浅谈如何提高机关公文处理水平

文/中国石油集团渤海钻探工程有限公司 韩伟 刘宗桥 张亚红

浅谈如何提高机关公文处理水平

文/中国石油集团渤海钻探工程有限公司 韩伟 刘宗桥 张亚红

公文处理工作是党政机关坚持实事求是，准确规范，精简高效，安全保密的重要工作，如何提高机关的公文处理水平，文书人员应从文件的签收和登记、承办和催办、传阅、制发、保管和归档、安全保密等六个方面做好工作，要做到严细认真、科学有效、及时高效、严格规范、细致有序、遵章守纪，只有提高公文处理水平，才能发挥“以文辅政”的作用。

公文处理；规范管理；以文辅政

公文处理工作是党政机关坚持实事求是，准确规范，精简高效，安全保密的重要工作，因其工作面广、量大、头绪多，这就要求文书工作人员在公文拟制、办理和管理等相互关联、衔接有序的工作中，不断提高机关公文处理水平。笔者认为，应从以下六个方面做好公文处理工作。

一、严细认真地做好文件签收和登记工作

公文处理应实行集中统一管理的原则，文书人员要严把收文关，认真细致地做好文件的签收和登记工作。不管是收到上级来的文件，还是平级单位来的函件，以及下级报送的请示或报告等，都应做到专人签收和登记，便于规范管理、查阅和利用。比如，个别单位或部门对每天收到的文件，签收不定人，所有工作人员都能拆阅文件，这样极易发生文件遗失、漏签和泄密等现象。目前，公文大都采用电子公文管理（OA）系统进行收发，为此，各单位或部门一定要指定专人统一进行文件的签收和登记，按照流程及时进行拟办、承办、传阅、催办、办结等工作，还要认真把握公文的特征，对公文进行科学有效的分类、组合等，使办理工作更加有序和简便，做到急件急办，特件特办，及时处理。

二、及时高效地做好文件承办和催办工作

公文处理中，时效性的强弱，直接影响和决定着工作效率。文书人员要争取做到随到随办，及时高效，不拖拉、不积压、不误事，要化繁为简，科学管理，不断提高文件办理时效。对批办性公文，文书人员应按领导批示要求，及时转有关部门承办，并主动联系对方，跟踪文件的落实情况，不能将文件送到承办部门就不管不问、万事大吉了，而是要跟踪督查，杜绝文件漏误，确保承办部门按时办结。必要时要将文件办理情况进行整理，以《督查简报》的形式反馈给领导和相关部门。对紧急重要和有明确时限要求的文件，可安排专人专件跟踪催办，催办可采取打电话、发短信和催办单等形式进行，办理过程随时向领导反馈，做到件件有回音，事事有结果。提高公文办结率是文书工作的重中之重，这就要求文书人员以及承办人员不仅要有较强的责任心，还要有较强的时间观念和效率观念，避免错过时效，贻误工作，造成损失。

三、科学有效地做好文件传阅工作

做好文件传阅工作，重在抓好基础资料的规范，做到每一份文件都要有一条清晰的运转流程，便于在文件运转期间随时查询和掌握去向，例如，可制订公文传阅运行表、收文传阅运行记录等表格，要填写仔细、规范和详实。对收到的公文，文书人员应进行初审，对阅知性的公文应当根据公文内容、要求和工作需要等及时分送给相关部门传阅阅知。对批办性公文，文书人员应按拟办意见以及领导批示意见进行传阅，在传阅过程中，文书人员要准确理解领导批示意见，科学合理的进行传阅，凡是领导批示意见中涉及到的领导、部门和人员等都要一一传阅到位，不能随意简化传阅程序、扩大传阅范围。如果领导外出不在单位时，文书人员要根据文件轻重缓急情况，可将文件精神电话先告知分管领导，同时将文件复印给所有涉及部门提前办理，以免耽误工作。当传阅请示件时，要按领导职务由低到高的顺序呈批，确保级别较高的领导对其他相关领导同志的意见、态度有一个全面把握，便于决策；当传阅报告件时，则要按领导职务由高到低的顺序呈批，确保级别较高的领导第一时间了解情况。无论请示还是报告，无特殊原因，不要越位传阅，更不要随意颠倒文件流向。

