医院办公室档案管理的特点及其应用研究

文/天津市职业病防治院（工人医院）黄睿一

医院办公室档案是医院在发展过程中重要的原始记录。办公室档案的管理质量直接决定着医院档案管理水平，也直接影响着医院档案管理的完整性。为了更好的完善和提升医院办公室档案管理工作，现就其档案管理特点及应用讨论如下。

一、医院办公室档案管理的特点

（一）类型多样化，内容比较丰富

随着科学技术的不断发展，医院办公室的档案类型，除了保留有传统的纸质文书以外，还增加了视频、音频、照片等档案类型。档案的内容除了上传下达的“红头”文件外，还包括单位签订的各种合同、协议、各类选举时的选票、会议记录等。

1.业务指导性档案多。医院是一个以业务为主导的机构，因此其与一般的办公室档案管理存在区别。其业务指导性的档案较多，且更新快。医院内部设置的科室多，其业务指导性档案涉及临床各科（如内、外、妇、儿等大科室，再细分为各二级科室如心内科、消化内科等）、医技科及后勤行政各科室。医疗卫生技术日新月异，新的规章制度及操作规范需要及时进行更新及补充。这些原始档案都可以见证医院的发展，也较一般的办公室档案更为丰富多样化。①

2.医患关系类档案多。随着患者对医疗水平认知程度的提高，患者在就医过程中，与医生、医院之间存在一些治疗上的分歧。医疗纠纷类的档案一方面与医生的诊疗水平有关，反映着医院的整体医疗发展，另一方面也与医生的医德医风有关。发生医疗纠纷时，就不可避免地会有调查报告、解决方案及医疗鉴定报告等相关档案。②这些档案可以作为日后司法程序及保险赔偿等的重要原始材料。

3.晋升聘任类档案多。医院每年都会有大批医生进行正常晋升与聘任，这些晋升聘任的档案数量少则十几份，多则几十份，是医院办公室档案的重要组成部分。

（二）档案管理完整延续

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（三）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

（三）档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。③

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。④同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

四、结束语

医院办公室档案管理是一项长期工作，优质的管理质量可以促进医院更好地发展。完善医院办公室档案管理，促进管理水平提高，做好医院发展的“智囊团”。

注释：

①徐梅,尹希风.医院档案的规范化管理[J].现代企业教育,2010(14):81-82.

②宋斌,刘玉梅.实现医院档案管理现代化,促进现代医院管理的新发展[J].华章,2011(6):195.

③张义龙.浅析医院办公室管理的创新与实践[J].中国保健营养,2013(7):488-489.

④吕同琴.医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].现代养生,2013(12):81-82.