信息化条件下如何改进档案管理工作

文/天津地热勘查开发设计院 高晶

信息化已经充斥着人们生活的每一个角落，从学习到工作，从生产到生活，从经营到销售，从设计到管理，信息化都成为社会发展的重要资源。正式信息化社会的到来，人们在各领域的活动虽然变得更为便捷，但同时也更为复杂多变，并且节奏变得非常的快。在信息化社会，档案管理工作已经向现代化、数字化、无纸化和智能化方向发展，这些特征的出现也成为目前档案管理面临的最大挑战。档案管理部门要想适应信息化条件下自身发展的需要就必须革新工作思想，创新工作模式，优化工作方法。

一、利用现代科技，实现智能化管理

在以往，档案主要是文字档案，附有照片、录音等，多数都是纸质化档案，管理方式比较简单，主要是通过人工操作的方式进行档案的收集、鉴定、整理、封存、查阅等，这种方式操作流程较多，工作量巨大，比较繁琐，并且效率低下。档案主要的功能就是查阅利用，以备急需之用，但是在传统的档案管理中，很难对档案进行分门别类，对已经归档的档案信息很难进行提炼加工，也不易查阅利用，造成档案管理流于形式，发挥不了应有的作用，造成资源的巨大浪费。随着社会的发展，信息化社会已经到来，现代科技和现代化的管理手段，特别是计算机、缩微、多媒体等技术开始应用到各领域，这也为优化档案管理提供了技术和设备支持。当前，档案管理工作应该实现智能化和数字化，利用先进的科技，由原来的实体档案资料管理转变成数字化的档案信息资料管理，并且对档案实施细致分类，进行深加工。这种管理方式可以通过简单的操作就可以利用相关资料，并且可以重复利用，实现有效的增值。

二、构建信息系统，规范电子档案

信息化条件下，档案管理工作必须构建信息系统，构建电子数字化档案，这些都需要充分的利用计算机技术，建立档案信息系统。作为档案管理机构和工作人员，首先就要学习和使用计算机技术，实现规范化安全操作；其次，依据档案资料管理的需要设计档案信息管理的系统软件，实现简易操作和安全管理；最后，对于构建的档案信息系统，必须实现规范化的内控和管理，保障系统的安全，防止档案信息的流失。近些年，电子档案因为管理方便，节约空间，利用便利等优势逐渐取代了纸质档案，在全国得到了普遍使用，大大增加了档案资料的使用价值，性价比逐渐攀升。但是需要注意的是，随着网络技术的发展，黑客和病毒在全球蔓延开来，再加上网络管理的缺失，使得电子档案管理的安全性面临着巨大的挑战。这些问题都需要档案管理部门给予重视，提高管理的安全系数。在电子档案管理中，由于技术的不完善和各种客观因素的影响，容易造成档案的原始数据和电子数据出现偏出，造成信息缺失、遗漏、丢失、失真等，使得档案失去完整性和真实性。所以，在构建电子档案的过程中一定要细心谨慎，查缺补漏，保证档案的完整性。

三、提升参与者素质，实现科学化管理

在信息化条件下，档案的管理工作虽然一定程度上实现了智能化和机械化，但是真正对档案管理起决定作用的还是人，从管理者的思想、决策、执行等，都决定着档案管理工作的好坏。档案管理的智能化和现代化，都需要参与者具备配套的思想和技术，先进的科技设备需要人来操作，对于档案管理者来说，必须具备多元化的知识和专业技能，每一位工作人员都要掌握相关的档案管理知识，能来之能战，战之能胜。信息化条件下，档案管理面临的挑战都是对参与者的挑战，所以档案管理人员必须提高个人素养，实现档案管理的科学化和规范化。对于档案管理者来说，首先要具备较高的专业知识和专业技能，如具备档案学、档案管理学、档案自动化管理，档案的收集、整理、保存、使用等。其实，档案管理者在学有所转的基础上，还要学有所通，掌握多元化的知识和技能，特别是要学习计算机技术、管理技术、数学知识等，这些都是信息化条件下档案管理工作所需要的知识和技能。另外，作为档案管理人员，必须树立高度的责任感和安全意识，在工作中一定要认真负责，兢兢业业，不可马虎大意。随着网络的普及和计算机技术的发展，网络安全已经成为全球面临的难题，同样在信息化条件下，实现档案管理的安全也成为档案管理的重点工作。在工作中要规范化操作，认真研究安全技术，保障档案管理工作的安全有序进行。

信息化条件下，档案管理的内容越来越多，管理的难度系数也是越来越大，作为档案管理部门必须革新思想，不断完善工作方法，创新工作模式，为实现档案管理的安全性、现代化和信息化不断努力，这样才能适应未来社会发展的需要。

[1]吴雨桐.浅谈信息化时代如何改进档案管理工作探究[J].时代经贸,2013(1).

[2]陈明辉.信息化时代的档案管理工作研究[J].才智,2013(13).