浅谈大学生档案管理现状和发展趋势研究

文/金乡县人才服务中心 邓永红

大学生档案作为学生重要信息的载体，是企业是否聘用的参考条件，也是毕业生的落户、职称申报以及社保缴纳等的重要依据，关系到毕业生的个人发展，对毕业生以及用人单位等具有非常重要的价值。然而，笔者在多年的人事档案管理工作中发现，很多人才服务中心大学生档案管理存在着管理人员服务意识淡薄、管理水平低下以及管理人员专业水平知识欠缺的现状，如果要改变这一现状，必须强化档案管理人员的服务意识，加强管理水平以及提高管理人员素质，改善档案管理方法，提升管理的效率及质量。随着信息时代的到来以及中国综合实力逐步增强，大学生档案管理必将走向制度化、信息化以及管理人员水平专业化。

一、人才服务中心大学生档案管理的现状

大学生档案对于高校毕业生来说非常重要，它反映了大学生四年的所有重要信息，比如大学生在校期间的学习成绩、奖惩表现以及各种关系等。因此，大学生在校期间档案又被称为学籍档案，当他们毕业后将转化为人事档案。人事档案相比于学籍档案，涵盖内容要更加广泛，不仅有在校期间的记录，也包含着就业协议书、就业报到证等重要内容。一般情况下，大学生毕业后，档案将转入毕业生就业单位的人力资源部，或者委托所在地的人力资源中心等机构托管。档案全面反映了毕业生的个人信息，直接关系到个人的发展。尽管大学生档案管理具有非常重要的意义，但是管理现状仍然令人堪忧，主要表现在以下几个方面：

（一）人才服务中心大学生档案管理人员管理意识淡薄

在我国现阶段，关于档案管理方面的法制不太健全，没有形成专门的档案管理制度。很多档案管理员缺乏严谨的档案管理态度，面对着众多的毕业生档案，工作随意性比较大，造成纰漏百出。象很多毕业生档案缺乏诸如毕业生登记表等重要的资料，但档案管理人员仍然将这些不完整的档案签字接收。这些严重的问题会影响大学生档案的参考价值，使得用人单位在决定是否聘用时无据可查，对大学生就业产生影响。同时，也影响了毕业生的落户、晋升、调薪等。另外，很多档案管理人员对转出的档案核实不够严格，有些用户手续未办齐仍然允许档案转出，降低了档案管理质量。

（二）人力服务中心对大学生档案管理水平低下

从全国范围来看，很多档案管理人员缺乏专业的技能和水平，这为档案管理工作带来了很大难度。特别是在我国经济不发达地区，信息技术普及程度不够，这些地区的人才服务中心在管理毕业生档案时，仍然沿用的是传统的手工抄写，出现学生档案信息更新不够迅速、查询检索困难。同时，在毕业生逐年增多的情况下，手工抄写已经逐渐满足不了需要，信息不能同步更新，质量达不到要求。由于很多人才服务中心大学生档案资料不够齐全，很多毕业生档案中仅存着学习成绩以及其他基本信息，信息内容涵盖不够全面。由于很多用人单位非常看中大学毕业生的个人素养，而在大学生档案缺乏大学生道德操守以及相关创新能力的证明，这不仅不能全面反映学生的素质和水平，对毕业生的升职加薪等个人利益造成了一定的影响。

（三）人才服务中心的大学生档案管理人员素质不高

人才服务中心应该突出“服务”特色，大学生档案管理作为一项长期性的工作，是为了给广大毕业生和用人单位等提供档案咨询等服务。所以，大学生档案管理不仅需要很强的专业知识，更需要良好的服务态度。现实情况为，很多人才服务中心办事效率低下，服务态度不够热情，有时候毕业生因为查询档等简单问题，需要多次打电话咨询或者去流动窗口现场了解情况。同时，在经济不发达地区，人才服务中心缺乏专业的档案管理人员，这些人不具备档案管理的基本知识，出现了不知道哪些材料应该入档，应该盖哪种类型的章等基本问题，造成人事档案出现严重的质量问题。这些问题直接关系到档案的质量，严重影响了毕业生日后的发展。

针对大学生档案管理现状，笔者认为，在我国综合实力逐步强大，并走向全世界的情况下，我国档案管理必将成为人才服务中心工作的重点。档案管理人员的只有提高档案管理意识和水平，并多方面地利用信息化手段，才能从根本上解决这些问题。在21世纪经济全球化到来的背景下，高校毕业生档案管理必将作为管理工作的重要部分，将会呈现一些新的发展变化趋势。

二、人才服务中心大学生档案管理工作的发展趋势

（一）人才服务中心大学生档案管理走向制度化

随着社会主义建设的完善，中国各项制度将逐步走向法制化，规范化。大学生档案管理作为档案管理的重要组成部分，也必须建立并遵循相关的规章制度。在这种情况下，应逐步建立大学生档案管理制度，并严格规范档案管理人员的工作，使他们严格遵循《档案法》等相关规范。只有依靠完善的档案管理法律和规章制度形成，档案管理工作质量才能得到很大程度的提高。同时，档案管理人员管理意识也会得到加强，档案管理工作流程变得更加科学合理，从根本上促使档案管理工作走向制度化、规范化，从整体上提高了大学生档案管理的水平。

（二）大学生档案管理水平将走向信息化

随着互联网技术的迅猛发展，信息技术将广泛地运用到社会主义各项建设中来。在大学生数量快速增长的情况下，依托传统的方式来管理毕业生档案将变得越来越困难。因此，档案管理人员要提高档案管理工作效率，就必须依赖信息技术。目前，全国经济发达地区人才服务中心学生档案管理已经开始实现信息化，不再依靠传统的手工抄写，管理水平得到了很大程度的提高。预计，在不久的将来，全国大学生档案管理必然全部实现信息化，毕业生所有的档案资料通过网络资源可以查询。解决了传统的信息咨询必须通过电话或者实地咨询的难题，方便了信息使用者，提高了档案管理的效率。

（三）大学生档案管理人员将走向专业化

为了配合中国社会主义各项建设，人才服务中心的档案管理工作需要一支非常专业的队伍。在思想道德水平上，这些档案管理人员应该具备很强的责任心，能够充分意识到档案管理的重要性，并具有很强的服务理念，能够热忱地解答毕业生的各种问题和困惑，同时，由于档案涉及到个人隐私，管理人员还必须具有很强的保密意识，能够对毕业生档案保密。在技能上，他们必须具备专业的档案管理知识，熟练掌握各项档案管理的基本技能，并能够广泛地运用到档案管理的工作中来，从而使档案管理走向专业化。

三、结束语

总之，大学生档案管理具有非常重要的意义。在经济全球化的背景下，人才服务中心的大学生档案管理人员必须意识到档案管理的重要性，增强服务意识，充分利用信息技术，掌握档案管理的专业知识，提高毕业生档案管理质量，使大学生档案管理摆脱目前的现状，促进大学生档案管理走向制度化、专业化和现代化。

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