基于数字技术发展背景探究高中学校档案工作信息化管理模式

文/杭州师范大学附属中学 陆芳

一、高中学校档案工作信息化管理模式的发展现状

（一）部分领导对档案工作信息化管理的支持程度不够高

根据当前高中学校档案管理现状来看，大多数学校领导对于档案管理信息化建设的工作重视度不高，导致在平时的工作中领导对其缺少应有的支持与鼓励，很多领导将大部分精力都放在学校教学管理方面，对档案信息管理工作给予的关心非常少，有些领导则只是稍微给予一点嘴巴上的关心，但实际上并不关心学校档案工作管理，最后导致学校档案管理工作方面由于支持不够，关心力度不强，经常出现管理经费不足的尴尬场面。在数字技术发展的背景下需要依靠计算机等电子操作来管理学校的档案，如果经费不足，会导致档案管理工作无法正常的进行，这对学校来说是一个非常大的问题。

档案是一个学校历史的记录、知识的载体，也是上级部门督导检查学校工作的基础和依据。学校的档案管理工作与学校的各个部门、各个层面的各项工作密不可分。因此，作为一个领导需要加强对档案管理工作信息化的重视程度。

（二）学校领导认为档案信息化即单纯的数字化

学校的领导人员对档案信息化管理工作的认识不足，将学校档案工作信息化管理简单的看成是数字化，认为只需要简单的依靠计算机来操作就可以了，不知道为什么档案工作需要信息化，档案工作信息化能解决什么样的问题。很多时候档案信息管理工作人员想要得到领导的支持，得到的却是领导的反对，这让档案工作管理的人员有很多时候无法正常的操作下去。

（三）档案信息化基础设施不健全

在数字技术发展背景下档案信息化管理的基础业务建设非常的薄弱。例如：在整理方面，大多都将重点放在纸质文件的收集上，对电子文件的收集却是没有多大关心，导致很多有价值的电子文件不小心丢失。对网络的利用也是不充分的，导致档案信息的管理效率低下。很多学校对档案管理不够重视，导致在档案管理部门没有专用的档案管理系统软件来进行档案管理的操作，特别是在高中学校，档案数字化工作滞后，目录数据库也不够健全，没有建立储藏档案数据库，查找档案时使用的手段比较落后，根本就不能满足学校现代化教育管理的要求。

二、如何改善高中学校档案工作信息化管理的模式

（一）加大领导对档案工作信息化的认识

档案管理工作的负责人可以多向领导宣传自己部门的工作内容，定期向领导交一份部门的工作内容或者工作计划书，让领导更加深入的了解到档案管理工作的主要内容和重要性。改变领导过去对档案管理工作的看法，引起领导对档案管理工作的重视。档案管理部门的管理者应鼓励本部门的员工积极参加档案业务培训，提高员工的业务能力，引起领导的注意力。

（二）提高档案管理工作者的整体素质

不管在什么部门都需要一个素质较高的团队，如果建立一支具备信息化管理能力的档案管理队伍，这对档案信息化工作起着非常大的促进作用。因此，在团队中培养一批对计算机熟练的精英是一件刻不容缓的事情，当团队的计算机技能有了提高，同时也掌握了一些自然的科学知识，这对档案信息化管理工作的效率来说是一个质的飞跃。

每一个团队都是由一个个个体所组成的，如果每个个体强大了，那就不必担心这个团队的整体实力会弱。所以在档案管理工作中要提高档案管理工作者本身的素质，让他们多参加档案专业培训，从而使他们在档案管理工作方面更加具有专业性。如学校的教学档案，它关乎着学校教学的实践、教学管理、教学研究、教学改革等活动，这些都是非常重要的档案信息，所以在信息的保管及录入的时候都要引起重视，不能有任何的纰漏。因此，这就加大了对员工自身素质的要求，需要员工对档案管理工作有着很负责任的心态。员工的专业知识也是要过硬的，不能对其有所懈怠，因为档案管理工作稍有不慎就会给后续工作引起一大串的问题，因此员工的个人失误是需要尽量避免的。

（三）灵活运用信息系统

一个档案管理信息系统的构建可以快速的开发教学档案信息资源。在信息化的时代，学校档案的载体由传统的纸质档案转变为电子档案，电子档案的形式多种多样，有磁盘、光盘、缩微等。从纸质到电子之间发生了巨大的变化，而且随着学校办学规模扩大和格局的改变，导致档案的种类增多，时间的跨度也加大了，这在一定程度上给档案管理工作带来了难度和挑战。因此，学校要充分利用档案管理信息系统。如果学校档案管理人员对信息系统充分利用了，将会给自己的工作带来很多的便利，在整理的过程中可以省掉很多的心思，可以直接利用计算机技术来处理，不需要人为的一个个去检测。

（四）挖掘学校档案的服务潜在价值

学校的档案和资源是紧密联系起来的，好多信息都是存在在档案之中的，档案管理的初衷是可以为学校提供更好更便利的服务，而其最终目的也是和初衷一样，为学校提供服务。在如今，很多高中的学校档案工作者对档案的管理都只看重管理，而对其中资源的利用却很少重视。因此，需要挖掘学校档案的服务价值，只有挖掘学校档案的服务潜能，积极的探索档案资源开发和利用的新思路、新方法，才可以更好的保障档案的真正作用。

档案管理人员要对档案资源进行深层次的开发，更好地将档案信息传递到领导、各处室和教师等，可以通过完善检索工具，为广大师生提供更多方便的途径去查找档案资料，丰富档案服务的内容，真正体现档案管理工作的价值，更好地为教育、教学服务。

在档案管理工作信息化中，档案管理人员要善于利用大量的本校独有的原始信息，并对这些信息进行针对性的整理及调整，让其成为实用的教学档案信息，最好是能让其成为具有权威性的教学信息。这样就能更好的提供给学校领导和有关部门，也为除学校之外的人士提供了一个很好的便捷之路来了解学校，即为学校建立了一个外界人士了解学校的“绿色窗口”。

三、结束语

高中学校档案的管理不仅是一般的档案管理，同时也包含了一些其他档案管理不具备的特征，例如：专业性、周期性和分散性。在数字技术发展的前提下，我们可以很好的利用信息时代带来的好处，灵活的运用其方便性、快捷性、开放性为高中学校档案管理创造一条新的大陆。因此，在数字技术发展的背景下推广高中学校档案管理工作信息化是一条推动学校发展的必经之路，这条道路可以使原本没有生命的档案变得富有生命力，让档案的价值变得更大，为广大师生更是提供了一条便捷之路。综上所述，在信息市场竞争激烈的社会，数字档案管理应该从数字资源建设与整合、信息服务、数字档案管理的运行机制等方面着手，这样才能面对当今社会的各种挑战，让高中学校档案管理工作健康、持续的发展。

[1]刘芳.中小学档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].中国学术期刊网,2010.

[2]谢碧慧.论信息化时代的学校档案管理工作创新[J].才智,2012.

[3]王成.当前学校档案管理工作存在的问题与对策[J].办公室业务,2012.

[4]唐玉清.论信息时代中职学校档案管理工作[J].网络财富,2009.

[5]吴学珍.谈信息网络技术在学校档案管理工作中的应用[J].辽宁师专学报(社会科学版),2004.