浅析做好办公室工作的几个要素

文/中石化华北分公司 张艳春

办公室工作不同于其他的工作，它虽然繁多复杂，但在其中又井然有序。办公室工作的人员具有参谋、助手、协调、服务、把关以及督办等六大职能。为了能够很好的做好办公室的工作，这就要求文秘人员能够清楚的把握办公室工作的特点，并且能够对办公室中每一个岗位的工作职责以及工作特点有一个明确的认识。

一、办公室工作的特点

（一）办公室是一个枢纽部门

办公室文秘的工作主要是要搞好上级和下级之间的关系以及协调各个部门之间的关系。在一个单位之中，办公室起着一个非常重要的作用，它不仅能够使得领导与员工之间的沟通更加畅通，而且能够使得单位内部的工作关系以及人际关系达到和谐的状态。办公室是一个枢纽部门，它将多个层次、多个部门之间进行联系与沟通，从而能够使得单位的工作质量得到了提高。办公室的主要工作就是指沟通工作。办公室的沟通工作就是指：与领导之间的沟通、与上级部门的沟通、与各个部门的沟通、与有关外部单位的沟通。办公室要做好这些沟通工作，这样才能够发挥出办公室枢纽地位的作用。

（二）办公室是一个参谋助手

办公室是一个具有参谋作用的部门，然而办公室内部的人员是领导层的助手。办公室内部的工作人员是领导者决策中的助手。由于领导的工作是繁杂的，这就要求办公室的内部人员要帮助领导分担一些工作，并且要多站在领导者的角度帮领导者出谋划策。在领导工作的时候，要及时提示并主动帮助领导。当办公室的工作人员在帮领导者参谋的时候，要把握工作的动态、了解相关的信息，并且要进行深入的研究，从而能够帮助领导者提出具有科学性的决策。

（三）办公室是一个服务平台

在办公室的重要工作中，服务也是一项重要的工作。为了能够很好的做好办公室的服务工作，这就要求办公室的工作人员必须要具备良好的服务观念以及相应的服务能力。办公室的工作人员首先要具备一定的服务意识。良好的服务意识能够使得办公室的工作人员将自己的服务做到位，从而能够提高办公室的工作质量。其次，要有一个合理的服务标准。一个合理的服务标准能够使得办公室工作人员的服务工作做到位。最后，办公室的工作人员要有一定的实际行动。办公室的工作人员的服务意识和标准只有通过行动才能够落实好。

（四）办公室是一个督办单位

为了能够很好的推动工作的落实，这就要求要办公室充分的发挥自己的督办的作用。办公室要对各项工作的进度进行检查，并且要适时的向领导报道工作的进度。在检查工作进度的时候，要及时发现工作的问题，并且及时改正，从而能够提高了工作的质量。

二、做好办公室工作的要素

（一）要有全局意识

办公室工作的全局意识主要是指要贯彻党的方针政策以及从单位的整体利益出发。办公室工作要充分发挥自身的职能，从而能够调动其他各个部门的协调发展。办公室内部的工作人员要维护领导者的形象，并且要维护单位的整体团结，这就要求办公室内部的工作人员要做到不说一些不利于单位团结的话，不做一些有损领导形象的事。在单位内部，为了能够使得人与人、科室与科室、单位与单位之间的友好相处，这就要求办公室充分的发挥自身的作用，协调好各个方面，从而能够创造一个良好的相处氛围。办公室的内部人员要处理好局部利益与全局利益、眼前利益与长远利益、个人利于与群众利益的关系，从而能够促进单位的整体发展。

（二）要有保密意识

办公室的工作要求办公室内部的工作人员要有保密意识。由于办公室工作的性质不同于其他的工作，这就要办公室的内部人员要对一些保密的工作做到守口如瓶。在负责一些局和公司的所有文件的制作的时候，要做好相应的保密工作。对于领导的讲话、批示以及相关的意见，办公室工作的内部工作人员要做到严格保密，对于一些不该说的不说，不该问的不问。由于办公室所掌握的的文件需要不同程度的保密，这就要求办公室内部的工作人员要分清是非与轻重，做到对于机密文件守口如瓶，从而能够保证了单位内部的机密不外露，从而有利于单位的良好发展。

