事业单位档案管理的新思路

文/湖北省襄阳市固体废弃物处理公司 熊蔺

一、引言

事业单位的档案管理是事业单位作为考察的重要依据，做好档案管理工作能够起到两方面的作用，其一是从事业单位本身的角度出发，单位领导可以根据档案资料能够对本单位的具体情况有着更加全面的了解，因此能够提升领导决策的准确性。而从社会的角度出发，通过事业单位准确的档案资料能够有效的分析事业单位的工作业绩，从而确认事业单位的管理水平和能力。

二、目前事业单位档案管理出现的问题

（一）档案管理工作不重视

目前大多数事业单位对于自身单位的档案管理工作存在不重视的问题，究其原因就是因为不能够认清档案管理工作的重要性，对于领导们而言，档案管理工作属于后勤管理工作，并不能够为单位产生经济效益，相反还需要增添相应的管理人员，给单位造成人力成本的增加，所以从成本的角度上考虑，档案管理一般都很少纳入绩效考核中，这些就会导致内部忽视档案管理的基础设施的建设，包括硬件和软件的投入，同时档案管理工作也没有相关的考核要求，自然管理也非常的松散，很多工作做得不到位，从而形成一个恶性的循环。

（二）档案管理人员素质相对欠缺

由于事业单位对于档案管理工作的不重视，所以很多事业单位并没有独立的档案管理人员，就算是有也往往是有其他部门的人员兼职来做档案管理工作，比如人力资源部门的职员就往往成为档案管理工作兼职人员。但是这种没有经过专业培训的档案管理人员其业务能力自然欠缺，很多一些基本的管理知识比如卡片管理模式，档案信息管理系统的使用等等都不熟练，在收集和整理包括归档和装订等工作也做的不细致，常常会出现档案不能够按时归档同时还不能够一觉到综合档案室等问题。

（三）档案检索效率低下

衡量档案管理水平高不高的一个重要条件就是能否提供快速的检索渠道，在传统的档案管理工作中，往往通过建立卡片来进行管理，这种方式如果熟练使用自然也能够提升检索效率，但是在现代计算机技术的不断发展下，基于档案管理信息系统的管理模式已经得到了广发的应用，可是一些事业单位并重视这些先进技术的引进，依然采用传统手工的档案管理方式，其效率自然会大打折扣，再加上一些管理人员本身的业务能力较差，其检索效率更差，这样的档案自然不能够为单位的经营决策和管理决策提供及时快速准确的数据支持。

三、完善事业单位档案管理的改革建议

（一）提升档案管理意识

在事业单位档案管理中，只有领导的意识重视档案管理才能够有效的推动档案管理工作，换句话说，改革的核心就要从单位领导的思想意识着手，通过向领导宣传档案管理的重要意义以及作用，分析档案管理工作在事业单位管理中的重要体现，才能够从思想上让领导重视起来，与此同时还要加强宣传，不仅仅领导要重视，同时还包括事业单位的各个部门的配合，因为涉及到档案的收集工作，如果仅仅依靠领导的倡导和宣传自然不够，还需要每个部门的积极配合，形成以档案管理部门为主导的自下而上的档案管理意识，才能够从思想上实现创新和改革。

（二）完善相应的档案管理工作规章制度

思想意识是基础，而档案管理工作制度则是执行的保障，在完善事业单位档案管理工作者，要充分在调研事业单位的目前状况的基础上，来研究档案管理工作，同时要确保档案管理工作的合理性以及可操作性，规章制度并不能够保持一成不变，要结合事业单位的发展而进行相应的微调，从而确保档案管理工作的可执行度。档案管理规章制度要分清责任，明确义务，对于领导既要有约束力，同时又要对事业单位的干部职工有一些强制性的条款。在制定规章制度中要遵循国家制定的相应标准，在适当的条件下要根据事业单位本身的特点进行适当的微调。这样才能够和事业单位形成配套的档案管理工作。

（三）引入新技术提升管理人员素质

目前基于计算机信息技术的档案管理信息系统已经在很多国家开始全面实施，而在我国还属于较为新兴的技术，虽然也有一些事业单位开始使用，但是并不能够和事业单位的管理现状相配合，因此目前事业单位的档案管理改革不仅仅要引入这些新技术，还要对这些新技术进行适当的微调，从而满足事业单位自身的需求，而实现这一目标，对事业单位档案管理工作人员的培训就显得尤为重要，一些档案管理工作需要具有综合素质的档案管理工作者才能够胜任，要知道档案管理工作除了具备必备的业务素质，同时还要包括沟通和组织能力，因为档案的收集需要大量的沟通才能够确保信息的完整，由此可见提升档案管理工作人员的综合素质同样重要。

[1]贾晓萍.浅谈提高事业单位科技档案的质量[J].华章,2011(16).

[2]王雨.浅谈事业单位档案管理模式的构建[J].青春岁月,2011(18).