探析新时期医院档案的信息化管理

文/云南省建水县人民医院 瞿明红

一、引言

新时期档案管理的主要发展方向即为信息化管理，随着科学信息技术的不断发展，信息资源量的不断增大，以及信息化管理的开发与利用，使得档案的信息化管理被普遍应用。近几年来，越来越多的企事业单位都在致力于实现档案的信息化管理，并取得了不错的效果。医院是一个对档案管理工作非常重视的机构，医院的档案集中了病案、各种报告表格、会议记录、医学研究等各方面重要的资料，医院的档案信息具有来源多元性，储存多样性，处理及时性等管理特点，如果采用纯人工操作，必然是耗时耗力，而且档案管理也不具系统性，所以，这就需要信息化的管理方式来解决档案管理这一难题。但是，由于管理意识薄弱，管理技术落后等原因，医院的档案信息化管理水平并不是很高，仍然存在一些有碍发展的问题，这就要求医院及相关部门采取一定的措施，来完善医院的档案信息化管理，提高档案的信息化管理水平，使医院的档案资源发挥出其应有的社会及经济效益，更快、更好的推动医院的现代化发展。

二、医院的档案信息化管理存在的问题

就目前的医院档案管理情况而言，虽然一部分医院的档案管理信息化已经取得了初步的成效，然而，由于医院领导阶层对档案信息化管理的不重视，从事医院档案管理相关人员的管理理念滞后，网络信息化管理技术的落后，以及医院相关配套设施的短缺等等原因，医院的档案信息化管理存在着许多问题，严重阻碍了对档案的管理和利用，因此，要想提高对档案的利用以及管理水平，必须先认真的分析档案管理工作中存在的问题，才能找到解决问题的方法。

（一）档案的管理模式陈旧

现阶段，医院档案管理的信息化水平较低，管理模式较为陈旧，管理技术也落后，仍旧采用传统的档案管理方法即人工管理和经验管理的方式，传统的管理模式不仅要耗费时间而且耗费精力，在档案的管理过程中，相关管理人员需要投入大量的时间、精力去系统的整理档案和查询信息，有时候也会由于人为操作的失误而遗漏掉某些重要的信息，这就导致了档案利用效率的降低和管理水平的降低。

（二）档案管理人员的管理意识薄弱，管理技术落后

医院的档案包括病案、各种报告表格、会议记录、医学研究等各方面重要的资料，需要各个部门的全力配合，再由管理人员统一收集整理归档。但是，由于医院档案管理人员及相关管理人员意识薄弱，业务水平参差不齐，不能有效率、有规划的完成档案收集和整理工作，甚至有些档案管理人员不能正确将档案分类归档，给档案的整理、管理以及利用带来不便，甚至影响了医院的运作。再加上，虽然有些医院施行了档案的信息化管理，但是管理技术仍有待提高。

（三）医院对档案信息化管理重视度不够

现阶段，医院上级领导不注重档案的管理管理工作，对于档案的信息化管理的重要性也没有深入的认识。上级领导对档案管理工作的不重视就导致了下级管理人员对档案收集和管理的不认真，最后导致医院档案的收集和查阅难度增加，档案利用率普遍降低。由于医院的硬件设备投放不到位，导致有的医院虽然增添了将计算机等网络设备，但是却没有安装先进的与档案管理相关的系统或软件，不能有效的进行档案的信息化管理与利用。此外，由于对档案信息化管理的不重视，所以医院对档案信息化管理人才的培养也不是很重视，档案的信息化管理理念的宣传力度不够，信息化培训的机会也不多，使得医院的档案管理人员对档案信息化管理知识了解不深，信息化管理技术也不能熟练地掌握，对于档案的信息化管理制度和流程也不很清晰。总的来说，医院的档案管理意识及管理水平都相对落后。

三、如何实现及加强医院档案的信息化管理

当前，医院档案管理有的仍旧处于人工操作阶段，有的虽然已经实现了信息化管理，但是相对来说对档案信息化管理技术的掌握不够熟练，也没有系统的管理流程，所以，医院的档案管理及利用水平仍然有待提高，而解决上述问题就需要采取相关的措施，不断地改革档案管理理念，开发利用档案的信息化管理技术，彻底的改革纯粹人工操作的档案管理，并且在此基础上不断地加强和完善医院档案的信息化管理技术及流程，努力提高医院档案的利用率。

（一）改革医院档案管理模式

随着现代科学技术的飞速发展，网络信息化技术的高度发达，信息化管理的发展已成为趋势，越来越多的工作领域采取网络信息化办公模式，实现了档案的信息化管理，即将文字、图像、影响等档案资料输入电脑，制作成电子文件的形式，由医院的各个科室的档案管理员将电子文件传送给档案管理员进行汇总和分类管理，归入档案，并对整理好的医院档案电子文件进行保护等措施，保证档案的安全和可靠。与此同时，可与数字化管理相结合，提高档案的信息化管理水平和利用率。

（二）加强对医院档案管理员的理念和技术的培养

实现和加强医院档案的信息化管理的前提是，相关管理人员既要了解档案管理的相关专业知识，又能熟练掌握现代网络信息化技术，所以，医院要加大力度培养信息化管理人才，以推动医院档案的信息化管理的实施与进步。而一名合格的医院档案信息化管理人才不仅要具备较高的责任心，能够按照档案管理的相关规定认真、负责的完成一系列档案管理工作，主动掌握新的信息化管理方式，还要积极的参加档案信息化管理的培训学习，提升对档案信息化管理的认识水平，学习相关的计算机及网络知识，不断的实践练习，掌握信息化管理的技术要点，力争成为一名综合素质较高的档案信息化管理人才，实现和加强医院的档案信息化管理。

（三）加强医院档案信息化管理的宣传，增加资金投入

加强对医院档案信息化管理的宣传力度是促进档案管理工作实现信息化的重要力量，尤其是需要医院的有关领导加大对档案信息化管理的重视度和宣传力度，以增强档案管理人员的信息化管理意识。此外，还要增加资金投入，加大医院硬件设施如计算机等的投入量，并不断健全医院的硬件设施系统，以完善档案的信息化管理。首先要保证医院信息化的设施具备较高的安全性、可靠性以及稳定性，能够较高质量的完成医院各方面信息的收集及整理，以便于档案的信息化处理；其次，针对档案的管理工作，医院要投放一些性能较高的先进设备，以便于医院档案信息化管理的高效进行，促进档案的信息化管理向着更加完善、更加科学的方向迈进。

四、总结

通过对医院档案管理的现状分析，不难发现档案管理工作中存在的问题，只有将这些问题解决才能有效的提高档案的利用率，使其发挥其做大的效益。而档案的信息化管理作为一种先进的现代档案管理模式是值得医院开发利用的，对医院来说，档案的信息化管理模式有助于提高档案保存的安全性，能够对医院的信息资源进行有效地整合并实现资源的共享，使得档案的查询和利用更加的方便。有此可见，医院档案信息化管理的重要性，档案的信息化管理对于医院的发展有着重要的作用。但是，医院在实现了档案的信息化管理后，要采取一定的措施，不断地根据科学的发展和医院的实际需求完善档案信息化管理技术和流程，如此，便能使档案的作用得到最大程度的展现。

[1]孙蔚.谈医院档案的信息化管理[J].现代经济信息,2009(2).

[2]衡明慧.浅谈医院档案的信息化管理[J].兰台世界,2011(z3).