四、严格规范地做好文件制发工作

公文质量的好坏，代表着一个机关或单位的形象，文书人员应严把公文格式关，确保制发公文的每一个环节都不出纰漏，制发的每一份公文都应是精品。首先拟稿人要掌握行文规则，正确使用文种和撰写文件内容，防止文不对题一文多事。其次审核人员要认真核稿，在行文理由、内容、文种、格式、人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文、文字、计量单位和标点符号等把好关。第三文书人员应把好最后一道关，尤其在印章、版记、页码、附件、字体、段落、发文字号、分送范围、印制份数等方面都要确保符合规范达到标准。目前，制发公文中容易出现一些问题应予以重视，一是个别公文存在公文格式、用语不规范等问题，比如公文结构层次字体使用不规范，印章位置及版记位置有误等等；二是公文拟制人员责任心不强，存在公文拟制时使用流程错误，耽误行文时间等问题，比如请示和报告本应使用上行文流程，而使用的是下行文流程等等；三是个别文书人员存在注重工作实务轻视理论学习和经验总结等情况，以致工作做得不错，好经验得不到推广等等，这些都影响了公文处理水平，在今后的工作中都应进一步提高和改进。

五、细致有序地做好文件保管和归档工作

公文办理完毕后，文书人员要将收到以及制发的文件进行有序地保管，对一些重要的、涉密的文件进行归类或单独存放，方便查找和利用。目前，在文书归档过程中，应充分利用OA系统及档案管理系统的管理平台，按时完成文件资料的整理和归档工作一是对收到的文件归档，如涉及本单位改制的、单位名称更换的以及领导职务任免的，对单位及个人进行相关表彰、决定等都应进行打印归档，以便查阅；二是对制发的文件归档，须打印发文稿纸，红头文件，连同电子文件等一并整理归档；三是要熟练运用档案管理系统，认真填写标题、责任者、保管期限、发文字号、发文日期、发文页码、附件等条目；四是要保留归档文据，应打印档案凭据及档案交接文据一式两份，连同纸质和电子文件资料按规定时间向档案部门移交。如何齐全完整地完成归档工作，这就要求文书人员一定要站在对历史、对企业负责的高度，增强责任心和事业心，认真细致做好每份文件资料的归档工作。

六、遵章守纪地做好文件安全保密工作

文书人员应按照《保密法》《党政机关公文处理工作条例》的要求，认真做好涉密文件各环节的保密工作。在公文处理中，文书人员既是涉密文件的直接接触者又是保管者，这就要求必须增强保密意识和树立保密观念，要时刻检查自身言行。在文件办理过程中，要严格按文件自身的保密要求和阅知范围进行传阅，确保每一份涉密文件在办理和保管过程中安全保密，绝无一失。如何更好地做好文件的安全保密工作，一是各单位应按照保密工作的有关要求，不定期组织保密专项学习和培训，运用典型事例开展保密教育，使涉密人员和广大员工的保密意识明显提高，推动安全保密工作和各项工作的顺利开展；二是各单位要建立健全涉密文件资料保密工作考核奖惩制度，对保密责任人实行保密工作一票否决制度，凡是因涉密文件资料保密工作不落实或玩忽职守而发生失密、泄密事故的单位或个人，都将追究其相应责任；三是要认真加强涉密计算机的安全保密管理工作。由于国内外一些组织为达到不可告人的目的，想方设法窃取国家和企业的涉密信息，这就要求我们必须高度重视，提高警惕，可成立专门的网络防控中心进行有效防控，一方面抓好计算机软硬件升级改造以及专业人才的引进，不断增强网络攻击的防控能力；另一方面要结合实际，补充和完善网络管理制度，制订出台并严格执行计算机信息网络系统安全保密管理规定，防止网络泄密事件的发生，确保党政、科研及企业涉密文件的安全。

提高机关公文处理水平，需要文书人员在工作实践中不断地探索和总结，只有做到腿勤、手勤、脑勤，才能防止随意性、主观臆断和粗心大意，只有不断增强责任感和事业心，才能减少失误和损失。为此，公文处理水平的高低和优劣既是对文书人员素质和能力的一种检验，又是对公文处理精益求精和求实创新的具体体现，只有全面提高公文处理水平，才能真正发挥“以文辅政”的作用。

[1]GB/T9704-2012,党政机关公文格式[S].

[2]中共中央办公厅和国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

[3]欧俊峰.机关总结类材料写作”四要”[J].办公室业务，2013(3).