综合性医院临床科室专职秘书的作用探讨

文/华中科技大学同济医学院附属同济医院 熊芷欣

一、临床科室配备专职秘书的目的

近年来，各大三甲级综合性医院临床科室均配置专职秘书。这是医院管理理念发展的必然产物。也是人力资源优化组合，各尽其责，人尽其用的充分表现。科室主任和专家教授作为综合性医院的主系列人员，他们是综合医院的的主要管理者，以往要耗费大量时间经历处理行政事务工作。临床科室专职秘书的任务是协助科室负责人完成非专业性事务，他充当的岗位角色既是行政事物的协调者，又是科室运行的管理员、医院管理层和科室管理层的通讯员。专职秘书可以帮助专家教授、科室领导、技术骨干从繁琐的行政事务工作中抽身出来，减少非专业性琐事，使其将更多的时间和精力投入临床医疗、教学和科研，体现人员配置的最大利益化，成为完善大型综合性医院管理的重要组成部分。

二、专职秘书的职业素质

专职秘书要做好本职工作必须具备高尚的道德修养、过硬的心理素质和高水平的工作能力。

（一）高尚的道德修养

道德修养是所有人在从业过程中应遵循的一条主要规范。它是指担负不同责任和服务的人员应当遵循的道德层面的准则。这是忠于自己的职业操守的首要着眼点。专职秘书，这个有特殊意义的工作岗位，不可避免的与各行业的人和事有交集，更应当自觉履行自己的各项职责，尽心尽责辅助领导做好各项工作。而作为综合性医院的临床科室专职秘书，更与一般文秘人员不同。因其从事的是与临床医疗工作息息相关的行政事务，更要求其具备严谨、认真、尽职尽责和随机应变的能力，更要忠于职守，热爱本职。

（二）过硬的心理素质

综合医院的临床科室专职秘书要有强烈的责任感和事业心，不掺私，不擅权，不越位，不渎职。要有强烈的主人翁精神和使命感，勇于奉献。要及时和积极主动地关注临床动态、医院管理层的决策，更要有处理突发事件的应变能力。尤其在重大卫生突发事件时要积极主动传达管理层的决策，执行管理层的决议，慎重的对待每一项工作，为临床医技科室提供优质服务。

（三）高水平的工作能力

不但精通文秘专业的理论知识和实践操作水平，由于其作为临床科室的专职文秘，更需要具备一定的临床经验。了解临床科室突发事件和发展动态，做好医院和科室的桥梁纽带，必须具备 良好的沟通协调及公文处理能力，更要具备一定的专业知识背景，了解医院科室的各项规章制度和与医疗相关的法律常识，熟悉各项医疗文书的书写工作。

三、专职秘书的分类与职责

临床科室专职秘书是以服务临床科室为目的，在工作中进行着一种更人性化更专业的知识性和技术性服务。随着临床科室的工作而活动，依照发展需求的变化而变化。专职秘书的主要职责是协助科室进行涉及医疗、教学、科研等各项事务的管理工作，按照具体工作职能的作用，可以从以下几个方面探讨。

（一）临床方面

协助医疗工作的主任开展临床医疗工作。接受医院各级管理部门监督，保证正常临床医疗工作秩序。及时准确帮助专家教授完成专家门诊和周末业余门诊开诊、停诊、限号等工作。

（二）教学方面

协助分管教学工作的主任开展工作。掌握熟悉教学计划，严格按照教学计划制定实施方案。有关教学工作方面的各类通知、课程变动、教学信息要及时下达和反馈，绝不延迟，局部积压。定期检查教学计划落实情况和教学动态，提出改进和完善计划。负责医疗系和护理系学生的临床实习、带教、查房、小讲课和定期考核。

（三）科研方面

协助分管科研工作的主任开展工作。了解科研管理规定、熟悉相关管理流程和办法，协助负责人做好科室科研资金、科研进展等管理，鼓励科室人员申报课题。

（四）行政方面

协助分管综合事务工作的主任开展工作。负责通知的上传下达、档案的管理、会议组织、固定资产管理、在岗人员的考勤、组织职称申报等。协助科室负责人起草报告、申请、通知等办公文书，科室负责人审核签字后，呈送相关部门或相关领导，并及时追踪报告的反馈情况，第一时间向相关人员传到。

四、专职秘书的工作效果与评价

本院招收的临床科室专职秘书背景略有不同，包括中文文学、计算机、英语、财务等，少数有临床医学医学（或护理医学）背景。所有的专职秘书入职前要经过人事处笔试和面试的考核，对其教育背景、专业技能、、应变能力、沟通能力进行初步认定，然后根据科室需要将符合条件的专职秘书分配到有需要的科室。这样有针对性的设置岗位无疑科室的发展是很有助益的。

（一）提高临床工作效率

随着医院规模的不断扩大，医务人员的临床工作量不断增加，工作时间出现饱和状态。专职秘书分担了科主任、和各专科医生的行政工作，承担各项工作前期收集资料、汇总、分析的任务，使科主任、护士长和临床医生有时间集中精力做好病人和科室管理临床工作，保证医疗安全，提高医疗服务质量。

（二）科室和院部的联络员

在综合性大医院，医院各个职能部门各司其职，分别下发各种通知通告、传达各种管理层决策，临床专职秘书必须经常性和上述职能部门联系，做好各项决策的传达和回报工作，病需要将科室的决策下行传达至各个病区和护理单元，严格做到传达、组织、监督落实、汇总和总结工作。真正减少科主任的非专业行政事务，仅作决策安排，起到承上启下的枢纽作用。而且更重要的是保证了各项事务的流程优化，沟通及时准确，信息正确，落实及时。

各个临床科室具有不同的特点，运行中具备不同的特色，因此临床专职秘书要根据自己科室的特色和运行特点严密安排自己的工作，保证各项信息的正确及时传达和决策的及时执行，更要积极和其他科室沟通联系，做好科室间信息传递的纽带，努力提高自己的专业素养，提高各项事务的效率。

五、结论

我院作为卫生部大型三级甲等综合性医院，目前拥有开放床位4000余张。儿科作为医院重要组成部分，拥有开放床位222张，门诊每年工作量42万人次，自2003年配备专职秘书以来，专业负责各项行政事务的上传和下达，进一步规范了各项管理制度，专职秘书逐渐改进办事流程，不但节约了时间资源，更是医院各项决策和紧急重大卫生事件发生时的重要联络员，在非典、手足口病、汶川地震、禽流感等重大事件发生时起到重要的沟通、协调作用;在日常事务中协助科室主任、临床专家做好日常管理、科室档案、信息系统管理等具体工作。专职秘书在工作过程中逐渐形成了多套专门的工作流程，效率高，行动快，在科室与科室、科室与院部双双向体系中起到了桥梁作用，获得了医院职能部门、学科带头人、科室同事的普遍认同。我院临床科室专职秘书的模式也在国内医院管理中起到先锋典范作用。

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