医院档案信息服务的管理方法分析

文/吉林省白城市洮南市妇幼保健院 袁巍

医院档案具有凭证性、权威性、原始性、连续性、可扩充性和广泛性。随着数字化、信息化、网络化的深入和普及，社会各界对医院档案信息需求也有了更高的要求，并向多样化的方向发展。医院通过档案信息服务管理，不仅加快了医院医疗建设，而且让患者享受到了网络化服务。档案信息服务管理从以往的孤立式、单一式，转变成为多层次、集成化的管理。在医院档案信息服务管理方面，要管理好档案资源，并采取相关措施提升信息服务管理水平。

一、医院档案信息服务管理的必要性

（一）适应于当今时代的发展需求

网络时代下，人们对信息技术有一种依赖感。信息技术逐渐成为医院医疗、科研教学的重要手段。医院档案信息服务如果不跟进时代的发展，不运用现代化、科学化的网络信息技术，那么就会被社会所淘汰。因此，建立信息化的医院档案服务管理，是当今时代的发展需求，能够更好的为社会发展所服务。

（二）能够规范档案管理工作

医院档案信息内容较为繁琐，比如医院患者的病情、医疗技术成果等。这些信息数据都有着着重要的意义和价值，需科学合理的进行保存。但信息的存储工作比较繁琐，而且需要耗费较多的时间和人力。传统的人工处理方式，会分隔信息资源，致使医疗信息管理不能很好的整合和汇总信息。信息的流程不科学，从而出现了不规范的信息内容。而随着时代的发展，医院档案信息管理若依旧采用传统人工处理，不但造成数据不规范、易丢失，而且工作形式比较繁琐。为了改变这种现象，需要在档案管理中介入信息化管理，建立全面的信息管理系统，提高档案管理的规范性。

（三）能够提升办公效率

我国的多数医院已经在内部档案管理中使用了多种的自动化设备和计算机网络技术。这样的举措确实增进了信息化工程的发展，但是也出现了较多的工作问题和缺漏。多数医院虽然安装了先进的档案管理设备，但是缺乏信息的共享，不能很好的应用软件工程。档案管理虽然摆脱了传统的人工处理，但是没有充分的发挥出使用价值。只有做好医院档案信息服务管理，才能提升企业内部管理的办公效率。

二、医院档案信息服务管理内容

（一）资源管理

医院档案信息服务的物质基础是信息资源。资源管理是指合理的配置信息资源。医院应根据自身发展的趋势和情况，满足患者的需求。既保证医院档案信息管理原有特色，也要根据发展方向掌握好各类资源和学科的比例，保障信息服务的效益和质量。现阶段，医院档案信息资源管理侧重于网络资源开发和患者病例档案建设上。

（二）用户管理

医院档案信息服务对象是用户，要对用户进行有效管理。医院档案用户有两类，即医护工作者和医院患者。档案管理员要分析每个用户的具体需求，不断提高档案管理效率。在医院档案信息管理中，资源管理和用户管理是第一层，信息人员管理和组织管理是第二层。管理好这两层的服务，便能做好档案信息服务管理建设工作。

三、医院档案信息服务的管理方法

随着科技的进步和经济的发展，医院档案信息服务管理，只有不断改革创新，才能提升医院综合竞争力。档案信息服务部门需引入市场营销观念，做好市场调查，提高管理水平。管理方法要逐步向多元化方向转变，并构建现代化管理方法，进一步优化医院档案信息服务。

（一）建设信息化档案管理系统

先确定好开发软件设备的类型，做好网络系统的维护和采集信息资源的工作。构建起信息化档案管理系统。采集信息资源是信息化档案管理系统的主要工作。信息化档案管理系统的建设，能够在很大程度上改善现有的档案管理工作，使档案管理工作步入现代化的发展阶段。医院要做好两方面工作。一是利用计算机系统管理医院档案。计算机网络对档案进行整理、编号、制作、存储，借助于档案管理软件，把档案内容输进计算机中，形成信息数据库。这样节约了时间，检索也较为方便。二是对档案载体进行不断创新。新时期科技的进步，出现了胶片、光盘、磁盘、感光材料等新型的档案载体。它们有着很多的优点，比如携带方便、储存量大、便于查找。

传统纸质性材料将逐步被现代化档案所取代。现代化档案载体形式，能够提高信息服务管理效率，加快档案信息服务建设，增强医院综合竞争力，促进医院的快速发展。

（二）提高全院医护人员档案意识

医院应不断加强医护人员档案意识，做好档案的宣传和建设。利用部分档案资料在网站、医院院报上进行宣传工作，向医护人员宣传档案部门工作职能和性质，宣传档案工作在科研、医疗、教学方面的积极作用。让广大职工了解医院档案的工作，增强档案意识，提高工作积极性。医护人员的档案意识，决定着他们档案管理工作的能力。在网络时代下，如果医护人员依旧是传统的思想和工作方式，那么就会制约档案管理工作的改革创新。

（三）提升管理人员综合素质

在医院档案信息服务中，基础设施约占5%、信息资源约占20%、管理人员约占75%。医院若想提升档案信息服务管理水平，就要拥有熟悉专业知识，掌握网络技术和计算机技术的管理人员。医院档案信息管理人员有较高的素质，才能更好的开展档案服务工作。现阶段，档案管理工作已经步入网络化的发展时期。管理人员要改变以往的陈旧思想，转变成为具有现代化思维的管理意识。

（四）建立专业网站

档案管理工作可利用医院局域网来组建网站。有了数据库的支持，网站可以及时的报道医疗、科研信息，并可以为科研咨询所服务。医院档案管理部门利用网站及时扩充数据库，将档案资源信息快速的处理，安全的保存。同时，网上咨询能够为开发和推广成果提供便利。网上查询功能，还可以查找到医院患者信息。而社会中的病患者也可以通过网站发布自己的病情。医院档案管理部门能够获得需要的病患信息，进行医疗科研和档案管理工作。

（五）深层次开发信息资源

随着档案信息服务网络化和现代化的逐步普及，档案实体管理渐渐弱化。档案信息资源利用将成为档案工作中的主要内容。现阶段，利用者不仅需要单份原始资料，更需要专题性的、有序的、系统的档案信息。比如利用者为写总结报告，在档案室查找医院科研获奖资料。倘若是一份份查档案，花的时间比较多，而且容易疏忽查不全。档案管理员将这些信息资料汇总，利用者需要时则将科研信息交予利用者。不仅节省时间，而且档案利用率也较高。档案管理员应及时运用档案做好追踪性服务，收集反馈信息，研究和调查用户的需求情况。这样，便能够深层次开发档案信息资源，为用户提供高效、优质的服务。

四、结束语

在医院档案信息服务管理中，管理人员应明确管理的内容，依据管理内容提升医院档案信息服务管理水平。以此更好的服务于广大医护工作者、患者和科研人员。档案管理人员需更新观念，适应医学的快速发展，改变档案管理的提取服务方式，增强管理意识，疏通管理渠道，开拓管理的新形式。

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