信息化时代高校行政工作的一些思考

文/清华大学热能工程系 占丽萍 郑轶 莫莉

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。行政工作信息化的实质是利用科学的理论和方法对行政工作在改进流程的基础上实现数字化、电子化、网络化,形成智能化集成的信息管理系统。

高等院校在整个社会中，是信息化集成程度比较高的场所。高校的行政管理,是高校为了实现学校教育工作的目标,依靠一定的机构和制度,采用一定的措施和手段，带领和引导广大师生、员工,充分利用各种资源,有效地完成学校工作任务,实现预定目标的组织活动。①

一、信息化的必要性

进入新世纪以来，科技进步日新月异，各种思想文化相互激荡，高等教育面临着新的挑战。高校行政是为高校人才培养、科技研发提供服务的支柱系统，自身也要适应时代发展。高校承担的工作内容不断更新与增加，作为服务主体的各个部门，如果还按照过去传统的依靠人工传递、单独统计数据的办法，必然会使行政管理工作成为学校发展建设的“瓶颈”。随着计算机技术、网络技术等不断发展，高校行政管理实现信息化已成为高校发展建设的自身诉求。

另一方面，信息技术的发展为高校行政信息化提供了技术支持。计算机硬件技术的发展，使得大规模的数据交换和共享成为现实，新型实用软件的不断开发，也可以满足高校行政管理的各种需求；随着互联网技术的迅猛发展，网络已经成为人们工作生活中获得信息、与人交流沟通不可或缺的手段，人际交往方式也随着飞信、微博、微信等工具的出现发生了新变化。比如飞信作为一种现代化的交流工具，笔者在工作中与近400名同学共同使用，极大的提高了工作效率。

要解决“学校和院系发展需要高水平的管理效率与行政工作效率和服务质量不高”这对矛盾，必须实现高校行政工作的信息化。建立高校行政管理职能部门的网络化、电子化、数字化等信息化模块是必然发展趋势。

二、存在的问题

高校基层行政工作信息化建设已经推行了十几年，但是依然存在一些不容忽视的问题，信息技术的发展也使得这种问题不断处于发展之中，因此也有必要进行适时的创新，以符合时代发展的要求。②

首先，工作理念、方法落后。高校行政工作者特别是院系基层的工作人员，把自己定位为上级部门政策的执行者，工作主动性不高，把信息化简单的理解为使用信息设备；只注意当前数据信息的采集，没有及时整理历史数据，建立完整的数据库。如果不转变观念，必然会影响学校和院系发展，使得上面提到的矛盾越来越突出。

其次，共享性不强。高校的人事、科研、教学、人才培养、宣传、安全、组织等职能部门都有数据统计，各个部门也都建立自己的系统，对本系统内的数据，有了完善的记录和统计，但是跨部门的数据之间难以实现共享。笔者所在的教学部门，每年要花费大量时间和精力为人事、科研评估等提供支持数据，究其根本就是因为这些需要支持的部门没有途径获得自身需要的数据。

再次，行政工作人员的信息素养不高。信息素养指利用大量的信息工具及主要信息资源使问题得到解答时利用信息的技术和技能③。目前高校行政人员特别是院系基层行政人员，更多的是将信息化硬件设备当作完成工作的辅助手段，忽略了自身信息水平的提高，主要表现在信息敏感性不强，信息能力较弱等。比如他们对已有软件的潜力开发不主动，常用的Excel软件很多行政人员只会用来做各种表格和数据统计，但是忽略了编程、数据调用等其他功能的应用。在日常工作中一些信息该积累、收集而没有注意到，等到需要用时又要重新再梳理一遍，耗费了不必要的时间和精力。

三、提高举措

高校行政管理信息化建设是高校发展建设的重要组成部分，良好的行政管理系统才能有效保障学校的教学、科研和人才培养等各方面工作的顺利进行。针对高校信息化建设过程中存在的上述问题，笔者提出了提高信息化的相应措施。

第一，转变观念。作为行政工作人员不仅要将思想从“管理”转变到“服务”上来，在日常工作中做到规范化，把科学的行政程序固化到应用软件和管理应用系统中，同时还要增强信息素养，信息素养包括信息意识、信息能力、信息知识等几个方面。行政人员具备了信息意识，就会在工作中积极主动的去搜集、整理各类信息，极大的提高工作效率；具备了信息知识才能够掌握一些检索工具，有效获取信息，扩大获得信息的途径；具备了信息能力，才能去分析和挖掘隐藏在数据之下的有效信息，运用资源分析为院系决策提供有效、准确、完整的信息。

第二，提高信息平台的共享性。特别是院系基层行政部门，可以开发出有利于数据共享的软件，每个部门的工作人员只要及时维护本部门信息，其他人员可以根据各自部门需要提取有用数据，大大减少重复劳动，也减轻诸如评估、考核等非常规事件给工作人员带来的心理压力。当然在数据共享的同时，也要注意保护数据的安全，对于一些不宜共享或者有限范围内可共享的数据，可以采用加密或者设置权限的方式来处理一下。

第三，加强工作人员信息化培训。从硬件方面来说，尽管很多高校投入了资金，配置了必要设备，但是信息化时代设备更新非常快，学校和院系要根据工作人员的需要配备或升级他们使用的设备，并给与一定的指导。从软件方面来说，要增加行政人员常用软件的培训，以及信息处理和信息应用能力的培训。目前我国高校大多数还是实行的“校-院或系”层级式管理模式，工作特点变化给高校行政管理人员信息化提出了要求，学校和院系都有责任针对管理人员的岗位特点，加强工作人员的信息化能力的培训。

四、小结

信息技术的发展，在为高校行政工作信息化建设提供支持的同时，也对高校行政管理提出新的要求。高校行政工作信息化是高校发展建设的重要组成。从事行政工作的人员应该有信息化意识，提高自身信息化能力，为高校的教学和科研工作提供优质、高效的服务。

注释：

①余军.我国高校行政管理浅谈[J].中国成人教育,2010,(5):53-54.

②林芸.浅谈高校办公室信息化管理的现状与改进[J].办公室业务,2012,(12):95-96.

③李萍.论高校行政秘书的信息素养[J].文教资料,2006,(8):31-32.