统计档案的管理

文/广州工商职业技术学院 褚青涛

一、统计档案的重要意义和现行管理制度

一般来说，一个完整的统计过程应该包括以下几个步骤：统计设计、统计调查、统计整理和统计分析。这几个步骤如果全部完成了，就意味这项统计工作的结束。我们都知道，在统计过程的几个步骤里面，将会产生数量巨大、种类繁多的统计资料，这些统计资料也就是统计档案。

统计档案具有十分重要的作用：第一，统计档案是经济社会发展成果的真实记录，具有重要的史料价值；第二，统计档案是研究经济发展规律，制定经济政策的主要依据；第三、统计档案是进行经济预测，制定长远规划的重要资料；第四，统计档案记载了统计人员从统计学角度研究经济的成果。

基于统计档案的重要性，所以一般情况下都要保管起来，以备后续查证，我国现行的统计档案管理制度主要有：

1.专人负责，集中统一管理本单位统计资料，任何个人不得据为己有。各部门统计员即本部门统计资料保管员，负责对部门内部原始记录、基层统计报表进行整理、归档、保管。统计处综合统计负责对内部单位上报的统计资料及对外报送的统计资料的保管。

2.统计资料专柜存放，排列有序。对档案材料要及时、完整地收集、分类整理、排列、编号、编写卷宗目录，做到存放有序、查找方便，做好各种数据的统计、登记。

3.保持档案整洁，做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等工作。每季度对所有保管的档案进行一次检查、核对，做到目录与室藏档案相符。如发现丢失、损坏、变质等意外、事故，及时向主管领导报告，并采取相应措施。

4.认真做好统计资料的鉴定工作，各类统计资料要长期保存，不得擅自销毁统计资料。确需销毁统计资料，各单位出具书面报告，需经统计处和分管领导批准。

5.严格执行保密制度，有权拒绝各种不正当的行为，以维护档案的完整和安全。严格执行借阅制度，档案归还时要仔细检查，发现缺张少页或其它损坏档案的情况，要及时追究责任并采取补救措施。

6.统计资料保管不善，造成毁坏和丢失，要追究有关人员的责任直至法律责任。

二、目前统计档案管理存在的问题

国家制定的统计档案管理制度是非常全面的，但是在真正的执行过程，由于不少单位的重视不够和监督不力，在统计档案的管理上往往存在以下问题：

（一）资料整理不及时

在实际情况中，很多单位没有专门的档案管理部门，一般都是各部门的资料自行保存。各部门也就对这些应该归档保存的资料随意摆放，等到上级部门检查的时候，才突击整理下。而缺乏及时整理和归档统计资料的意识，这样也会造成统计资料可能丢失的后果。

（二）档案管理人员不足

据了解，很多单位因为不够重视统计档案的管理，所以统计档案没有专门的管理人员，大多数是兼职，因此这些人员没有足够的时间和精力来做好统计档案的管理工作。这样就造成了当急需查阅一些统计资料时，这些管理人员经常不能及时找到，进而会影响正常工作的开展。

（三）档案管理人员不够专业

在实际工作中，统计人员对整个统计过程非常熟练，经常参加统计业务的培训和学习，但对统计档案管理知识，特别是统计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过统计档案管理的培训与学习。在统计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授统计档案管理的基本知识与操作技能，造成统计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的统计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

（四）单位重视不够

各单位普遍重统计业务，轻统计档案管理。在各单位制定的统计制度中突出强调了统计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的统计档案管理制度，没有把统计档案的规范化管理纳入企业的统计人员岗位职责中。

（五）资料的质量不高

众所周知，统计资料最重要的特点就是数据要真是可靠，所以统计工作的规范性要求是很高的。因此，统计档案的工作也要实行规范化。但是在实际操作中，很多单位没有严格按照国家规定的要求来整理和记录原始资料，设置的表格不规范、不全面，各类数据东拼西凑，从而严重影响了统计资料的真实性和可靠性。

三、统计档案管理的改进措施

统计档案作为各级国家统计机关和企事业单位的统计部门在进行统计调查、统计分析等统计活动中形成的统计资料，是具有保存价值的各种数字、文字、图表、声像及电子载体形式的历史记录，应该妥善的归档保存。但是在实际工作过程中，这些统计档案往往由于各种原因，会出现资料不全面、保管不善造成资料丢失等问题，这样就给统计工作带来了一定的麻烦。针对这些问题，应该采取一定的解决办法。

（一）及时整理、归档统计资料

统计文件材料必须在规定的时间内整理归档，不得有积存另散文件材料。需归档的文件材料在一个时间段内应该收集齐全，然后再规定的时间内开始整理、立卷，比如：会议文件、重大活动结束后1个月内归档。这样就可以保证统计资料在统计过程中不会发生丢失问题。

（二）建立一支专门、专业的档案管理队伍

要做好统计档案的管理工作，必须有一支专门专业的档案管理队伍。各单位领导要转变观念，认识到不仅统计工作是一项重要的工作，统计档案的管理也是一项与之并重的工作，切实重视起来，选拔专门的人员担任档案管理工作，要求这些人员要有足够的精力和时间去参加统计工作，指导统计档案材料的收集、整理工作。另外，在统计档案管理人员正式上岗之前，要参加统计档案的培训与学习，真正掌握统计档案管理的基本知识和基本技能，使整理出来的统计档案达到规范化标准。

（三）提高管理人员的认识

统计档案的管理人员是统计资料的拥有者和保管者，要主动参加到统计工作中去，按照《统计法》的要求，对各项统计资进行及时归类排序，方便他人的查询和使用，变被动服务为主动提供服务，为统计工作的顺利进行提供有力条件。

（四）建立“电子统计档案数据管理中心”

档案管理部门可以与其他各部门可加强密切配合，建立“电子统计档案数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室，是各单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

（五）开展在线服务

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

四、结语

总的来说，统计档案的管理对于每个单位和部门的工作都是至关重要的，因此统计档案的规范化管理措施需要每一个相关工作人员去重视和认真执行。通过上述的改进措施，相信统计档案的管理工作会更加专业规范。

[1]路鹤香.规范统计档案管理提升统计工作水平[J].知识经济,2012,(16).

[2]胡文炜.应当重视统计档案的管理[J].浙江统计,1999,(12).

[3]刘文清.浅谈统计档案的管理[J].统计与决策,2011,(6).