浅谈电子文件的归档管理工作

文/兵团第十三师黄田农场办公室 杨红英

随着国家现代化建设迅速发展，数字信息大量产生，行政管理现代化标志之一的电子政务使电子文件管理压力骤增，对电子文件的长永保存、集中管理、归档和有效利用，给档案部门提出了新的管理理念和课题，如何做好电子文件的归档管理工作，确保电子档案的完整与安全，是今后档案管理部门的工作重点与难点，本方从电子文书（或文书类载体）对文件归档的问题进行了分析。

一、正确认识电子文件与电子档案

王刚同志在2003年的时候就指出了电子文书的归档是加强国家政务建设的重要内容，“电子公文的归档与管理，档案信息资源的开发与利用，都是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。”到了2005年的时候，我国就开始陆续出台了一些关于电子文书归档的管理规则和制度，例如有2005年4月开始实施的《中华人民共和国电子签名法》、《电子文件归档与管理规范》等，全国各级政府部门严格按照上级发布的规章制度全面展开电子文件归档的管理工作，促进了社会和谐发展。

电子文件是文件的一个种类，与传统纸质文件相比，只是在载体和形式上有所变化。因而应遵循基本的档案管理原则和理论，即电子文件保管期限表与纸质文件保管期限表应在总体上保持一致。这里所说的电子文件，是指人们在各种活动中以电子计算机为工具，产生的一类数字化形式的记录。

二、电子文件转化为电子档案需要前端控制管理

电子文件经过形成且处理完毕就进入归档管理，即电子档案管理。有保管价值的电子文件怎样转化为电子档案并发挥其应有作用，档案部门需要对电子档案进行全程控制管理，电子档案是要进行前端控制管理。假如电子文件档案采用的不是前端控制而是后端控制的话，那么文件内容在通过电子器件转移到档案部门之后再对档案的分类、编排等进行管理，这种发生和以纸质为载体的管理方式的纸质档案模式没有太大的区别，它主要是根据传统的文件生命周期理论来设计的。在进行档案归档的时候使用后端控制管理电子文件，那么在实际的操作过程中就会出现很多问题，例如是档案的凭证性问题、电子载体与文件内容的可分离性等，所在进行归档的时候电子信息很容易就会导致信息被删改。这样在电子文件在完成归档之后，那么在归档的时候哪些文件是被改动过的，改动过的话，有没有修改回来等，这就加大了文件管理工作。在《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，在进行电子文件归档的时候，因此相关的法律规定了这些电子文件具有有效的法律效力。但是文件内容在进行电子处理的时候有很多内容或文件来源等信息都是很难确定以及把握的，所以这些电子文件在归档的时候就会脱离了原有的环境，从而失去法律效力，这样的话就会导致电子文件在这一个环节上失去的源动力。因此，在进行电子文件归档的时候是要减少后端控制模式，加强前端控制电子文件模式，确保文件内容在归档的时候具有有效价值。

电子文件归档主要采用的是前端控制模式，这主要是根据目前我国对文件连续体理论，按照档案管理部门的要求，对电子文件的控制管理、创建以及设计都是在前端控制模式下进行的。电子文件归档使用前端控制模式可以实现文件的一体化管理，从以前的电子档案后端控制的半程管理覆盖到电子文件归档的全程管理。这种管理模式从电子文件归档的第一步工作开始都是严格按照档案管理要求进行的，不仅保证了文件内容的完整，而且文件在离开原有环境中还是具有有效的法律效力。加强电子文件归档的前端控制，保证了电子文件在归档过程中符合我国的档案管理部门的要求，为将来编写史志和编研资料等提供第一手档案资料。

三、电子文件的主要存档方式及其现实难点

由于电子文件具有稳定性差，易损坏等特点，因此利用磁盘或脱机采集数据的介质移交方式都具有一定的局限性，都容易造成数据的丢失。所以说，选择何种归档方式就变得至关重要。经实践检验证实，利用纸质档案作为载体存储重要的数据，相对于电子载体来说具有安全稳定的特点。在使用电子文件保存重要数据，通常我们都会制作多份备份存档，这样做虽然一定程度上避免了数据的的丢失，但是却加大了工作量，占用了磁盘不必要的空间。网络移交归档作为一种简便安全的方式被人们广泛使用。它一般通过两种方式来实现：

