浅谈如何做好企业档案安全管理工作

文/河北省长途通信传输局 李晓红 孟庆竹

档案是指在工作中依据有关管理规定形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、表格及各种特殊载体文件材料。档案是人类文明的历史记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是人类进步和文明的缩影。借助档案，不仅可以帮助我们了解过去、把握现在、预见未来，同时还是企业加强管理，加快发展，提高经济效益的重要参考依据，也是企业进行宣传教育的重要资源。要强化企业档案的安全管理工作，使其发挥更大的作用，笔者认为应加强以下几方面的工作。

一、建章立制，规范管理

管理是做好档案工作的基础，也是确保档案安全的关键。管理不规范，是影响档案安全的重要原因。一是要常抓不懈地做好档案安全的日常管理工作。强化档案工作人员的安全防范意识和责任意识，建立健全档案安全防范机制，完善档案保管、利用、保护、保密等方面的规章制度，并对规章制度执行情况加强督促检查，建立档案安全责任考核机制，确保规章制度落到实处，做到既要确保档案纸质档案的安全，又要确保电子、磁性介质档案的安全；既要确保已上架档案的安全，也要确保装箱封存档案的安全。档案安全是高压线，谁也碰不得，不允许任何违反安全制度、措施的情况发生。档案库房要配备必要的设备设施，确保符合档案防火、防盗、防潮、防光、防有害气体、防尘、防虫、防磁的“八防”要求。档案库房、阅览、办公实行三分开。二要下功夫做好档案基础工作，着力推进档案管理规范化，切实做到档案家底不糊涂、档案资源不流失、档案利用不繁琐。所谓不糊涂，就是要对所有重要档案进行清点整理、登记造册，暂时难以整理的，要先封存、后整理、缓利用，尽快把家底摸清，建立一本“明白账”。所谓不流失，就是要加大重要档案征集力度，强化工作责任，采取有效措施，及时将涉及企业中心任务、重大活动、重大事件的档案资料收集入馆，确保这些珍贵资料不被遗失散落。所谓不繁琐，就是要着力优化档案利用流程，加强档案分类、编目、检索等工作，确保档案分类科学、整理有序、检索方便，为档案利用者提供更加便捷的服务。

二、加强监督，从严管理

从以往教训看，档案安全出问题，有规章制度不完善的原因，但更重要的原因还是制度执行不力。有规矩不执行，就给别有用心的人留下了可乘之机。要在继续完善制度体系的同时，切实加大制度执行力度，坚决避免那种只把制度讲在嘴上、写在纸上、挂在墙上的现象。在这方面，要做到：一是决不能变通。有了制度就必须执行，不能因为工作忙就图省事，不能因为是熟人就走形式，不能因为是领导就搞特殊，不能因为这样那样的客观原因就不执行，否则制度就成了一张废纸。必须让大家认识到，我们保管的档案是企业的宝贵财富、广大员工的智慧结晶，这方面出一点闪失，就无法向企业和员工交待，无法向历史和后人交待。这是高压线，谁都碰不得。二是决不能护短。姑息迁就，后患无穷。在管理上出了问题，要追究当事人的责任，更要追究领导的责任，特别是对那些包庇护短、纵容违纪的领导干部，更要予以严肃追究，坚决维护制度的权威性和震慑力。三是经常开展档案安全检查，发现隐患及时整改。要定期不定期地对档案保管状况和档案馆库及设施设备进行全面检查，及时排除危及档案安全的隐患。检查要看各项规章制度是否健全，是否得到严格执行；看各个工作环节，各个工作部位是否存在安全漏洞和安全隐患；看各种安全设施设备是否完善，能否发挥作用等等。建议各单位每年都要进行一两次安全专项检查，每次检查都要有记录，发现问题及时纠正，发现漏洞及时堵塞，切实确保档案安全。

三、依托信息化技术，强化现代化管理

档案信息化建设是档案现代化管理的大方向、大趋势。以信息化为标志的新一轮档案信息资源开发利用工作将全面提升企业档案工作的整体水平。确保档案安全，既要靠觉悟、靠经验、靠监督，更要靠现代化手段。要不断提高档案管理的科技含量，改变与现代化管理不相适应的工作手段、工作方式，确保党和国家重要档案万无一失。一要加快档案信息化规范标准建设。在信息化条件下，档案信息资源开发利用工作必须做到有法可依、有章可循。从目前看，档案信息资源开发利用工作的法规标准建设还相对滞后，解决相关法规标准的制订是目前亟待解决的问题。要尽快修订、制订适应信息化需求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。二要改变“一把锁、几个人”的保管方式，运用现代化监控设施，对重要档案实体、库房与设备实行全过程、全方位监控，严密防范出情况出问题。需要强调的是，在推进档案管理现代化、档案存储数字化的过程中，一定要高度重视档案信息安全，在不断完善技术保护手段的同时，坚持双管齐下，实行电子文档与纸质文档一一对应的管理方式，防止因技术原因造成档案损失。将馆藏纸质档案、照片档案、声像档案转化为数字化档案，除属密级的内容以外，能上网的尽量上网，实现档案资源的安全保存和便捷利用。

四、举一反三，注重应急管理

近年来，在一些自然灾害、突发事件中，都有档案被毁坏的情况。这就提醒我们，一要注意从可能发生的各种突发和极端情况出发，强化防范措施，尽量避免造成档案损毁。要着力改善档案基础设施，提高档案馆库防灾标准，要建立健全档案应急工作体系，做好应急预案，落实应急准备，开展应急演练，确保在突发和极端情况发生时最大限度地减少档案损。二要对重要档案实行异地备份，多手准备、以防万一。坚持开展重要档案异地异质备份工作，强化风险意识，提高灾害应对能力。2008年5月，发生在汶川的特大地震给了我们一个警示，重要档案一定要有备份。国家档案局要求实施重要档案异地备份制度，在不同的地方存放重要档案副本、光盘、缩微品等复制件。选择异地备份场所，要求相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。根据单位实际情况，要特别加强安全系数较低的电子文件的保护，一定要普遍实行异地备份。有条件的地方，还要逐步将电子文件转换成其他载体保存，实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。要把重要档案异地备份作为确保档案安全的一项制度来实施。此外，要加强机构改革、企业破产重组、人事变动等过程中的档案交接管理工作，防止出现档案中断。