（三）要有奉献意识

办公室的工作本来就是繁琐的，这就要求办公室内部的相关人员要具有一定的奉献意识。办公室的工作起着一个带头的作用，这就要求办公室内部的相关人员对于上面的指示要严格的执行，从而能够带动其他部门的执行，最终能够促进办公室的协调发展。为了响应上级领导提出的上产大会战的号召，做好一线职工的思想工作，稳定一线职工的情绪，这就要求办公室的内部人员要积极投身于工会组织的文艺节目中，把自己的家庭以及委屈放在第二位，要把单位的利益放在第一位，从而能够很好的帮助领导完成这项工作。办公室所具备的的奉献意识能够使得他们在“大家”和“小家”做出一个正确的选择，从而使得单位内部的各个部门都能够学习这种精神，营造出一个良好的文化氛围。

（四）要有务实意识

1.办公室人员思想要务实。办公室内的工作人员要树立实事求是、一切从实际出发的思想观念出发，并且办公室的具体工作要从客观的实际情况出发，从而使得他们的工作能够关注人民群众的根本利益。

2.办公室人员作风要务实。办公室的工作人员在进行调查研究的时候，要摸底事情，不做表面文章以及不搞形式主义。在上报信息的时候，要坚持以事实为基础，从而能够保证了信息的真实性。在汇报工作的时候，要讲真话和说实话，从而能够使得汇报的信息更加具有真实性。办公室内部的工作人员在工作方面要严格做到扎实，并且要协助领导完成相应的工作。办公室内部的工作人员要从全局性来看问题，从而能够能够使得办公室的工作更加周全。与此同时，办公室内部的工作人员要抓住重点、热点、难点问题，从而能够解决人民群众所关注的问题。为了能够很好的解决领导交办的以及人民群众所关注的问题，这就要求办公室的工作人员在做事的方面要踏实，从而能够使得每一件事情都被解决掉。

（五）要有学习意识

随着社会的不断发展，这就要求办公室的工作人员要随着时代的不断变化不断增加自身的知识。办公室内部的工作人员要不断加强学习，从而使得能够解决一些新的问题，新的情况。办公室的工作人员首先，要不断加强自身的政治理论的学习，从而能够使得工作人员的政治觉悟以及政策水平在不断的提高。其次，要不断加强对科技知识的学习，从而能够提高工作人员的思维能力。再次，要不断加强对法制知识的学习，从而能够提高工作人员的管理水平以及相应的执法水平。最后，要不断加强对本职业务的学习，从而能够使得工作人员的业务能力以及写作水平得到了不断的提高。

（六）要有责任意识

办公室工作质量的高低直接影响着单位的整体性的发展。如果办公室的工作人员不能够做好相应的工作，从而会给单位带来一定的损失。在办公的过程中，相关的工作人员要有较强的责任意识，从而能够使得单位中每一项工作都有一定的保障。

（七）要有协调意识

在办公室的工作中，为了能够使得各个部门、各个工作人员协调发展，这就要求工作人员要有协调意识。通过办公室工作人员和各个部门的工作人员的协调合作，从而能够构建一个团结协作的集体，这样可以促使单位中的每一个人都能够认真细致的搞好每一项工作，并且要做到精准、细致、快速以及高效，从而促使单位的整体发展。

三、结语

办公室的内部工作人员要拥有创新的能力以及相当硬的文字表达能力，从而能够推动整个工作的顺利进行。办公室内部的工作人员要不断增强自身的意识，从而可以使得自己能够很好的协调领导的工作，最终能够充分发挥办公室的整体作用。在做好办公室工作的时候，要不断加强办公室的整体队伍的素质，最终使得办公室工作的顺利进行。

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