1.借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。通俗解释就是我们把重要的文件上传到网络，经过个业务部门的挑选，然后信息管理部门再对这些文件进行统一的文件格式的转换，使这些数据具有一定的可靠性和通用性，这是归档实现的重点。2.由电子文件形成部门编目整理那些尚未传送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，依靠网络技术向档案部门传输，把各业务管理机构的信息管理网络与档案部门之间开通电子文件归档专递网线结合起来，建立起依附在信息管理网上的归档专用子系统。从以上分析的归档方式可以看出，不论利用何种途径归档，必须保证电子文件先形成由统一格式编目整理后的同一单位文件，再传输给档案部门，避免从网上自由下载，忽视了电子文件的真实性与准确性特点。最后再由存档部门一律的存入光盘。3.依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

开展电子文件归档要坚持以人为本，形成一支特色队伍。纸质文件归档现在已经相当成熟，拥有自己相对稳定的骨干队伍，有扎实的工作基础，个部门都已经设立了分管领导人和负责人，电子文件归档也要学习利用这些经验，以原纸质档案立卷工作人员为核心，以计算机操作人员和信心管理员为主体，建立一支新型的电子归档队伍。但是我们还要注意到电子归档与纸质归档的根本区别，电子归档不需要像纸质归档采用手工操作方法，需要的是先进的科技知识和信息技术。因此，为了适应发展需要，我们要对工作人员加强系统的培训，从而使他们更好的掌握信息技术管理知识与技能，更加出色的完成电子文件的归档工作。

四、结论和措施

从以上的分析中，我们可以看出电子文件与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：1.加强对电子文件的归档工作是加强电子档案管理的重要方法；2.电子文件的有效归档是电子档案管理的效率所在；3.电子档案管理的主要内容是要进行电子文件归档。

所以，任何在理论或实践上将电子文件与电子档案隔裂开来都是不科学的。

当前，无论是将电子文件还是纸质文件转化成档案采用的方法都是“双轨制”归档的内容主要是以纸质载体和磁、光载体这两中方法形成““两套制”进行归档，形成两套内容相同，保存方式不同的档案。在归档的过程中，主要是使用不一样的编排方式和存储工具。在进行档案编排的时候，档案部门必须在纸质的每个备考表或卷内目录的档案中，在“备注”者一栏里注明其电子档存放的编码和存放位置，同样，在电子文件的相应部位注明纸质档的存放编码和存放位置，以便使用时更加方便查询。随着电子档案存档技术的不断进步，电子存档技术更加灵活的与纸质存档相结合。以前我们对于那些参考价值大，情报作用搞得档案，都采取一纸质存档为主，以磁、光介质归档为辅。而现在我们尝试着对那些价值较高的档案采取以数据存档我们要采取以磁、光介质归档为主。这样一来，我们不仅提高了档案管理的工作效率还减少了库房档案的体积，缓解了存档压力。

五、结束语

电子文件归档是当前我国档案管理部门面临的一个问题，它是一个系统的工程。随着时代的发展，信息技术的快速发展给国家电子档案管理工作提出了新的要求，电子档案管理不仅仅是为政府服务，为政府进行管理的一种手段，而且在新时期出现的电子文件、电子档案管理等带来新的挑战，同时也是机遇。我们必须要勇敢面对挑战，抓住机遇，在理论上和实践上都要加强对电子档案的管理。既要创建与新的电子文件管理相适应的环境，还要培养一批优秀的电子档案管理人才。因此，作好电子文件归档管理 ,保管好电子档案，保存人类遗产，这既是我们档案工作人员在数字化的信息时代所肩负的新的历史使命，又是当前我们急需承担的紧迫任务。