高校档案管理信息化建设应用分析

文/云南林业职业技术学院 崔海生

目前，随着科技的进步与发展，在我国诸多的高校里档案管理工作存在着问题，比如说观念陈旧、管理方式，学校的基础设施等，在一定程度上制约着高等学校档案管理的发展。如何突破这一瓶颈，笔者经过分析研究认为，要加强这一问题的解决，必须了解认识档案信息化管理在档案管理中的必要性和重要性，及时有效地采取恰当的工作方案和对策,来有效推进学校档案信息化建设进程。笔者认为，当前最艰巨的任务就是对现有档案管理模式进行创新和改革,采取恰当的对策和方案,构建以多媒体、网络和通信等新技术为载体，加快我国高校档案管理中出现的问题。笔者在本文中将结合实践经验谈谈对这方面的看法。

一、高校档案管理中信息化建设应用的重要性和必要性

在文中第一段中笔者分析了档案管理中存在的问题，笔者认为只有认识了问题，才能知道问题的严重性，这样才能认识加强信息化建设的必要性和重要性。经过分析认为，目前我国高校档案如果采取了信息化建设的应用它能以光盘、磁盘的方式作为信息存储的载体,向数字格式转变。现在计算机网络化管理的出现,使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。

二、高校档案信息化建设存在问题

据不完全统计，目前我国高校档案信息化建设中或多或少存在着问题，但可悲的是没有被发现，依然采取以往的管理方式，严重制约影响着高校档案信息化管理工作的发展。

（一）制度与法律不健全

经过分析，笔者认为，在高校档案信息化建设中都存在着制度与法律得不健全。虽然一些学校有电子文件的法律法规，但不是很全面，不能满足日益发展的需要或者不尽完善。这种状况长期存在着，而且无人管理。

（二）存在管理观念问题

观念是长期滞留下来的，依然习惯于传统的手工档案管理模式和方法，重“硬件”轻软件环境，重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念。这些观念的存在，笔者认为是人的问题。首先突破改变的是人要有档案管理的创新理念，也要与信息化时代的需要相适应。

（三）基础设施不完善导致

一般来说，高校档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。在这些设备中如果缺少应有的资金来源保障的话，就不能很好的为之服务，也会导致信息化发展慢的原因，不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。

三、高校档案管理信息化建设有效措施

高校档案管理信息化建设中存在问题是一种常见问题，但是如何解决是每个学校档案管理工作者的重要任务。结合实际笔者谈谈这方面的心得。

（一）档案人员要树立正确意识

这一点很重要，档案管理人员要运用现代技术和信息技术应用于档案管理工作中，工作中要不断创新档案管理工作，更要积极接受继续教育及终身教育，努力培养自己具有更深的层次、更高的综合素质，把自己从一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息管理者”。

（二）做好目标工作责任制

这就要求档案管理人员将本单位形成的电子文件的收集、保管等工作纳入自己岗位职责范围，并落实到人。更要保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存，并适时通过数字化校园上的档案管理系统上载到档案室的服务器。

（三）完善档案队伍的建设

在这一点中笔者认为必须要有专业的团队来管理。这个团队的建设必须要有要引进相关领域人才，和对现有档案工作人员进行针对性的培训，不断提高自身素养，恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《档案法》。

不管怎么说，档案信息化建设是高校档案工作的重要内容，它服务的对象是学生，学生是高校的主体。从这一点来说，档案管理人员要逐步完善学生档案在收集和整理过程中的科学化、系统化，方便学生档案的利用和查找，增加学生档案的使用价值，发挥档案应有的作用。笔者认为，这既是高校提高档案信息化程度的标志之一,也是充分发挥高校档案信息化管理平台对提升高校档案的管理效率和效益,扩大其规模、延展其功能、强化其开放性的重要体现。

[1]吴淑鑫.浅议高校档案信息化建设[J].华章,2012.06.

[2]石冰.浅议高校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济,2011.

[3]朱乔芙.管好学生档案,促进学生就业[J].兰台内外，2010，（4）.

[4]江芳.提高高校学生档案管理工作水平[J].科技创新导报,2011,(5).

[5]吴乃娟.浅谈高校档案管理信息化建设[J].城市建设理论研究,2013(2).