系统具备日常运行能力，并为计算机管理中心节省工作量。

2 结语

医院设备档案网络化管理是一个渐进的过程，也是一个复杂的系统工程，不可能一步到位。只要领导重视，明确目标，做好方案，科学实施，注重应用型、复合型医药信息人才的培养，利用设备档案管理促进信息化，信息化推进设备档案管理，也能够建设一个适合自己医院的设备档案管理信息系统，来提升医疗设备的服务水平和管理水平，最终实现医院设备档案资源共享。

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