事业单位档案管理现状与改善措施探讨

文/四川省达州市疾病预防控制中心 袁青

档案管理工作本身并不简单，需要多方支持才能够有效的开展，为了能更好的为事业单位的发展保驾护航，文中主要就事业单位中的档案管理工作进行探讨。

一、新形势下事业单位档案管理特点

（一）档案利用频率较高

事业单位内档案的利用频率较高，每一年的人事统计、单位内的资料统计、年度表彰工作，在每一年都要做；且事业单位内每隔一定时间还会有各种固定的活动，在举办一项活动或者是从事一件有规律的工作时，事先都需要查阅一下档案上所记载的上一次的开展情况，以便于了解并吸取以前的各种经验教训。因此，现存档案在事业单位中利用率较高，在最繁忙时所需档案甚至一天查阅多次。

（二）档案的损耗较大

因事业单位档案资料利用率较高，使得档案在查阅的过程中会不断的受到物理、化学或者是微生物的影响，使得档案的磨损与退化较快，特别是当档案受到了较为强烈的湿与热的刺激之时，会加速档案的损耗，更加严重的时会因为人为的各种原因而导致档案的损坏或者遗失，这对于那种永久或者是长期档案来讲，造成这样的损害就难以进行有效的补救。

（三）档案管理的工作量较大

事业单位档案管理工作的专业性相对较强，并不是每一个人都可以正确的对现存的各种档案资料进行利用。作为事业单位中的档案管理人员，必须要为单位内的每一次档案借阅提供技术服务，从一开始的帮助查找确定借阅内容以及登记，到最后的催促相关人员对档案进行及时的归还，这其中有很多的细致工作需要档案管理人员去完成，而这些工作是每一位事业单位档案工作人员的职责所在。需要注意的是，作为事业单位中的档案工作人员，应该在日常的档案管理中注意本单位的工作规律与特点，有意识且具有针对性的去开展档案管理工作。

二、当前事业单位档案管理工作的问题

（一）档案管理人员综合素质亟待提高

从当前的事业单位档案管理队伍来看，档案管理工作的人员综合素质普遍不高，主要有以下几方面的表现：1.档案管理人员不能够做到与时俱进，难以适应新时期档案管理工作提出的新要求，不仅仅是对于档案信息的深层次分析与开发的能力不足，甚至是对于档案材料的一些基本的业务流程也不够熟悉；2.部分档案管理人员缺乏良好的专业道德素养，没有良好的责任心，在开展档案管理工作的过程中总是应付了事，做事不够认真、仔细，对自我的要求也不高。

（二）档案管理信息化程度有待提高

虽然档案管理信息化能够带来诸多的好处，但是部分事业单位的管理者并没有能够认识到这些，对于档案管理工作信息化并不够重视，或者是已经认识到这些好处却因为诸多的担心而不敢进行勇敢的尝试，使得档案管理只能够停留在传统的模式之下，这样做会对档案管理的进步与改进产生严重的阻碍。

（三）档案管理硬件条件需要改进

在很多事业单位中，档案管理工作开展不是十分的顺利并不是因为在管理手段上与管理理论上的不足，也不是因为其档案管理工作人员的素质不足，更不是因为领导者不重视档案管理工作，而仅仅是因为这些事业单位中在拥有了良好的主观条件下却没有配备有相应的客观条件，也就是档案管理的硬件设施的配备不能够满足要求。在这样的事业单位中，很多都是因为单位的资金不足或者是其他客观上的原因而导致了档案管理不能够实现现代化与科学化，一些基本的硬件设备也没有配置齐全，也没有现代化的技术手段来作为支撑，还有的事业单位甚至是都没有自己的档案室。这些情况的存在使得档案管理工作很难正常、顺利的开展下去。

三、改善事业单位档案管理现状的措施

（一）对档案管理人员的综合素质进行个改善

档案管理人员综合素质的高低会直接对档案管理工作的质量与成效产生影响，因此必须要不断的对档案管理工作人员的综合素质进行改善，可以从以下的几个方面来对档案管理人员的素质进行改善：1.帮助档案管理人员不断提高自身的专业技能，事业单位应为档案管理人员提供各种培训提高的机会，鼓励档案工作人员积极的参加各种技术培训，并且要聘请相关的专家为档案管理工作人员讲授最新的技术与档案管理理论知识，让档案工作人员的专业技能知识能够跟上时代发展的步伐。档案管理人员自身也必须要拥有良好的意识，自主的参加各种配需，积极的更新自己的知识体系与职业技能；2.档案工作人员需要对自己提出更高的要求，不断的完善自我，不仅仅是需要提出更高的知识与专业技能方面的要求，同时对于自己的职业道德以及服务素质方面也应该进行严格的要求，在工作之余广泛的涉猎文史、统计学、心理学、情报学等方面的知识，通过这样的学习可以让档案工作人员在从事信息开发与编研工作的时候更加游刃有余；3.改善档案管理人员的职业道德素质，事业单位必须要重视对档案工作人员的思想工作，只有良好的思想工作才能够帮助档案工作人员树立起正确的世界观、人生观以及价值观，在工作的过程中能够做到踏实、认真、负责。

（二）积极的促进档案管理工作的现代化、信息化发展

档案管理信息化已成为了未来档案管理发展的必然趋势，事业单位必须要对这一点有着清晰的认识，对档案管理的现代化与信息化建设给予足够的重视：1.需要进一步增加对现代化、信息化建设的资金投入，逐步的购进合理的信息化基本设备，并且对档案工作人员进行必要的培训，让档案工作人员能够对如何运用计算机技术来开展档案工作进行熟悉，使得两者之间能够更好的进行结合；2.充分的利用计算机与网络通信技术组建起完善的文档管理网络系统，使得信息资料与文件的管理能够更加的规范、有效。

（三）注重档案工作基础设施建设

档案管理部门需要尽可能的争取到本单位主要领导的支持与帮助，加强档案管理设备的维护与更新，特别是对于现有的各种管理系统、OA办公软件等的维护和更新都必须要进行重视，同时建立起具有良好的防火、防潮、防盗等功能的专用档案库房，并配置专用的档案柜，并抓好密码与使用管理。

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[3]张兵.浅析事业单位档案管理现状及创新对策 [J].才智，2011，(18).