浅谈企业档案管理的信息化建设

文/杭州运河集团投资发展有限公司 杜颖

档案管理作为企业管理的重要组成部分制约着企业生产、经营的各个环节，关乎企业的生死存亡，然而随着互联网技术的普及，传统的企业档案管理方式已经难以适应当下快捷、多变的工作需要。档案管理者及相关人员必须认识到档案信息化的重要性和紧迫性，充分利用各种有效资源，不断探索新的信息化管理途径，以促进企业更好的发展。

一、企业档案管理信息化建设的重要作用

虽然我国的企业档案管理化起步较晚，发展还不成熟，但已经显示出了强劲的发展势头和不可忽略的优势，其作用主要表现在以下几点：

（一）便于检索

企业资料种类庞大、数量众多，仅关于员工的就有工资、奖金、业绩等众多种类，人力资源在业绩考核、盘点、统计时工作量庞大且容易出错，一旦档案存储位置放错时就需要花费大量时间查找。借助于计算机信息检索功能，则使各项数据一目了然，准确率较高。从另一方面来说，便于检索的功能也可以减轻工作人员的劳动轻度，使企业所需要的档案管理人员减少，节约了人力成本。

（二）便于保密

档案信息里包含了企业的人员、产品、发展战略等重要信息，一旦泄露对于整个企业来说可能是毁灭性的打击。传统的纸质资料具有不易携带、查看人员无法控制等缺点。信息化的管理方式则可以将档案控制在一个比较封闭的区域里，并且可以通过加密、设置权限等方式控制人员浏览，防止资料早窃取或外泄，对于文件的存贮、修改等可以由一个或几个人轻松完成，也防止了接触人员众多降低了信息的安全度。

（三）档案鉴定更具时效性

档案的一个重要特征就是具有时效性，超过某一特定时间的档案是没有价值的。但是传统的保管模式下，管理人员对于档案的储存时间难以精确掌握，如果档案人员相对不稳定，则加剧了这一难度。因此经常出现过期档案不能及时处理、销毁，仍旧占据在密集架上，挤占了空间，也给档案工作带来了负荷。信息化下，所有档案可以按照时间分类管理，甚至可以设置过期时间提醒，对于过期档案可以随时销毁，对于新建档案也可以立即归类，时效性大大加强。

二、如何做好企业档案信息化

信息化建设是一个循序渐进的过程，需要企业在人力、物力、财力上的投资支持，具体来说需要从以下几个方面着手：

（一）提高档案工作人员素质

当前企业的档案工作一般都由行政或人力资源部门兼任，缺乏专业的现代高科技人才，同时具备档案管理和计算机技术的人才更是奇缺，由此导致了档案工作难以大踏步前进。有些企业即使引进了现代化设备却没有相关人员可以操作难以起到实质性的作用。针对此，企业可以招聘专业档案管理人员或者从人力资源、行政部门选拨优秀人才进行培训，提高他们的计算机、文字管理、文档检索等综合能力，同时对相关人员进行职业道德和思想政治的培训，档案工作涉及到公司的很多机密，必须选拨政治觉悟高、思想道德端正、综合能力强的人员担任。档案工作人员自身也要从日常生活中的学习工作中入手不断提高专业能力，自觉抵制不良思想的侵蚀，努力做好档案管理、保密工作。

（二）加强档案信息化的基础建设

所谓信息化基础建设就是加大计算机和网络在档案工作中的利用率，比如可以利用计算机计算速度快、储存信息准确的特点利用它起草、发送、修改、归还文档，还可以利用计算机的检索功能及时查找出过期文档、机密文档进行分类处理。网络方面，要建立计算机网络数据库，提高计算机网络在各档案管理中的应用程度，建设和完善局域网，从而逐步实现公司各项工作的网络化。

（三）加强档案资源建设

档案资源是信息化的前提和目的，这方面要做到两点。一是实现档案电子化。将企业原有的纸质文献、档案等经过收集、筛选后利用扫描仪、计算机等把纸质数据输入到数字化档案中，在这个过程中一定要注意档案信息的准确性和对企业的实用性。对于现有纸质档案中没有但企业十分需要的资料，可以采取问卷调查、实地采访、翻看资料等形式总结出来并输入到计算机内。二是建设档案数据库。档案电子化只是信息化的初级阶段，档案管理信息网络和网络建设需要达到共性性、开发性、服务性，才能称得上实现了信息化。但是当前大部分企业都把这两者割裂开来，因此需要加快数据库的建设，实现同其他管理及建设项目如文书处理、生产活动等的链接，真正成立一体化、全网络的档案管理系统。

（四）科学规划，加大资金投入力度

企业是以盈利为目的的，从短期来看，投入大量的人力、物力去建设档案管理看不到任何利益，因而部分企业更愿意把精力投入到销售、市场等收效快的部门，取得立竿见影的效果。但是从长远来看，档案管理其实是对公司运作、发展、内部情况等最具有说服力的资料，将这些运用到企业管理中会有很大的实际效用。比如员工资料横向纵向的比较可以看出员工业绩、部门发展状况、可能出现的问题，比如企业的季度销售额可以看出市场对于产品的接受度等以便公司来年可以对市场有更好的把控。因此企业领导必须从思想上重视档案信息化工作将其纳入到公司的日常建设中，并尽可能的给予资金支持。在建设中也要避免盲目规划，需要提前做好规划和组织建设，建立健全相关的规章制度，对于项目参与人员要责任到人，对于部门设置、与其他部门的联系、准备投入的资金、每一阶段要达到的目标等都要提前统筹好。

三、结束语

总之，加快企业档案管理信息化建设的步伐，是提高企业管理水平的巨大举措，对企业加强自身的了解及更好的规划以后的发展都具有良好的参考价值，随着计算机应用和网络技术发展对于档案管理信息化建设提供了巨大的便利，企业必定能更加高效的提高档案管理的效率。

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