浅谈基层单位的档案管理

文/吉林省梨树县社会救助事业中心 裴尚华

档案作为各项历史活动的记录，详实地记录了一个国家、一个民族、一个地区历史的曲折历程和自强不息的奋斗足迹，记录着新中国社会主义革命和建设所取得的巨大成就，记录了改革开放以来建设有中国特色社会主义事业取得的丰硕成果。基层单位的档案做为全国档案网络的组成部分，他同样承载着记录每个工作单位的各项工作的完成信息情况，他成为了工作单位在工作上业绩的见证人，同时是上级单位对下级单位检查工作时必看的资料。因此，我们说一个单位的档案管理的好坏，将会对这个单位的整体的发展和工作效果完成的情况有着非常重要的地位将直接影响整个单位的工作，因此必须加强管理。

一、做好档案管理工作的前提

档案管理工作需要一定的条件，其中包括人力资源和物力资源，它是做好档案管理工作的前提。因此要想做好档案管理工作，必须得到领导的重视与支持，而基层单位人力、物力比较紧缺，所以要想得到领导的重视，档案管理人员就必须积极主动工作。在整理编研档案的同时，也应注意开放档案中的信息，及时为领导提供各种有用的信息，促进单位各项工作的开展，引起单位领导的重视。以我单位为例档案由原来的混乱状态，通过我们的努力，已设置了专人、专室、专柜管理，而且把档案工作也纳入到了每年的工作计划中，为管理好档案提供有力的支持。

二、档案管理人员的素质是搞好档案管理工作的保障

社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化，档案工作由保管、记录活动的证据变为确保这些证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明，档案人员也因此由消极的文献记录保存者，变为档案遗产的积极塑造者，从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者，变为在档案形成过程中，明确历史责任感的干预者。

三、做好档案的编研工作是档案管理工作的基础

档案的编研工作就是要求档案的整理要科学化、制度化、它是档案管理工作的基础，只有档案按科学分类编制好、才能使档案管理工作有序进行。这就要求我们的编辑工作必须按照《档案编研工作规范》进行，同时基层单位还要根据本单位的实际情况制定出具体的实施方案，同时要重视编研资料的效果调查、确切了解编研资料与要求的吻合程度，认真收集利用者的意见并把反馈意见作为评价编研资料质量高低的重要标准和档案编研工作努力的方向。

四、档案保管工作是档案管理工作的重中之重

档案管理人员的职责，就是维护档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的，档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏就是使档案保管完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏，对已经破损的档案要及时抢救；不丢就是使档案绝对安全，也要保证档案内容的安全；不散就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，它是档案管理工作的重中之重，是一项重要的基础工作，档案管理人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。身处基层的档案工作者都深有体会，利用者都是带着需要解决的问题来到档案部门。但档案馆内的档案数量浩瀚，种类繁多，利用者很难对其有一个全面、深入、充分的了解。不管他们的利用目的和对档案工作的熟悉程度如何，在获取档案资料上都需要档案部门的协助。那么档案人员就应不断充实多方面的学科知识，熟悉库藏，提高自身的专业素质和业务水平，为利用者提供尽可能全面的服务，根据利用者的实际情况采取灵活的服务方法：如对一些初次进馆或不熟悉档案情况的利用者，可向他们介绍馆藏内容、检索工具体系及使用方法，使他们对档案馆的情况有一个总体了解，以选择查询方法和检索途径；对一些表达不清自己需求的利用者，可主动询问其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指导或帮助其查询；对于某些利用者面对几份各不相同或相互矛盾的档案材料而无所适从时，可适时的参与其利用活动，根据自己对馆藏档案的了解，为他们在对档案信息进行筛选时提供帮助。也就是说，在我们档案人员与利用者之间要建立一种相互信任、相互理解的和谐关系，以多种形式迅速、准确、系统地开发、传递、应用档案信息资源，充分发挥档案的利用价值，为企业各项工作提供有效服务。

五、做好档案交接工作是档案管理工作的延续

基层单位人员少，工作调换的也比较频，经常由一些原因而调换档案管理人员，因此为了使档案管理工作能够按原来的管理方法延续，就必须做好档案的交接工作，做好档案交接工作不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：一是档案交接要纳入基层单位的议事日程，工作程序和规章制度之中；二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作；三是认真做好档案监交工作；四是加强档案交接中的思想教育工作。

总之，基层单位的档案管理应做到及时编研、妥善保管、保持档案的连续性，根据实际制定本单位的具体实施方法，使它切实为单位的工作起到一定的促进作用，从而推动整个社会的向前发展。