浅谈商务英语函电的写作特点与技巧

邢顗晨

（山东女子学院 外国语学院，山东 济南250300）

对于国际贸易的交流和沟通来说，商务英语函电起着重要的桥梁作用，是贸易往来的必备基础。 写出高质量的商务英语函电首先要明确商务英语函电的基本特点，以“清楚”为核心特点，坚持写出简明、正确、具体和得体的商务英语函电，只有这样才能真正实现贸易的友好往来，保障贸易双方的正当利益，促进国际经济的发展。 为此，本文将在探讨商务英语函电特点的基础上， 总结商务英语函电的写作技巧，进而为国际商务人员提高其商务英语函电的写作水平提供一定的帮助。

1 商务英语函电的写作特点

高质量商务英语函电的写作是建立在熟悉商务英语函电写作特点的基础之上的，商务英语函电的写作主要包含了五个特点，也往往被称之为五个原则，即5C 原则，这也是高质量商务英语函电区别于普通函电的基本特征。

1.1 清楚(clarity)

首先写作者必须要明确要表达什么，想让对方知道什么，了解什么，文章中不能出现表达歧义的词语和句子，不能让人感觉闪烁其词，含糊不清。此外，尽可能的使用最简单易懂的英语词语，因为贸易的对象不一定非常熟悉英语， 他的英语水平不一定非常高。 就像“Fluctuation in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”“fluctuation in the exchange rate” 这句话涉及到了汇率的两种情况，即上涨和跌落，要是表达不清，容易造成误解，贸易双方产生不必要的争端，未来避免因表达不清楚而产生的纠纷，在写作的过程中一定要始终确保表达清楚。 上面那句话要想表达“合同生效后汇率的波动由买方承担”, 可以这样说 “Any increase or decrease in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”

1.2 正确(correctness)

函电的写作涉及到英语语言的方方面面，首先要保障语言语法和格式的正确性，此外，也要确保事实、信息和数字等的正确性，要着重关注细节，因此在发出函电时，写作者要反复的校对英语信息，一定要不放过任何的细节，就像价格、数量、型号、交货日期和方式、包装等信息都要仔细的核对，否则会给公司造成不可估量的后果。

1.3 得体(courteousness)

主要是指写作语言要遵循一定的原则，尤其是人际交际原则和贸易往来惯例，这样会让人感觉亲切熟悉，没有隔阂感，为贸易的往来营造了一种周全、温暖、快乐的感觉。但是如果遇到不顺和麻烦也一定要有尊严的进行驳斥和职责，其实这也是一种礼貌和原则，但是要把握分寸，适度，这就是得体。

2 商务英语函电的写作技巧

2.1 词语表达要准确到位

1)运用准确无误的词语

进行商务英语函电写作时， 要尽可能的挑选简单易懂的英语词语，并能够准确的表达出你要表达的思想。 有些写作者认为深奥的词语能够彰显自己的英语水平和英语能力，但是交易对方不一定熟知英语，因此要尽量避免使用一些深奥晦涩难懂的词语。此外，晦涩复杂的词语也特别容易使人产生误解。一般来说商务英语函电倾向于使用简单易懂的英语词汇。

2) 英语代词的指代作用

写作过程中运用英语代词时，要明确代词的具体指代对象和逻辑关系。 通常来说，代词指代其距离最近的词汇，并且要遵循语法规则，与所指代的词汇在人称和数量上保持一致。代词使用不当往往会造成误会和纠纷。 比如They informed Lucy, Tom and Chris that they would receive an answer in a few days.这句话中包含了两个they, 那么这两个they 分别指谁呢？ 是informed 前面的they 还是 “Lucy,Tom and Chris”呢？ 这里就表达的模糊了，分不清谁是谁了，因而造成了麻烦。 那么怎么样才能避免歧义，使对方真正明确自己的意思呢？ 那么原句可以改成这样“They informed Lucy,Tom and Chris that the latter would receive an answer in a few days.”在这个句子中 “the latter”指代“Lucy, Tom and Chris”, 这样意思就清楚明确了。

3)英语修饰词的具体位置

英语的表达中修饰词在句子中的位置直接影响了其句子意思的表达，比如以下两个句子①We can supply only 100 tons of the item. ②We can supply100 tons of the item only. 在第一个句话中, “only”放在“100 tons”前面起修饰作用, 表达的含义是仅仅提供100 吨,不能再多提供了。然而第二句话, “only”修饰的是“the item”, 其要表达的意思是仅仅提供这种项目, 不会再提供其他的了。 由此看出修饰词的位置对句子的含义的表达起到了很大的影响作用, 其修饰的词不同, 所要表达的意思也就不同。

修饰词的位置不能乱放，要紧紧跟在所修饰的词语。 比如以下两个句子： ①They bought a bicycle in a small shop in Shanghai which costs $ 65.00. ②They bought a bicycle for $65.00 in a small shop in Shanghai. “$65.00”是指“bicycle”的价格,那么它就应该靠近它所修饰的词语 “bicycle”。 在第一句话中 “which costs $ 25.00” 应该挪到“bicycle”后面。 第二个句话没有必要使用复杂句, 直接用“for”来替换即可, 修饰词位置使用准确了能够确保整句话表达的意思清晰明了。

2.2 句子的逻辑结构

首先，句子要符合逻辑，这样才容易将意思表达清楚。比如下面这个 句 子 “Being an expert in international trade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”这句话的主语显然是“I”, 然而分词的逻辑主语却是“you”。 这样就造成了逻辑上的混乱，产生了理解上的分歧，若上面的句子改成“Being an expert in international trade,you certainly have experience of solving this kind of problem.” 或 者“As you are an expert in international trade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”这样就能够确保分词与主语的主语保持一致了，而且也遵循了句子的逻辑性。

其次, 关注句子的意思表达的连贯性。 比如下面的句子： They wrote a letter. It was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.这三个句子虽然都堆砌在一起，但是三个句子的意思缺乏连贯性，没有必要的联系，只是表达了独立的意思，无法使人快速理解要表达的信息。 但是如果将上面的句子改为： “They wrote a letter to Mr. Woods,the sales manager.” 修改后的句子要表达的意思就非常明确了， 是指“他们给销售部经理Woods 先生写了一封信。 ”

3 结束语

本文针对商务英语函电的写作进行了深入的剖析，首先明确了商务英语函电写作的基本特点，在此基础之上，结合实际的案例，以具体的英语词语和句子为例，论述了商务英语函电写作的技巧，并得出了以下的结论，首先商务英语函电的写作尽可能的使用简单易懂的英语词汇，并着重关注代词的具体指代作用。其次，句子的表达一定要突出重点，并保持一定的连贯性。

［1］胡鉴明.商务英语写作[M].广州： 华南理工大学出版社,2001：4.

［2］Sue Kay.实用商务英语写作[M].北京：北京理工大学出版社,2003： 63.